Trong bài viết này, G Office sẽ giúp bạn tổng hợp một số kinh nghiệm dành cho người lần đầu thuê văn phòng công ty. Nếu bạn đang bỡ ngỡ không biết nên bắt đầu từ đâu để có thể lựa chọn được một văn phòng công ty như ý, hãy tham khảo ngay nhé!
Kinh nghiệm dành cho người lần đầu thuê văn phòng công ty
Dưới đây là một số kinh nghiệm hữu ích dành cho người lần đầu thuê văn phòng cho công ty:
- Xác định nhu cầu của công ty: Đầu tiên, hãy xác định rõ nhu cầu và yêu cầu của công ty về không gian văn phòng, số lượng nhân viên, tiện nghi cần thiết và ngân sách. Điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm và chọn một văn phòng phù hợp với các yêu cầu đó.
- Nghiên cứu thị trường: Trước khi quyết định thuê văn phòng, hãy nghiên cứu kỹ thị trường và tìm hiểu về các tùy chọn có sẵn. So sánh giữa các nhà cung cấp văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống để tìm ra sự lựa chọn tốt nhất cho công ty của bạn.
- Xem xét vị trí và tiện ích: Vị trí của văn phòng là yếu tố quan trọng. Chọn văn phòng có vị trí thuận tiện cho nhân viên và khách hàng, gần các tiện ích như cửa hàng, nhà hàng, bệnh viện, ngân hàng và các dịch vụ công cộng khác.
- Kiểm tra cơ sở hạ tầng và trang thiết bị: Đảm bảo rằng văn phòng có đầy đủ cơ sở hạ tầng như internet tốc độ cao, hệ thống điều hòa không khí, điện, nước và các trang thiết bị văn phòng cần thiết. Điều này sẽ giúp công ty hoạt động một cách hiệu quả và thuận tiện.
- Tìm hiểu về các dịch vụ đi kèm: Kiểm tra xem nhà cung cấp văn phòng có cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như lễ tân, quản lý văn phòng, dịch vụ IT, tiếp khách và quản lý hệ thống không. Các dịch vụ này có thể giúp giảm bớt công việc phụ và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của bạn.
- Tham khảo ý kiến và đánh giá từ khách hàng hiện tại: Tìm hiểu ý kiến và đánh giá từ những khách hàng hiện tại của nhà cung cấp văn phòng. Điều này giúp bạn đánh giá chất lượng dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng và độ tin cậy của nhà cung cấp.
- Xem xét hợp đồng và cam kết: Trước khi ký hợp đồng, hãy đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản và cam kết của hợp đồng thuê văn phòng. Nếu có bất kỳ điều khoản nào không rõ ràng hoặc không hài lòng, hãy thảo luận và đàm phán để đảm bảo rằng bạn và nhà cung cấp đồng ý với các điều khoản.
- Thử nghiệm và đánh giá: Trước khi cam kết thuê văn phòng lâu dài, hãy xem xét việc thử nghiệm văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu và mong đợi của công ty.
Nhớ rằng, việc thuê văn phòng là một quyết định quan trọng, vì vậy hãy đầu tư thời gian và nỗ lực để tìm hiểu và lựa chọn một lựa chọn tốt nhất cho công ty của bạn.
Có bao nhiêu loại hình văn phòng cho thuê hiện nay?
Hiện nay, có một số loại hình văn phòng cho thuê phổ biến mà doanh nghiệp có thể lựa chọn tùy theo nhu cầu và yêu cầu của mình. Dưới đây là một số loại hình văn phòng cho thuê phổ biến:
- Văn phòng riêng (Private Office): Đây là loại văn phòng độc lập và riêng biệt dành cho một công ty hoặc tổ chức. Nó có thể có diện tích nhỏ hoặc lớn, tùy thuộc vào số lượng nhân viên và yêu cầu không gian của doanh nghiệp.
- Văn phòng chia sẻ (Shared Office): Đây là loại hình văn phòng mà nhiều công ty khác nhau sử dụng chung không gian làm việc. Điều này giúp giảm chi phí và tạo ra một môi trường làm việc chung, thúc đẩy sự giao lưu và hợp tác giữa các công ty.
