Bạn đã quyết định tìm thuê coworking cho doanh nghiệp của mình. Một không gian văn phòng dùng chung để có thể linh hoạt mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô hoạt động của bạn, đồng thời cho phép nhân viên của bạn làm việc trực tiếp hoặc kết hợp.
Giờ đây, các không gian làm việc chung đang có nhu cầu cao, phạm vi các nhà cung cấp đã trở nên rộng lớn và ngay từ cái nhìn đầu tiên, có thể bạn sẽ gặp khó khăn để chọn được một nhà cung cấp lý tưởng. Tuy nhiên, tương tự như một sản phẩm trên kệ, điều khác biệt giữa mọi nhà cung cấp với phần còn lại là danh sách thành phần ở mặt sau, thì điểm khác biệt của dịch vụ cho thuê coworking là các tiện ích trong gói dịch vụ.
Mọi yếu tố nên bổ sung cho nhau, phục vụ một chức năng quan trọng và góp phần nâng cao vị thế cho doanh nghiệp của bạn. Xét cho cùng, bất kỳ ai cam kết kinh doanh một thứ gì đó đều nên kỳ vọng vào giá trị và thực hiện quyết định của mình một cách nghiêm túc.
Mặc dù khái niệm coworking thường được coi đơn giản là một không gian, nhưng hướng dẫn này sẽ phá vỡ quan niệm sai lầm này và cung cấp một cái nhìn toàn diện về những gì mong đợi từ không gian văn phòng chia sẻ của bạn.
Coworking là gì?
Coworking là một môi trường nhằm tạo điều kiện làm việc cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau trong một không gian văn phòng chia sẻ. Không gian làm việc chung về bản chất là hợp tác và mang lại nhiều lợi ích tiết kiệm chi phí thông qua các doanh nghiệp sử dụng cơ sở hạ tầng dùng chung.
Theo nghiên cứu, có khoảng 16.599 không gian làm việc chung trong năm 2018 và con số này hiện được dự báo sẽ đạt 41.975 vào năm 2024. Quỹ đạo tăng trưởng của coworking và khái niệm về không gian văn phòng chia sẻ đã được thúc đẩy thông qua nhu cầu về tính linh hoạt, từ đó biết được đâu là không gian làm việc chung. sẽ phục vụ doanh nghiệp của bạn tốt nhất là then chốt.
Nếu bạn không chắc chắn về dịch vụ cho thuê coworking là gì thì hãy chắc chắn hoàn thành một số nghiên cứu.
Cần tìm gì ở dịch vụ cho thuê coworking space?
Như đã đề cập trước đó, có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng coworking chỉ đơn giản là một chiếc bàn vật lý để làm việc. Nếu đúng như quan điểm này, nó sẽ không khác gì điều hành một doanh nghiệp từ một quán cà phê hoặc thư viện – tại sao phải trả phí thuê văn phòng, khi tất cả những gì bạn nhận được là một cái bàn và một cái ghế?
Một không gian làm việc chung sẽ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn các nguồn lực cần thiết để phát triển, mở rộng, tiết kiệm tiền và hoạt động hiệu quả nhất có thể. Để đạt được điều này, có ba yếu tố quan trọng phụ thuộc lẫn nhau và chúng được kết hợp với nhau trong việc cung cấp một giải pháp kinh doanh hoàn chỉnh.
Bộ ba không gian, đội ngũ và công nghệ này bao hàm một doanh nghiệp hoàn toàn hiệu quả. Không có không gian, doanh nghiệp của bạn không thể hoạt động, không có công nghệ, doanh nghiệp của bạn sẽ không thể theo kịp sự cạnh tranh và không có đội ngũ, mọi nhiệm vụ sẽ đổ dồn lên vai bạn.
Bằng cách hiểu tầm quan trọng của ba yếu tố này và cách chúng hoạt động cùng nhau, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để chọn nhà cung cấp phù hợp. Mặc dù chúng tôi không thể nói về các nhà cung cấp khác, đây là những gì bạn có thể mong đợi từ một không gian làm việc chung của G Office.
Không gian
Yếu tố đầu tiên của bộ ba không gian làm việc là không gian.
Cơ sở hạ tầng của một không gian làm việc chung phải được điều chỉnh cụ thể để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp của bạn và cung cấp các tùy chọn có thể mở rộng để có thể thích ứng theo yêu cầu. Bàn và ghế có thể là tiêu chuẩn, nhưng hãy hỏi nhà cung cấp của bạn xem họ có những tiện ích sau không.
