Cho dù đó là tiếng ồn, thói quen gây mất tập trung, tổ chức khu vực hay các vấn đề cụ thể khác, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết các nguyên tắc. Có thể khiến mọi người tuân theo văn hóa ứng xử trong văn phòng chia sẻ là rất quan trọng cho sự thành công của nơi làm việc.
Một trong những điểm gây tranh cãi lớn nhất trong các không gian văn phòng chia sẻ là là thiếu không gian cá nhân. Với bàn làm việc linh hoạt chỉ là của bạn chừng nào bạn còn ngồi trên đó, khi bạn rời đi, nó sẽ trở thành máy trạm của người khác. Ngay cả khi bạn ở đó, không gian bạn chiếm giữ là không gian chung. Thật không may, không phải ai cũng hành xử theo cùng một cách đối với văn hóa giao tiếp trong văn phòng. Chúng tôi biết tại sao văn phòng chia sẻ lại quan trọng, nhưng khi bạn có đủ người trong cùng một không gian và tính cách sẽ xung đột với những thứ như sự sạch sẽ, tiếng ồn và thói quen. Đây là lý do tại sao văn hóa giao tiếp trong văn phòng chia sẻ được thiết lập là tối quan trọng.
Cung cấp cho mọi người những kỳ vọng cơ bản giống nhau về cách cư xử trong một không gian làm việc chung sẽ giúp giảm bớt xích mích và căng thẳng. Các quy tắc có thể cụ thể như chúng cần, nhưng chỉ cần cung cấp hướng dẫn cho hành vi tốt, thường là đủ để giữ hòa khí. Ví dụ, hãy nghĩ về một thư viện. Mỗi người đều biết giữ âm lượng nhỏ vừa phải và không làm phiền những người xung quanh. Khái niệm này cũng giống như vậy đối với coworking.
Cho dù đó là tiếng ồn, thói quen gây mất tập trung, tổ chức khu vực hay các vấn đề cụ thể khác, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết các nguyên tắc. Bắt mọi người tuân theo quy tắc trong không gian làm việc chung là rất quan trọng cho sự thành công của nơi làm việc.
Văn hóa ứng xử trong văn phòng chia sẻ: Phép lịch sự thông thường và đồng nghiệp
Trước khi xây dựng các quy tắc cho không gian làm việc chung, hãy cân nhắc phép lịch sự thông thường. Bạn nên mong đợi điều gì ở mọi người một cách hợp lý và họ mong đợi điều gì ở nhau một cách hợp lý? Phần lớn nghi thức về không gian làm việc mở của bạn xuất phát từ những kỳ vọng này.
Ví dụ: nếu không gian làm việc chung của bạn là một môi trường xã hội hơn, bạn có thể mong đợi mọi người nói chuyện thì thầm với nhau không? Chắc là không. Tin tốt là bầu không khí xã hội có thể sẽ không tạo ra kỳ vọng đó cho khách truy cập. Họ sẽ trò chuyện với âm lượng bình thường với đồng nghiệp và bạn cùng nhóm.
Bây giờ, hãy xem xét với 20 đến 30 người trong một không gian, âm lượng có thể hơi to. Một lần nữa, đây là một kỳ vọng hợp lý. Điều đó nói rằng, có một nghi thức ngụ ý là không la hét. Mọi người trò chuyện với âm lượng đều đặn vẫn đang làm việc và không làm phiền những người khác xung quanh họ cũng làm như vậy. Ai đó đang la hét trong phòng là một kẻ gây rối và những hành động bộc phát như vậy không nên được dung thứ.
Nghe có vẻ như lẽ thường… và nó nên như vậy! Nghi thức tốt là phép lịch sự phổ biến trong hầu hết các trường hợp. Đó là vấn đề xem xét những kỳ vọng hợp lý cho không gian làm việc chung của bạn và đặt ra các tiêu chuẩn dựa trên chúng. Cho dù đó là mức độ tiếng ồn, hành vi hay quy định về trang phục, khi bạn đặt ra các nguyên tắc về phép xã giao, bạn cũng đang ám chỉ tiêu chuẩn đó.
Tôn trọng người khác và nơi làm việc
Giải quyết các tiêu chuẩn nghi thức trong không gian cộng tác có thể khó hơn tưởng tượng. Thật dễ dàng để đăng các quy tắc và hy vọng mọi người tuân theo chúng. Nhưng sớm hay muộn chắc chắn sẽ có sự gián đoạn. Ai đó nói quá to. Một người làm phiền người khác. Một vấn đề với hành vi hoặc vệ sinh. Những tình huống này không tự giải quyết chỉ vì bạn đăng các quy tắc.