- Văn phòng ảo (Virtual Office): Đây là dịch vụ văn phòng mà công ty chỉ cần thuê địa chỉ văn phòng và các dịch vụ hỗ trợ như dịch vụ thư tín, lễ tân, điện thoại, và hỗ trợ tiếp khách mà không cần thuê một không gian văn phòng cụ thể. Điều này thích hợp cho các công ty không cần sử dụng văn phòng trực tiếp nhưng vẫn muốn có địa chỉ văn phòng đáng tin cậy.
- Văn phòng làm việc linh hoạt (Flexible Workspace): Đây là một khái niệm linh hoạt cho thuê không gian làm việc trong thời gian ngắn, bao gồm các loại hình như coworking space, văn phòng hợp tác và văn phòng lưu động. Điều này cho phép công ty thuê không gian theo giờ, ngày hoặc tháng mà không phải cam kết lâu dài.
- Văn phòng trọn gói (Serviced Office): Đây là loại hình văn phòng có đầy đủ các dịch vụ và tiện ích đi kèm như lễ tân, quản lý văn phòng, hỗ trợ kỹ thuật, điều hòa không khí và trang thiết bị văn phòng. Các dịch vụ này được cung cấp bởi một nhà cung cấp văn phòng và giúp giảm bớt công việc phụ và chi phí điều hành.
Đây chỉ là một số loại hình văn phòng cho thuê phổ biến, và có thể có nhiều biến thể và tùy chỉnh khác tùy thuộc vào từng nhà cung cấp văn phòng và địa điểm.
Làm thế nào để lựa chọn được một văn phòng công ty phù hợp với quy mô và chi phí của doanh nghiệp?
Để lựa chọn được một văn phòng phù hợp với quy mô và chi phí của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo các bước sau đây:
- Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Đầu tiên, xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp, bao gồm quy mô của công ty, số lượng nhân viên, yêu cầu không gian làm việc và các dịch vụ đi kèm cần thiết.
- Xác định ngân sách: Đặt ra một ngân sách tài chính mà doanh nghiệp có thể dành cho việc thuê văn phòng. Xem xét các yếu tố như chi phí thuê, các chi phí phát sinh khác như dịch vụ điện, nước, Internet và các dịch vụ hỗ trợ.
- Định vị vị trí: Xác định vị trí lý tưởng cho văn phòng của doanh nghiệp. Điều này có thể dựa trên yếu tố như tiện lợi giao thông, gần khách hàng, tiếp cận dịch vụ công cộng và tương quan với ngành công nghiệp.
- Tìm hiểu thị trường văn phòng: Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường văn phòng trong khu vực mà bạn muốn thuê. Xem xét các yếu tố như mức giá thuê, khả năng tìm kiếm văn phòng trống, tiện ích và dịch vụ đi kèm.
- Liên hệ và so sánh các nhà cung cấp văn phòng: Liên hệ với các nhà cung cấp văn phòng và yêu cầu thông tin về các văn phòng phù hợp với yêu cầu và ngân sách của bạn. So sánh các gói dịch vụ, tiện ích và giá cả để tìm ra sự lựa chọn tốt nhất.
- Tham quan và đánh giá văn phòng: Tham quan các văn phòng tiềm năng để đánh giá không gian, trang thiết bị, tiện nghi và không gian chung. Đảm bảo rằng văn phòng đáp ứng được yêu cầu và đáp ứng nhu cầu của công ty.
- Xem xét các yếu tố khác: Ngoài yếu tố quy mô và chi phí, cân nhắc các yếu tố khác như mức độ linh hoạt trong hợp đồng thuê, tiện ích và dịch vụ đi kèm, hỗ trợ kỹ thuật, an ninh và không gian chung.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu cần, tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm trong việc thuê văn phòng để có sự tư vấn và hướng dẫn chi tiết.
