Làm thế nào chuyển từ văn phòng truyền thống sang văn phòng ảo một cách hiệu quả?

G OFFICE » 

Do hậu quả của đại dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp phải đã phải tạm thời đóng cửa văn phòng và nhân viên của họ cũng phải làm việc tại nhà. Nếu thiết lập mới này thành công, các chủ doanh nghiệp có thể đặt câu hỏi về nhu cầu tiếp tục có một không gian văn phòng chuyên dụng khi chính phủ cho phép các doanh nghiệp mở cửa trở lại.

Văn phòng ảo là một phần của thị trường văn phòng linh hoạt và nó cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và quyền sử dụng vào các văn phòng thực, thiết bị, phòng họp và các dịch vụ khác nếu cần mà không cần ký kết hợp đồng dài hạn.

Những thủ thuật sau đây sẽ giúp ích cho bạn nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ văn phòng truyền thống sang văn phòng ảo.

Xem xét chạy thử nghiệm trước khi chuyển sang văn phòng ảo

Vì các nhà cung cấp văn phòng ảo cho thuê không gian mà không yêu cầu cam kết lâu dài nên bạn có cơ hội thử các lựa chọn khác nhau. Cho dù đó là vài giờ, một tuần hay một tháng, bạn có thể chọn nhà cung cấp không gian văn phòng ảo cung cấp vị trí, không gian văn phòng và dịch vụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Lập kế hoạch cho quá trình chuyển đổi

Sau khi quyết định chuyển sang văn phòng ảo, bạn nên thông báo cho nhân viên của mình về sự thay đổi sắp tới. Mặc dù bạn có thể chưa biết tất cả các chi tiết, nhưng mọi người cần thời gian để điều chỉnh để thay đổi và bạn có thể giúp nhân viên của mình bằng cách cung cấp thông tin về lý do chuyển đi và những lợi ích tiềm năng cho họ - có thể giảm thời gian đi làm hàng ngày và giờ làm việc linh hoạt hơn hấp dẫn đối với một số nhân viên.

Tiếp tục cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về thời gian di chuyển, kỳ vọng của bạn đối với nhân viên trong môi trường mới và quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra như thế nào. Có thể hữu ích khi hiển thị hình ảnh của các văn phòng ảo mà bạn đang xem xét, để giúp họ hình dung ra tương lai của công ty.

Lập kế hoạch chuyển từ văn phòng truyền thống sang văn phòng ảo

Sử dụng kết hợp các công cụ hỗ trợ để thành công

Các nhóm ảo thành công cần có khả năng kết nối với nhau dễ dàng và có nhiều công cụ giao tiếp. Mặc dù trước đây, công ty của bạn có thể đã sử dụng email để liên lạc nội bộ, nhưng hiện có nhiều ứng dụng nhắn tin mạnh mẽ hơn cho phép cộng tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm.

Bây giờ là thời điểm tốt để xem xét các yêu cầu trong tương lai của bạn đối với phần mềm quản lý dự án và họp trực tuyến. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đào tạo để họ có thể sử dụng các công cụ một cách tối đa.

Nghiên cứu trước khi chọn nhà cung cấp không gian văn phòng ảo

Cũng như với các nhà cung cấp khác, điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu khi chọn nhà cung cấpdịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Đánh giá xếp hạng của từng ứng viên dựa trên khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn và chọn nhà cung cấp có thể đáp ứng nhu cầu của bạn khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Trong khi một số công ty có thể chỉ cần địa chỉ và dịch vụ xử lý thư, những công ty khác có thể yêu cầu nhân viên lễ tân trả lời các cuộc gọi của khách hàng và chào đón khách, đồng thời sử dụng không gian phòng họp, thiết bị scan và máy photocopy.

Đọc các bài đánh giá trực tuyến về từng nhà cung cấp không gian văn phòng ảo mà bạn đang xem xét và hỏi trực tiếp các nhà cung cấp để có tài liệu tham khảo cho khách hàng.

Đàm phán rõ ràng mọi thứ với nhà cung cấp

Đảm bảo rằng bạn rõ ràng về những gì được bao gồm trong chi phí của các dịch vụ bạn quan tâm và liệu có bất kỳ khoản phí bổ sung nào cho các dịch vụ như photocopy hoặc chuyển tiếp cuộc gọi hay không.

