Văn phòng truyền thống có phải là văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Câu trả lời mà G Office cung cấp sẽ ít nghiêng về khía cạnh quy mô doanh nghiệp của bạn, mà nhiều hơn về tốc độ tăng trưởng và thái độ của bạn đối với sự linh hoạt, kiểm soát và bản sắc. Tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về văn phòng truyền thống là gì trong hướng dẫn đơn giản này nhé.
Văn phòng truyền thống là gì?
Theo truyền thống, loại hình văn phòng này không nhất thiết có nghĩa là truyền thống về mặt thiết kế. Chúng tôi muốn nói đến truyền thống trong cách bạn thuê văn phòng và truyền thống trong cách bạn làm việc.
Văn phòng truyền thống có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Cách thuê truyền thống
Trước đây, nếu bạn không muốn mua, hầu như cách sắp xếp duy nhất có sẵn để đảm bảo không gian văn phòng cho doanh nghiệp của bạn là thông qua hợp đồng thuê. Nó vẫn là một lựa chọn khôn ngoan cho nhiều doanh nghiệp, nhưng nó không phải là lựa chọn duy nhất.
Vậy loại hình doanh nghiệp nào phù hợp với hình thức thuê văn phòng truyền thống?
- Các doanh nghiệp lâu đời: Một doanh nghiệp lâu đời và hiểu rõ nhu cầu của mình sẽ không bị bất ngờ trước sự tăng trưởng hoặc thu hẹp đột ngột. Do đó, tính linh hoạt của không gian văn phòng và mong muốn tránh bị ràng buộc bởi các thỏa thuận dài hạn có thể không quan trọng bằng sự an toàn và chắc chắn (về địa điểm và hợp đồng). Điều đó làm cho một hợp đồng thuê một đặt cược tốt hơn.
- Các doanh nghiệp không có kế hoạch thay đổi địa điểm trong thời gian ngắn: Theo nguyên tắc chung, một văn phòng đủ dịch vụ sẽ là một lựa chọn tốt nếu bạn dự định ở lại cơ sở mới của mình không quá ba năm (mặc dù các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến tùy chọn dịch vụ tùy chọn phù hợp với bạn). Sau ba năm, các khoản tiết kiệm của một văn phòng cho thuê truyền thống làm cho nó trở thành một lựa chọn hiệu quả hơn về chi phí.
- Đối với các doanh nghiệp mà tiết kiệm dài hạn quan trọng hơn chi phí ngắn hạn: Văn phòng cho thuê truyền thống đòi hỏi chi phí ban đầu lớn hơn so với văn phòng dịch vụ (xem bên dưới). Nhưng một khi bạn đã đầu tư vào việc biến không gian thành của riêng mình, chi phí chung thường thấp hơn nhiều so với những gì bạn có thể phải trả với các loại văn phòng khác.
Một cách truyền thống để làm việc
Một văn phòng để gọi là của riêng bạn, đủ lớn để chứa toàn bộ đội ngũ nhân viên của bạn với một số phòng bổ sung để phát triển: đó có thể là tầm nhìn cổ điển về văn phòng, nhưng nó không phải là duy nhất. Văn phòng chia sẻ (hoặc không gian làm việc chung) đang ngày càng phổ biến với những người làm việc tự do hoặc doanh nghiệp nhỏ. Đổi lại việc chia sẻ không gian làm việc với các nhân viên và doanh nghiệp khác, bạn sẽ có được một không gian thân thiện, hiện đại điển hình, giá thuê tương đối thấp và các phòng họp có thể đặt trước, cho phép bạn cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nếu khách hàng gọi đến.
Vì vậy, với các lựa chọn thay thế linh hoạt, chung, tại sao các công ty lại thích không gian văn phòng truyền thống?
- Quyền riêng tư & bảo mật: Cộng đồng có thể là điều tuyệt vời, nhưng nếu bạn đang làm việc trong các dự án có tính chất nhạy cảm hoặc bạn là loại hình kinh doanh mà các thỏa thuận không tiết lộ thông tin là phổ biến, thì việc ngồi trong phòng của những người họ hàng xa lạ không phải là điều lý tưởng .
- Thoải mái: Không phải ai cũng là một con bướm xã hội. Khi bạn đang cân nhắc loại hình văn phòng nào phù hợp với mình, hãy xem cách trang điểm cho nhóm của bạn. Nếu đó là một nhóm chủ yếu hướng nội, hãy chọn một không gian văn phòng truyền thống sẽ phát huy thế mạnh của họ.
- Năng suất: Mặt khác, một nhóm gồm những người hướng ngoại và thích hòa đồng có thể tìm thấy rất nhiều cảm hứng trong một không gian làm việc chung đến mức khó khiến họ tập trung vào công việc hàng ngày. Nếu việc biết người của bạn đang ở đâu và khiến họ tập trung vào nhiệm vụ là điều khó khăn, thì một văn phòng truyền thống có thể hữu ích.
- Tiêu điểm: Không gian làm việc chung có thể gây ra những thách thức về tiếng ồn. Rốt cuộc, mọi người đều có quyền sử dụng điện thoại và một số nền văn hóa công sở coi âm nhạc là điều cần thiết để tạo ra bầu không khí làm việc hiệu quả. Nếu bạn cần kiểm soát môi trường của chính mình, hãy chọn một văn phòng truyền thống.