Tổng hợp lại, việc lựa chọn văn phòng phù hợp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và nghiên cứu. Bạn nên xác định rõ nhu cầu, xem xét ngân sách, tìm hiểu thị trường và so sánh các tùy chọn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Cách xác định diện tích văn phòng cần thuê dựa trên quy mô doanh nghiệp
Để xác định diện tích văn phòng cần thuê dựa trên quy mô doanh nghiệp, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Đánh giá số lượng nhân viên: Xác định số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn có một ý thức về quy mô của công ty và số lượng người cần cung cấp không gian làm việc.
- Xem xét loại hình công việc và yêu cầu không gian: Xem xét loại công việc mà nhân viên của bạn thực hiện và các yêu cầu không gian tương ứng. Ví dụ: Các công việc sáng tạo có thể đòi hỏi không gian làm việc mở và khu vực họp nhóm, trong khi các công việc hành chính có thể cần các khu vực làm việc riêng tư.
- Xem xét không gian chung và tiện ích khác: Bên cạnh không gian làm việc cho nhân viên, xem xét cần thiết có không gian chung như phòng họp, phòng tiếp khách, khu vực nghỉ giải lao, và các tiện ích khác như nhà vệ sinh, khu vực ăn uống, và không gian lưu trữ.
- Dự phóng tăng trưởng trong tương lai: Nếu doanh nghiệp của bạn đang có xu hướng phát triển, hãy cân nhắc dự phóng tăng trưởng và cân nhắc cung cấp không gian cho sự mở rộng trong tương lai. Điều này giúp tránh việc phải di chuyển hoặc thay đổi văn phòng quá sớm.
- Tham khảo các tiêu chuẩn về diện tích: Có thể có các tiêu chuẩn thông thường về diện tích văn phòng cho từng nhân viên trong ngành công nghiệp của bạn. Tham khảo các tiêu chuẩn này để có một khung tham chiếu.
- Tư vấn từ chuyên gia hoặc nhà cung cấp văn phòng: Nếu cần, hãy tư vấn với chuyên gia hoặc nhà cung cấp văn phòng để nhận được gợi ý và hỗ trợ xác định diện tích phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Lưu ý rằng diện tích văn phòng cần thuê có thể thay đổi tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp và cách tổ chức công việc của bạn. Nên cân nhắc kỹ lưỡng và xem xét nhiều yếu tố trước khi quyết định diện tích văn phòng phù hợp.
Một hợp đồng thuê văn phòng bao gồm những điều khoản nào?
Một hợp đồng thuê văn phòng có thể bao gồm những điều khoản sau đây:
- Thông tin về các bên tham gia: Hợp đồng cần ghi rõ thông tin về bên cho thuê (chủ sở hữu văn phòng) và bên thuê (doanh nghiệp hoặc cá nhân).
- Địa điểm và diện tích văn phòng: Hợp đồng cần xác định địa chỉ chính xác của văn phòng và diện tích được thuê, bao gồm các phòng, khu vực chung và tiện ích khác.
- Thời gian thuê: Điều khoản về thời hạn thuê và ngày bắt đầu, ngày kết thúc của hợp đồng.
- Giá thuê: Hợp đồng cần đề cập đến giá thuê và các chi tiết liên quan như phương thức thanh toán, ngày đáo hạn thanh toán và các khoản tiền đặt cọc.
- Các điều khoản về sử dụng văn phòng: Hợp đồng cần đề cập đến các quy định về việc sử dụng văn phòng, bao gồm giờ làm việc, quy định về an ninh, quy tắc sử dụng không gian chung và trách nhiệm của cả bên thuê và bên cho thuê.
- Quyền và trách nhiệm: Hợp đồng cần nêu rõ quyền và trách nhiệm của cả bên thuê và bên cho thuê, bao gồm việc bảo trì, bảo vệ tài sản, và sửa chữa.
- Các điều khoản về chấm dứt hợp đồng: Hợp đồng cần xác định các điều kiện và điều khoản để chấm dứt hợp đồng, bao gồm thông báo chấm dứt và xử lý tài sản sau khi hợp đồng kết thúc.
- Điều khoản về thay đổi hợp đồng: Hợp đồng có thể đề cập đến việc thay đổi điều khoản và điều kiện của hợp đồng và quy trình xác nhận các thay đổi đó.