Địa điểm
Vị trí địa lý của một không gian làm việc chung sẽ vẽ nên một bức tranh rất quan trọng đối với các khách hàng tiềm năng của bạn. Thông thường, tất cả các tòa nhà mang tính biểu tượng đều nằm ở trung tâm và nằm trong khu tài chính của thành phố – với tư cách là một doanh nghiệp, việc có không gian làm việc ở những địa điểm như vậy là biểu tượng của sự vững chắc, đáng tin cậy và thành công.
Các địa điểm như Vincom Center, Saigon Trade Center hay Rosana Buidlding đều là những tòa nhà được đánh giá cao, có không gian làm việc chung hàng đầu hiện nay tại TPHCM.
Nằm trong khoảng cách đi bộ ngắn đến tất cả các loại phương tiện giao thông công cộng, kết nối đường bộ dễ dàng với chỗ đậu xe rộng rãi là tất cả các yếu tố tạo nên sự thuận tiện cho khách hàng và nhân viên của bạn.
Một yếu tố khác không thể bỏ qua là an toàn cá nhân. Cho dù bạn là công ty đại chúng hay công ty niêm yết tư nhân, địa chỉ của bạn hiển thị trên toàn cầu và với sự ra đời của những người làm việc tại nhà, đây là một rủi ro đáng kể. Hơn nữa, không thể giảm thiểu rủi ro này bằng cách sử dụng hộp thư bưu điện vì doanh nghiệp không thể đăng ký hợp pháp với địa chỉ của mình.
Chi phí thuê văn phòng
Không còn nghi ngờ gì nữa, một trong những khoản chi tiêu vốn lớn nhất của một doanh nghiệp là tiền thuê văn phòng. Tùy thuộc vào địa điểm, hợp đồng thuê tiêu chuẩn có thể kéo dài từ ba đến hơn mười năm.
Điều này đòi hỏi một cam kết lâu dài và đi kèm với một mức độ rủi ro mà doanh nghiệp của bạn phải chấp nhận. Hơn nữa, tất cả những gì được cung cấp trong hợp đồng thuê là một địa điểm thực tế, doanh nghiệp của bạn vẫn cần giải quyết chi phí thiết lập nội thất, công nghệ và phần cứng cần thiết khác cho chức năng cơ bản.
Khoản chi tiêu này thường là thứ cản trở một doanh nhân hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc thành lập và mở rộng hoạt động của họ. Mọi chủ doanh nghiệp đều phải đối mặt với rủi ro cố hữu này và đây là lúc các không gian làm việc chung có thể thu hẹp khoảng cách.
Thời hạn thành viên của một không gian coworking được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp yêu cầu tất cả các đặc quyền của một không gian đã được thiết lập mà không gặp rủi ro.
Thời hạn một hợp đồng thuê Coworking tường rơi vào các móc sau:
- Hàng tháng
- Sáu tháng
- 12 tháng
Tại coworking của G Office, chi phí của hợp đồng thuê này bao gồm nhiều loại công nghệ và nguồn nhân lực, nhưng chúng tôi sẽ đề cập đến vấn đề này trong phần sau của bài viết.
Nhìn chung, giá trị mà doanh nghiệp nhận được từ việc giảm thiểu rủi ro liên quan đến hợp đồng thuê là vô giá và con đường tiếp cận đơn giản hóa các cơ sở cấp doanh nghiệp là một lợi thế cạnh tranh không thể phủ nhận.
Marketing & Ưu điểm khác
Khi bạn thuê coworking, doanh nghiệp của bạn có khả năng đăng ký địa chỉ của mình làm địa chỉ của không gian làm việc chung. Điều này mở ra cơ hội cho vô số cơ hội tiếp thị, cho phép bạn tận dụng từ sự hiện diện mạnh mẽ của công ty và quảng cáo địa chỉ này trên trang web, danh thiếp và các tài liệu tiếp thị khác của bạn.
Có một địa chỉ nổi tiếng cho không gian làm việc chung của bạn cũng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có ấn tượng tốt hơn khi cố gắng vay vốn doanh nghiệp.
Chổ ngồi làm việc linh hoạt
Được thiết kế đặc biệt để thúc đẩy tính linh hoạt và phục vụ cho những người lao động du mục, mọi không gian làm việc chung nên có chức năng chổ ngồi làm việc linh hoạt. Chổ ngồi làm việc linh hoạt cho phép đồng nghiệp chuyển đổi bàn làm việc bất cứ lúc nào trong ngày và cho phép họ di chuyển tự do mà không bị giới hạn trong một không gian cụ thể.