Thực thi các quy tắc về nghi thức làm việc chung cho thấy bạn cam kết tuân theo các tiêu chuẩn của không gian được đăng hoặc ngụ ý. Thật không may, giải quyết chúng có thể có nghĩa là đối đầu. Ngay cả khi sai, một số người sẽ phản đối việc được yêu cầu tuân thủ phép lịch sự thông thường. Trong những tình huống này, hãy thực hiện phương pháp sau để duy trì tính toàn vẹn của môi trường:
- Nhắc lại tiêu chuẩn ứng xử mà họ đang vi phạm
- Nhấn mạnh tính chất cộng đồng của không gian
- Giải thích sự gián đoạn của họ ảnh hưởng đến người khác như thế nào
Đề xuất một cách lịch sự một thói quen hoặc giải pháp tốt hơn
Không ai thích đối đầu: Cách tiếp cận này cho thấy lý do và duy trì các nghi thức đã được thiết lập của không gian làm việc vì lợi ích lớn hơn của mọi người trong đó. Nó thường đơn giản như nói:
“Tôi thấy bạn đang nghe điện thoại. Nhưng có vẻ cuộc nói chuyện của bạn lại gây ra chút phiền toái cho những người xung quanh. Bạn có thể nói nhỏ hơn một chút để mọi người có thể tập trung được không? Chúng tôi có bố trí một sảnh nơi bạn có thể nhận cuộc gọi của mình với âm lượng tối đa.”
Đặt nghi thức: Thực thi các nghi thức. Bảo tồn sự toàn vẹn của không gian. Đó là một cách tiếp cận bắt buộc để đảm bảo một không gian cộng tác luôn có thể truy cập, thoải mái và có thể sử dụng được bởi nhiều người dân. Việc để trượt một số quy tắc xã giao có thể khiến bạn đi chệch hướng so với kỳ vọng. Khi mọi người không chắc chắn về những kỳ vọng, làm sao họ có thể đáp ứng được những kỳ vọng đó?
Một vài mẹo xã giao đơn giản
Làm thế nào để bạn phát triển nghi thức văn phòng chia sẻ mà mọi người có thể tuân theo? Quay trở lại với phép lịch sự thông thường và những kỳ vọng mà mọi người dành cho không gian của bạn. Mặc dù các tiêu chuẩn về phép xã giao sẽ thay đổi theo không gian, nhưng có một số kỳ vọng cơ bản sẽ không bao giờ thay đổi. Dưới đây là một số mẹo để khởi động các quy tắc xã giao:
- Rời khỏi không gian như bạn đã tìm thấy nó và nhớ rằng mọi người cư ngụ là tạm thời
- Khớp âm lượng của bạn với những người xung quanh hoặc giảm âm lượng xuống để tránh bị gián đoạn
- Duy trì mức độ không gian cá nhân có thể chấp nhận được xung quanh khu vực bạn ở
- Giữ thiết bị điện tử và thiết bị cá nhân ở chế độ im lặng hoặc ở chế độ rung
- Đừng làm phiền người khác và nếu bạn cần thu hút sự chú ý của họ, hãy tôn trọng
- Đừng độc chiếm không gian hoặc tài nguyên; hãy nhớ mọi thứ là của cộng đồng
- Thân thiện và tôn trọng những người xung quanh
Một lần nữa, mọi không gian làm việc chung hoặc cộng tác sẽ đi kèm với những kỳ vọng về nghi thức riêng. Những điều này đóng vai trò là cơ sở để giữ cho mọi người có ý thức về nghi thức xã giao và nhận thức được vị trí của họ trong một không gian chung.
Tạo ra một tiêu chuẩn cho hành vi coworking
Mọi nơi công cộng đều có các quy tắc về ứng xử, một số được công bố, một số giả định và phần còn lại là ngụ ý. Một không gian làm việc chung cũng cần như vậy để thành công. Việc thiết lập các phép xã giao giúp đưa mọi người đến sự hiểu biết giống nhau về điều gì được chấp nhận và điều gì không. Một mã khuyến khích hành vi tốt và giảm xích mích, cho phép mọi người tập trung vào việc tận dụng tối đa trải nghiệm làm việc chung của họ miễn là họ chiếm không gian của mình.