- Quyền riêng tư và bảo mật: Hợp đồng có thể bao gồm các quy định về quyền riêng tư và bảo mật thông tin của bên thuê trong quá trình sử dụng văn phòng.
- Các điều khoản khác: Hợp đồng cũng có thể bao gồm các điều khoản khác như trách nhiệm bảo hiểm, giải quyết tranh chấp và các điều khoản đặc biệt khác mà hai bên đã đồng ý.
Lưu ý rằng các điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng có thể thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp văn phòng và thỏa thuận giữa hai bên. Việc tư vấn từ một luật sư hoặc chuyên gia pháp lý là quan trọng để đảm bảo hợp đồng thuê văn phòng được thực hiện đúng và bảo vệ lợi ích của các bên.
Ngoài tiền thuê mặt bằng
Khi thuê văn phòng doanh nghiệp, ngoài tiền thuê mặt bằng, bạn cũng có thể phải chịu một số khoản phí khác, tùy thuộc vào hợp đồng và các dịch vụ đi kèm. Dưới đây là một số khoản phí phổ biến mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt:
- Phí dịch vụ (Service charge): Đây là khoản phí bạn phải trả để bao gồm các dịch vụ chung như bảo vệ, quản lý, vệ sinh chung của tòa nhà. Phí dịch vụ thường được tính dựa trên diện tích thuê và có thể được trả hàng tháng hoặc hàng năm.
- Phí quản lý (Management fee): Đây là khoản phí bạn trả để bao gồm các dịch vụ quản lý và duy trì của tòa nhà, bao gồm việc bảo trì hệ thống điện, nước, thang máy, hệ thống điều hòa không khí và các công trình công cộng khác.
- Phí gửi xe (Parking fee): Nếu bạn cần chỗ đỗ xe cho nhân viên hoặc khách hàng, bạn có thể phải trả phí gửi xe hàng tháng hoặc hàng năm tùy thuộc vào chính sách của tòa nhà.
- Phí điện, nước và Internet: Bạn cần tính toán chi phí sử dụng điện, nước và Internet cho văn phòng của bạn. Thông thường, bạn sẽ phải trả các khoản này dựa trên mức sử dụng thực tế.
- Phí bảo trì và sửa chữa: Trong
- quá trình sử dụng văn phòng, có thể xảy ra các sự cố hoặc nhu cầu bảo trì, sửa chữa. Bạn có thể phải chịu phí cho các dịch vụ này nếu không được bảo hiểm hoặc không được bao gồm trong hợp đồng thuê.
- Phí thuế và các khoản phí pháp lý: Tùy thuộc vào quy định của quốc gia và vùng lãnh thổ, bạn có thể phải chịu thuế và các khoản phí pháp lý khác như phí đăng ký, phí công chứng, phí tư vấn pháp lý, và các chi phí liên quan đến việc thực hiện hợp đồng thuê.
- Phí dịch vụ khác: Ngoài các khoản phí đã đề cập, còn có thể có các khoản phí khác như phí sử dụng phòng họp, phí sử dụng các tiện ích chung trong tòa nhà (phòng gym, hồ bơi, nhà hàng, vv.), phí dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu.
Để biết chính xác các khoản phí cụ thể, nên đọc kỹ hợp đồng thuê và thảo luận với chủ sở hữu hoặc quản lý của tòa nhà để hiểu rõ các chi phí đi kèm và đảm bảo không có sự hiểu lầm.
Bảng xếp hạng văn phòng cho thuê gồm có bao nhiêu cấp bậc?
Bảng xếp hạng văn phòng cho thuê thường không có một tiêu chuẩn chung được áp dụng toàn cầu. Tuy nhiên, dựa trên các yếu tố như vị trí, diện tích, tiện nghi, chất lượng xây dựng và dịch vụ, bạn có thể thấy các cấp bậc phổ biến sau đây:
- Văn phòng hạng A: Đây là loại văn phòng cao cấp, thường nằm ở vị trí tốt và có kiến trúc hiện đại. Văn phòng hạng A thường có các tiện nghi và dịch vụ tốt như hệ thống an ninh, thang máy cao cấp, hệ thống điều hòa không khí, phòng họp, khu vực tiếp khách và các tiện ích khác.