Đối với nhân viên làm việc kết hợp, chổ ngồi làm việc linh hoạt là lý tưởng vì không có yếu tố cam kết. Không gian được trang bị nội thất chuyên nghiệp là đỉnh cao của sự linh hoạt và nhân viên có thể chỉ cần đến, chọn bàn và bắt đầu làm việc trong khi tận hưởng tất cả các lợi ích của không gian làm việc chung.
Chổ ngồi làm việc cố định
Đúng như tên gọi, chổ ngồi làm việc cố định là không gian dành cho những người cần một thứ gì đó lâu dài. Chổ ngồi làm việc cố định cho phép tùy chỉnh, cho phép bạn để bất kỳ đồ đạc nào trên bàn làm việc và tạo không gian cá nhân hóa.
Đây là những lý tưởng cho những cá nhân muốn bắt chước một văn phòng truyền thống, vì họ có thể chọn bàn làm việc đi kèm với chế độ xem mà họ lựa chọn.
Phòng họp
Cho dù bạn đang gặp gỡ khách hàng để chốt một thỏa thuận quan trọng hay tổ chức các cuộc thảo luận nhóm, thì việc có một không gian thích hợp với công nghệ phù hợp sẽ bổ sung cho danh mục kinh doanh của bạn.
Các thành viên của không gian làm việc chung cũng nên có quyền sử dụng các phòng họp và phòng họp hiện đại để gây ấn tượng với khách hàng và củng cố uy tín cho doanh nghiệp của họ. Đây là một cách tiết kiệm chi phí lớn khác, vì không gian và công nghệ luôn sẵn có mà doanh nghiệp không cần phải đầu tư vốn.
Có quyền truy cập vào các cơ sở này là điều tối quan trọng vì việc sử dụng nhà hoặc quán cà phê mang lại nhận thức về một doanh nghiệp chưa được thành lập, đồng thời cũng là một mối đe dọa về an ninh.
Phòng họp có thể phục vụ từ hai đến sáu người và phòng họp có thể chứa từ tám đến 14 người. Các phòng thu phóng cũng có sẵn để phục vụ cho các doanh nghiệp đang hoạt động theo mô hình làm việc kết hợp.
Quầy pantry
Không gian làm việc chung cũng nên đi kèm với quầy pantry.
Một không gian để bạn uống trà, cà phê và thư giãn là một điểm nhấn bổ sung thú vị, tất cả trong khi là một phần của tư cách thành viên coworking mà không phải trả thêm phí. Với quyền sử dụng đồ uống giải khát không giới hạn như cà phê và trà, bánh kẹo bạn sẽ không thiếu đồ uống trong suốt thời gian lưu trú.
Đương nhiên, không gian làm việc chung cũng nên đi kèm với tủ khóa an toàn để mọi người cất giữ đồ đạc của họ một cách an toàn.
Về không gian, doanh nghiệp của bạn hiện có tất cả tài sản vật chất của một công ty lớn và đã giảm thiểu rủi ro khi bỏ vốn tự có để thiết lập nó. Điều này bao gồm khía cạnh đầu tiên của bộ ba không gian làm việc, nơi mà hầu hết các dịch vụ của nhà cung cấp kết thúc.
Đội ngũ nhân lực
Khía cạnh thứ hai của một giải pháp không gian làm việc hoàn chỉnh là có nguồn nhân lực. Đội ngũ nhân lực là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp nào và thậm chí còn quan trọng hơn trong không gian văn phòng chia sẻ. Không có nhóm, không gian sẽ không được sử dụng đúng mức và năng suất giảm đáng kể.
Mặc dù cung cấp giá trị, mọi thành viên trong nhóm đều đang tiêu tốn thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp vì:
- Họ phải được trả lương
- Thời gian thực hiện trong quá trình tuyển dụng là một chi phí
- Thời gian đào tạo là một chi phí
- Các thành viên trong nhóm có thể bị ốm
- Nghỉ phép hàng năm tích lũy của các thành viên trong nhóm có thể là một trách nhiệm pháp lý
- Tất cả các thành viên trong nhóm đều có các nhiệm vụ hành chính liên quan đến họ, chẳng hạn như bảng lương (chi phí thời gian)
- Nếu một thành viên trong nhóm rời đi, quy trình tuyển dụng và đào tạo phải được lặp lại
Quá trình lập kế hoạch, thu hút ứng viên, lựa chọn ứng viên và cung cấp công việc là một quá trình có thể mất tới vài tháng. Đồng thời, các doanh nghiệp nhỏ dành khoảng 15-16 giờ mỗi tuần để thực hiện các nhiệm vụ hành chính, nhấn mạnh rằng mặc dù việc thuê một đội ngũ nhân sự sẽ có rủi ro. Nhưng nếu không có nhân sự thì doanh nghiệp của bạn đang lãng phí thời gian.