- Chào đón khách ghé thăm: Nếu doanh nghiệp của bạn là loại hình kinh doanh mà việc thăm viếng khách hàng và khách hàng là một thực tế hàng ngày của cuộc sống, thì bạn sẽ thấy việc kiểm soát môi trường mà họ bước vào dễ dàng hơn nhiều khi bạn chọn một hợp đồng thuê truyền thống thay vì một không gian làm việc chung.
- Bản sắc & văn hóa riêng: Việc tạo ra một bản sắc hoặc văn hóa công sở riêng biệt khó hơn nhiều khi bạn là một phần của một văn phòng chung lớn hơn. Với một văn phòng truyền thống, không gian là của riêng bạn, điều đó có nghĩa là việc biến nó thành một thứ mang DNA của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Những gì bao gồm trong một văn phòng truyền thống?
Kiểu hợp đồng thuê văn phòng truyền thống
Nó phụ thuộc vào các điều khoản của hợp đồng thuê (không phải văn phòng nào cũng được đưa ra thị trường theo cùng một cách) nhưng không gian văn phòng cho thuê truyền thống thường được giao trong điều kiện sàn trống. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần thêm đồ đạc và phụ kiện, mặc dù giá bạn phải trả cho hợp đồng thuê sẽ phản ánh điều đó.
Do đó, những điều cần suy nghĩ khi thiết lập một không gian văn phòng truyền thống có thể bao gồm:
- Vách ngăn tạo phòng họp, phòng làm việc cá nhân, khu pantry,..
- Hệ thống cáp CNTT và kết nối internet
- Nội thất văn phòng
- Thiết bị nghe nhìn
- Thiết bị nhà bếp
- Viễn thông
Các loại văn phòng truyền thống
Trường hợp truyền thống áp dụng cho cách bạn làm việc chứ không phải cách bạn thuê (tức là không gian không chung), những gì được cung cấp cùng với văn phòng sẽ phụ thuộc vào loại văn phòng bạn chọn:
- Một văn phòng đủ dịch vụ sẽ bao gồm hầu hết mọi thứ bạn cần để bắt đầu làm việc ngay từ ngày đầu tiên. Nó sẽ bao gồm đồ nội thất, điện, thiết bị nhà bếp và tùy thuộc vào từng văn phòng, cơ sở tiếp tân.
- Một văn phòng được quản lý cung cấp cho bạn tất cả các lợi ích của một văn phòng dịch vụ với khả năng bổ sung để lựa chọn các thông số kỹ thuật của không gian, mang đến cho bạn một văn phòng phù hợp chính xác với yêu cầu của bạn.
- Một văn phòng cho thuê thường cắt giảm chi phí bằng cách để lại đồ đạc và phụ kiện cho bạn. Như chúng ta đã thấy, điều đó có thể làm tăng chi phí ban đầu, nhưng sẽ mang lại hiệu quả đáng kể trong trung hạn dài hạn.
Văn phòng truyền thống có giá thuê bao nhiêu?
Như chúng tôi đã đề cập đến ở phần nội dung phía trên, khi bạn nhận một không gian văn phòng truyền thống nó sẽ là một sàn trống, không có bất cứ thế gì. Vì vậy, giá thuê của nó có thể sẽ rẻ hơn so với các loại hình văn phòng trọn gói đầy đủ trang thiết bị và dịch vụ đi kèm khác.
Tuy nhiên, đó chỉ là bề nổi trước mắt. Bạn cần phải biết rằng, khi thuê văn phòng truyền thống bạn sẽ phải tốn một khoản chi phí không hề nhỏ để đầu tư vào việc thiết kế, thi công và trang bị trang thiết bị văn phòng cần thiết. Bạn sẽ tốn một khoảng thời gian chết cho quá trình thi công này, ngoài ra, sau khi quá trình thi công hoàn tất, hằng tháng bạn còn phải chi tiền cho nhiều khoản phí dịch vụ khác nhau như: phí quản lý, phí vệ sinh, điện, nước, gửi xe, làm việc ngoài giờ,…
Như vậy, bạn có thể thấy rằng tổng chi phí thuê văn phòng truyền thống là không hề nhỏ, nhất là đối với các doanh nghiệp mới thành lập có ngân sách hạn chế, các startup non trẻ,…Vì thế, bạn cần cân nhắc ngân sách của doanh nghiệp mình trước khi quyết định chọn thuê văn phòng.
Có loại hình văn phòng nào tiết kiệm chi phí hơn so với văn phòng truyền thống hay không?
Câu trả lời chắc chắn là “Có” rồi. Hiện tại, thị trường cho thuê văn phòng có rất nhiều loại hình văn phòng khác nhau nhằm đáp nhu cầu của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau. Nếu ngân sách doanh nghiệp của bạn không cho phép việc thuê một văn phòng truyền thống, nhất là tại các vị trí đắc địa trung tâm TPHCM hay Hà Nội. Bạn hoàn toàn có thể suy xét các loại hình văn phòng linh hoạt mới mẻ đang rất được ưa chuộng gần đây như: Văn phòng trọn gói, chỗ ngồi làm việc hay văn phòng ảo cho các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình làm việc từ xa.
Doanh nghiệp bạn ở khu vực TPHCM và đang có nhu cầu tìm một dịch vụ cho thuê văn phòng giá rẻ tiết kiệm chi phí, vị trí “đẹp”, cung cấp trọn gói thiết bị và dịch vụ văn phòng. Hãy liên hệ ngay G Office! Chúng tôi có đầy đủ các loại hình văn phòng hiện đại và linh hoạt đang là xu hướng toàn cầu hiện nay. Chắc chắn bạn sẽ dễ dàng có được một sự lựa chọn hoàn hảo khi đến với G Office.