- Văn phòng hạng B: Đây là loại văn phòng trung bình, thường có một số tiện nghi và dịch vụ cơ bản. Văn phòng hạng B có thể nằm ở vị trí trung tâm hoặc vị trí phụ, và có kiến trúc và cấu trúc đáng chú ý.
- Văn phòng hạng C: Đây là loại văn phòng thường có giá thuê rẻ hơn và không có nhiều tiện nghi hoặc dịch vụ cao cấp. Văn phòng hạng C có thể nằm ở vị trí xa trung tâm hoặc có kiến trúc và cấu trúc cũ.
- Văn phòng chia sẻ và văn phòng co-working: Đây là mô hình thuê văn phòng chia sẻ hoặc chia sẻ không gian làm việc với các doanh nghiệp khác. Đây thường là lựa chọn phổ biến cho các công ty mới thành lập, các nhóm làm việc linh hoạt và các doanh nghiệp có nhu cầu thuê không gian làm việc linh hoạt.
Các cấp bậc trên chỉ là một phân loại phổ biến và có thể thay đổi tùy thuộc vào thị trường và địa phương cụ thể. Quan trọng nhất là đánh giá các yếu tố quan trọng như vị trí, diện tích, tiện nghi, giá trị và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp của bạn khi lựa chọn văn phòng cho thuê.
Loại hình văn phòng cho thuê nào đang được ưa chuộng nhất hiện nay?
Hiện nay, loại hình văn phòng chia sẻ và văn phòng co-working đang được ưa chuộng và phát triển nhanh chóng. Dưới đây là các lí do tại sao loại hình này đang trở thành xu hướng phổ biến:
- Linh hoạt và tiết kiệm chi phí: Văn phòng chia sẻ và văn phòng co-working cho phép các doanh nghiệp thuê không gian làm việc linh hoạt theo nhu cầu. Bạn có thể thuê chỉ một số lượng bàn làm việc cần thiết và thanh toán theo thời gian sử dụng thực tế. Điều này giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê một văn phòng riêng.
- Môi trường làm việc chung và sáng tạo: Văn phòng chia sẻ và văn phòng co-working tạo ra một môi trường làm việc chung, thu hút các doanh nghiệp và các cá nhân từ các ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Điều này tạo ra cơ hội để giao lưu, hợp tác và chia sẻ ý tưởng, tạo nên một không gian sáng tạo và truyền cảm hứng.
- Tiện nghi và dịch vụ đi kèm: Các văn phòng chia sẻ và văn phòng co-working thường cung cấp các tiện nghi và dịch vụ đi kèm như khu vực tiếp khách, phòng họp, internet nhanh, máy in, quầy barista, khu vực nghỉ ngơi, và các sự kiện mạng lưới chuyên nghiệp. Điều này mang lại sự tiện lợi và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Cộng đồng và networking: Văn phòng chia sẻ và văn phòng co-working là nơi giao thoa giữa các doanh nghiệp và cá nhân từ các ngành nghề khác nhau. Điều này tạo ra cơ hội networking và gặp gỡ những người có cùng tầm nhìn và ý tưởng, mở ra cánh cửa cho hợp tác và kết nối kinh doanh mới.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng sự ưa chuộng của loại hình văn phòng cho thuê có thể thay đổi tùy thuộc vào địa điểm và thị trường cụ thể. Các doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng và đánh giá các yếu tố quan trọng như nhu cầu, ngân sách và mục tiêu kinh doanh trước khi lựa chọn loại hình văn phòng cho thuê phù hợp.
So sánh giữa loại hình văn phòng truyền thống và coworking space
Dưới đây là một số điểm so sánh giữa loại hình văn phòng truyền thống và coworking space:
1. Đặc điểm chung:
- Cả văn phòng truyền thống và coworking space đều cung cấp không gian làm việc cho các doanh nghiệp và cá nhân.
- Cả hai đều có các tiện nghi cơ bản như bàn làm việc, ghế, điện, internet và phòng họp (tùy thuộc vào từng nơi).