Khi bạn đã ổn định với một nhà cung cấp, hãy thử nghiệm các dịch vụ bạn sẽ sử dụng càng sớm càng tốt. Ví dụ: gọi cho lễ tân ảo như thể bạn là một trong những khách hàng của mình. Trao đổi bất kỳ vấn đề nào bạn có thể gặp phải với nhà cung cấp văn phòng ảo của mình.

Đàm phán rõ ràng mọi thứ với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo

Thông báo cho khách hàng của bạn về quá trình chuyển đổi

Thông báo cho khách hàng của bạn càng sớm càng tốt về việc thay đổi địa chỉ, sử dụng các công cụ liên lạc thông thường của bạn. Thêm thông báo vào trang web của bạn với các chi tiết của địa chỉ mới và ngày việc di chuyển sẽ có hiệu lực.

Hiểu sự khác biệt giữa quản lý tại chỗ và lãnh đạo ảo

Trong bối cảnh văn phòng truyền thống, nhân viên thường làm việc trong một số giờ nhất định để đổi lại một khoản tiền lương nhất định và người sử dụng lao động có thể dễ dàng theo dõi số giờ làm việc. Trong văn phòng ảo, kỳ vọng nên tập trung nhiều hơn vào kết quả mà nhân viên đang tạo ra, vì khó theo dõi những nỗ lực mà mọi người đang bỏ ra để thực hiện công việc của họ.

Các nhân viên sẽ không kết nối với nhau trong các phòng tại văn phòng, vì vậy, các nhà lãnh đạo nên thúc đẩy sự kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng hình thức họp trực tuyến và dành một chút thời gian trong các cuộc họp nhóm thường xuyên để nói về các kế hoạch không liên quan đến công việc.

Hãy rõ ràng về những gì bạn mong đợi

Rõ ràng với nhân viên của bạn về kỳ vọng của bạn sẽ giúp họ thành công trong môi trường làm việc ảo này. Đảm bảo rằng nhóm của bạn hiểu các mục tiêu của công ty và vai trò của họ trong việc hoàn thành các mục tiêu đó.

Các nhà lãnh đạo ảo thành công giao tiếp thường xuyên và có thể đoán trước được với nhân viên của họ về tiến độ và khối lượng công việc, mà không quá kiểm soát về quy trình. Nhân viên nên hiểu mong đợi của bạn về giờ làm việc, phản hồi yêu cầu và tham gia vào các hội thảo từ xa hoặc hội nghị truyền hình thường xuyên, nhưng họ cũng có thể cần trợ giúp trong việc thiết lập ranh giới cho chính họ, vì vậy họ không làm việc liên tục và có nguy cơ kiệt sức.

Đào tạo đội ngũ nhân viên của bạn sử dụng công nghệ một cách khôn ngoan

Thiết lập các hướng dẫn về cách nhóm của bạn sẽ sử dụng công nghệ trong các tình huống khác nhau và cho các mục đích khác nhau. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu nhân viên có thể truy cập bằng email trong giờ làm việc nhưng sử dụng tính năng nhắn tin nhanh hoặc gọi điện cho các vấn đề cần phản hồi nhanh.

Nhân viên nên tiếp tục tuân thủ các giao thức đã thiết lập về việc sử dụng CNTT của công ty và biết cách lưu trữ và bảo vệ dữ liệu công việc của họ, một cách an toàn trên thiết bị của họ và trên hệ thống lưu trữ đám mây của công ty.

G Office là một trong những nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín hàng đầu TPHCM. Ngoài các văn phòng ảo, chúng tôi cung cấp các gói thuê linh hoạt cạnh tranh, các dãy văn phòng coworking được trang bị đầy đủ tiện nghi, các phòng họp và đào tạo được trang bị đầy đủ, Wi-Fi tốc độ cao, dịch vụ CNTT chuyên nghiệp, v.v. Để thuê không gian văn phòng ảo ở quận 1, quận 3 hay Tân Bình, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!

HOTLINE: 028 222 00 919