Khi thuê coworking space, đơn vị cho thuê sẽ cung cấp một nhóm để ủy quyền nhằm cắt giảm chi phí lớn và giảm thiểu rủi ro đáng kể cho doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên này được thuê và đào tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ cho thuê coworking space, sau đó sẽ sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong một loạt nhiệm vụ.
Nhân viên lễ tân
Bất kỳ điểm liên hệ đầu tiên nào của doanh nghiệp đều có giá trị cao.
Cho dù giao tiếp được thực hiện qua email, gặp trực tiếp hay qua điện thoại, tương tác tích cực đầu tiên với doanh nghiệp của bạn sẽ quyết định liệu ai đó có khả năng liên hệ lại với bạn hay không.
Theo công ty phần mềm Invoca, trong thời gian khoảng một tháng, khoảng 65% người dùng đã sử dụng điện thoại của họ để gọi cho một doanh nghiệp và 74% mọi người rất có khả năng sẽ chọn một doanh nghiệp khác sau khi trải nghiệm điện thoại tiêu cực.
Theo bộ ba không gian làm việc, đây là lúc khía cạnh có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp phát huy tác dụng. Dịch vụ cho thuê coworking space của G Office cung cấp cho doanh nghiệp nhân viên lễ tân chuyên nghiệp với khả năng song ngữ của riêng chúng tôi để trả lời tất cả các cuộc gọi dưới tên doanh nghiệp của bạn.
Các doanh nghiệp có thể đăng ký cách trả lời cuộc gọi của riêng họ cho nhân viên tiếp tân và đảm bảo rằng khách hàng của họ nhận được trải nghiệm điện thoại tích cực.
Nhân viên tiếp tân của G Office có thể:
- Trả lời cuộc gọi và chuyển cuộc gọi đến điện thoại của bạn khi có người liên hệ;
- Nhận tin nhắn và chuyển tiếp chúng qua hình thức mà bạn đăng ký;
- Nhận và chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm;
- Nhận đăng ký lịch sử dụng phòng họp và setup chúng sẵn sàng trước khi bạn đến.
Đây là những chức năng sẽ đẩy nhanh tính chuyên nghiệp và uy tín của bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng thách thức lớn nhất đối với hầu hết là chi phí.
Chi phí trung bình cho một nhân viên lễ tân ở TPHCM là 8.000.000 mỗi tháng, trong khi một nhà cung cấp không gian làm việc chung như G Office có thể cung cấp trọn gói dịch vụ thuê văn phòng chỉ từ 980.000 đồng mỗi tháng. Điều này cho thấy doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được một khoảng tiền không hề nhỏ, chưa kể số tiền và thời gian tiết kiệm được do không phải thuê và đào tạo nhân viên.
Hỗ trợ CNTT nội bộ
Điều phức tạp cuối cùng mà một doanh nghiệp không muốn là gặp phải trong khi làm việc là thời gian ngừng hoạt động do sự cố kỹ thuật. Hầu hết các không gian làm việc chung không có nhóm nhân viên CNTT sẵn sàng cung cấp hỗ trợ ngay lập tức, tuy nhiên, các nhà cung cấp như G Office thì có.
Một kỹ thuật viên CNTT của G Office:
- Sẽ cung cấp hỗ trợ ngay lập tức, chỉ cần bạn báo với lễ tân của của chúng tôi
- Có thể thiết lập bảo mật Wi-Fi tùy chỉnh
- Thiết lập bất kỳ cấu hình internet nào
- Giải quyết mọi vấn đề cơ bản hoặc phức tạp liên quan đến mạng và phần cứng
Khi bạn thuê ngoài hỗ trợ, bạn phải đợi trên điện thoại và xử lý sự chậm trễ trong việc cung cấp trợ giúp. Chọn một không gian làm việc có hỗ trợ CNTT tại chỗ để giúp hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ.