2. Không gian và môi trường làm việc:
- Văn phòng truyền thống thường cung cấp không gian riêng tư và phân chia rõ ràng cho từng doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có không gian độc lập và riêng tư cho mình.
- Coworking space là một mô hình chia sẻ không gian làm việc, nơi các doanh nghiệp và cá nhân chia sẻ một không gian chung. Điều này tạo ra một môi trường làm việc chung, thuận tiện cho giao lưu, hợp tác và networking.
3. Linh hoạt và chi phí:
- Coworking space thường linh hoạt hơn vì bạn có thể thuê theo thời gian sử dụng thực tế (theo giờ, ngày, tháng) và có các gói dịch vụ linh hoạt. Bạn không phải cam kết lâu dài và có thể thay đổi không gian làm việc theo nhu cầu.
- Văn phòng truyền thống thường yêu cầu hợp đồng thuê dài hạn (thường là từ 1 năm trở lên) và yêu cầu trả một khoản tiền cố định hàng tháng. Điều này có thể làm tăng sự ràng buộc và chi phí cố định cho doanh nghiệp.
4. Cộng đồng và networking:
- Coworking space tạo ra một cộng đồng đa dạng, nơi bạn có thể gặp gỡ và kết nối với các doanh nghiệp và cá nhân từ các ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Điều này tạo ra cơ hội networking và trao đổi ý tưởng.
- Văn phòng truyền thống có ít cơ hội giao tiếp và kết nối với những người ngoài doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể xây dựng mối quan hệ với những người trong cùng tòa nhà hoặc khu vực.
5. Dịch vụ và tiện ích:
- Coworking space thường cung cấp các tiện ích và dịch vụ đi kèm như quầy barista, khu vực nghỉ ngơi, phòng họp, sự kiện mạng lưới và hỗ trợ quản lý. Các dịch vụ này thường được bao gồm trong phí thuê.
- Văn phòng truyền thống có thể yêu cầu bạn tự lo các dịch vụ và tiện ích khác như điện, nước, điều hòa không khí, quản lý văn phòng, bảo vệ và vệ sinh.
Sự lựa chọn giữa văn phòng truyền thống và coworking space phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách và mục tiêu kinh doanh của bạn. Nếu bạn muốn có không gian riêng tư và tùy chỉnh, và đủ ngân sách, văn phòng truyền thống có thể là lựa chọn tốt. Trong khi đó, nếu bạn muốn linh hoạt, tiết kiệm chi phí và có cơ hội kết nối với cộng đồng, coworking space có thể là sự lựa chọn phù hợp.
Các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình premote nên chọn loại hình văn phòng cho thuê nào?
Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình remote (làm việc từ xa), có thể có một số lựa chọn văn phòng cho thuê phù hợp sau đây:
- Virtual Office (Văn phòng ảo): Virtual Office là một dịch vụ cung cấp địa chỉ công ty và các tiện ích văn phòng như dịch vụ thư tín, điện thoại và hỗ trợ hội thảo từ xa. Đây là một lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình remote, vì nó cung cấp địa chỉ công ty và các dịch vụ văn phòng cần thiết mà không yêu cầu có mặt thực tế tại văn phòng.
- Coworking Space: Coworking space cung cấp không gian làm việc chung và các tiện ích văn phòng cho các doanh nghiệp và cá nhân. Nếu bạn làm việc từ xa và muốn có một không gian làm việc chuyên nghiệp và cộng đồng để giao lưu và kết nối, coworking space có thể là lựa chọn tốt. Bạn có thể thuê một bàn làm việc theo giờ hoặc theo ngày để làm việc tại đó khi cần.
- Serviced Office (Văn phòng dịch vụ): Serviced office là một loại hình văn phòng cho thuê đã được trang bị và sẵn sàng sử dụng. Nó cung cấp mọi thứ từ nội thất, thiết bị văn phòng cho đến dịch vụ hỗ trợ như bảo trì, quản lý và hỗ trợ kỹ thuật. Đây là một lựa chọn thuận tiện cho các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình remote khi cần một không gian văn phòng chuyên nghiệp và không muốn quan tâm đến việc quản lý và trang bị văn phòng.
Khi lựa chọn loại hình văn phòng cho thuê phù hợp, hãy xem xét các yếu tố như ngân sách, nhu cầu sử dụng không gian, yêu cầu về tiện ích và dịch vụ, và mức độ giao tiếp và kết nối với cộng đồng.
Văn phòng ảo là gì? Loại hình văn phòng này có hợp pháp hay không?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một loại hình dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh và các tiện ích văn phòng mà không yêu cầu doanh nghiệp có mặt thực tế tại địa điểm đó. Thông qua văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ công ty, nhận và chuyển tiếp thư từ, có số điện thoại doanh nghiệp, và hỗ trợ các dịch vụ văn phòng như hội thảo từ xa, quản lý cuộc họp, hỗ trợ tiếp tân, vv.
Về mặt hợp pháp tại Việt Nam, văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ được chấp nhận và pháp lý. Có nhiều công ty và tổ chức cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại Việt Nam và hoạt động dựa trên quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và quyền lợi liên quan đến việc đăng ký kinh doanh, thuế và các quy định hành chính khác. Ngoài ra, cần kiểm tra và thỏa thuận các điều khoản và điều kiện với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo để đảm bảo rõ ràng về trách nhiệm, giới hạn và các điều khoản hợp đồng.
Tóm lại, văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ hợp pháp tại Việt Nam, tuy nhiên, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp luật và thỏa thuận điều khoản với nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo hoạt động kinh doanh được hợp pháp và an toàn.
Thế hệ Gen Z ưa chuộng loại hình văn phòng nào?
Thế hệ Gen Z, tức là những người sinh sau năm 1997 đến khoảng năm 2012, có xu hướng ưa chuộng các loại hình văn phòng linh hoạt và tiện ích. Dưới đây là một số loại hình văn phòng mà Gen Z thường có xu hướng ưa chuộng:
- Coworking Space: Gen Z thích không gian làm việc chung và môi trường linh hoạt. Coworking space cung cấp không gian làm việc chung, tạo ra một cộng đồng đa ngành nghề và cung cấp tiện ích như quầy barista, khu vực nghỉ ngơi và sự kiện mạng lưới. Điều này phù hợp với tinh thần sáng tạo và cộng đồng của Gen Z.
- Văn phòng chia sẻ (Shared Office): Gen Z thường tìm kiếm tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Văn phòng chia sẻ cung cấp không gian làm việc chung và các tiện ích văn phòng cho thuê theo thời gian ngắn, cho phép Gen Z linh hoạt điều chỉnh nhu cầu sử dụng không gian làm việc theo yêu cầu và không phải cam kết lâu dài.
- Virtual Office (Văn phòng ảo): Gen Z có xu hướng làm việc từ xa và ưa chuộng tính linh hoạt trong công việc. Văn phòng ảo cung cấp địa chỉ kinh doanh, số điện thoại doanh nghiệp và các tiện ích văn phòng khác mà không yêu cầu có mặt thực tế tại văn phòng. Điều này phù hợp với phong cách làm việc từ xa và kỹ năng công nghệ cao của Gen Z.
- Tech-enabled Office (Văn phòng sử dụng công nghệ): Gen Z đã lớn lên trong thời đại công nghệ, vì vậy họ ưa chuộng các loại hình văn phòng sử dụng công nghệ tiên tiến như hệ thống quản lý thông minh, hội nghị trực tuyến, và các công cụ làm việc số. Các công nghệ này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường làm việc hiện đại và kết nối.
Tuy nhiên, không phải tất cả Gen Z đều có cùng sở thích và nhu cầu về văn phòng. Sự ưa chuộng của Gen Z cũng có thể thay đổi theo từng cá nhân và ngành nghề.
Trên đây là những kinh nghiệm dành cho người lần đầu thuê văn phòng công ty, tuy chưa phải đầy đủ nhất, nhưng theo kinh nghiệm của G Office đây là những điều quan trọng cần lưu ý nhất. Hy vọng rằng đã giúp đỡ được doanh nghiệp của bạn dễ dàng có được văn phòng công ty như ý.