Công nghệ
Cho dù bạn có bao nhiêu không gian và nhân viên, nếu không có công nghệ thì sẽ thiếu liên kết cuối cùng để cho phép hai yếu tố kia phát triển. Tiến bộ công nghệ trong kinh doanh luôn đóng vai trò quan trọng, tuy nhiên, sự ra đời của công việc kết hợp đã đẩy nhanh nhu cầu của nó.
Công nghệ này sẽ trao quyền cho doanh nghiệp của bạn trong không gian làm việc chung và trong khi bạn đang di chuyển – để phát triển thịnh vượng trong thời đại kỹ thuật số này, bạn cần có các giải pháp CNTT hoạt động.
Internet
Tất cả các không gian coworking đều có khả năng kết nối Internet và Wi-Fi, tại G Office, các công ty được cung cấp hệ thống đường truyền internet tốc độ cao để đảm bảo công việc của bạn được diễn ra trôi chảy. Doanh nghiệp cũng có thể chọn nhà cung cấp dịch vụ internet của riêng họ – đây là một lợi ích bổ sung vì có thể đạt được bất kỳ kết nối mạng mong muốn nào.
Viễn thông
Trước đó trong hướng dẫn, chúng tôi đã đề cập đến việc mỗi thành viên không gian làm việc chung đều có số điện thoại riêng, nhưng điều thú vị hơn là công nghệ cho phép điều này.
Các thành viên không gian làm việc chung của G Office nhận được một số điện thoại cố định có thể được sử dụng làm số điện thoại doanh nghiệp của họ.
Số điện thoại cố định chuyên nghiệp hơn và an toàn hơn so với sử dụng số cá nhân cho doanh nghiệp. Những người sử dụng số cá nhân của họ có thể dễ dàng tiếp xúc với những người tiếp thị qua điện thoại, các cuộc gọi spam và tin nhắn lừa đảo.
Thiế bị in, scan và photocopy
Bạn có biết rằng hầu hết các không gian làm việc chung không có khả năng in, scan hoặc photocopy không? Đây có thể là một sự bất tiện đáng kể, vì đồng nghiệp phải mang theo phần cứng của riêng họ.
Một không gian làm việc chung cao cấp phải có tất cả công nghệ và phần cứng cần thiết để doanh nghiệp của bạn thực hiện các hoạt động hàng ngày. Không gian làm việc chung của G Office cho phép mọi người in từ bàn của họ, đồng thời có thể scan và photocopy tại không gian văn phòng chung.
Cộng đồng
Không gian coworking được xây dựng dựa trên khái niệm chia sẻ với các doanh nghiệp khác, do đó cộng đồng bao gồm không gian này rất quan trọng. Không gian làm việc chung được thiết kế để giúp các doanh nghiệp kết nối và mở rộng vòng kết nối của họ.
Dù không gian văn phòng dùng chung khuyến khích kết nối và kinh doanh với nhau, nhưng điều quan trọng là phải ở trong một môi trường đảm bảo tất cả đồng nghiệp đều là chủ doanh nghiệp hợp pháp. Một không gian làm việc chung an toàn nên tiến hành kiểm tra tuân thủ kỹ lưỡng để mọi người yên tâm – hàng xóm làm việc chung của bạn là một chủ doanh nghiệp đích thực và đáng tin cậy.
Nhà cung cấp của bạn có tất cả không?
Bây giờ bạn đã hiểu thấu đáo về những gì mong đợi từ một coworking space, hãy đảm bảo hỏi xem các tính năng này có khả dụng hay không.
- Hỏi nhà cung cấp dịch vụ cho thuê coworking space của bạn:
- Họ có nhân viên lễ tân tại văn phòng không?
- Họ có đội ngũ kỹ thuật viên CNTT tại chỗ không?
- Không gian làm việc chung của bạn có an toàn không?
- Họ có công nghệ để mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh không?
Các nhà cung cấp khuôn mẫu chỉ có không gian làm việc chung, nhưng tại G Office chúng tôi có đa dạng giải pháp văn phòng cho thuê tại TPHCM cho dành cho mọi doanh nghiệp. Từ văn phòng ảo dành cho những người muốn có cơ sở vật chất cấp doanh nghiệp khi làm việc tại nhà, đến văn phòng trọn gói dành cho doanh nghiệp yêu cầu sự hiện diện thực tế của công ty, chổ ngồi làm việc cho các freelancer và những người làm việc từ xa – Chúng tôi luôn có giải pháp toàn diện cho tất cả.
Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về dịch vụ cho thuê coworking hay văn phòng ảo của G Office, hãy để lại thông tin chúng tôi sẽ liên hệ và hỗ trợ bạn ngay.
