Những điều cần cân nhắc để tối ưu hóa không gian làm việc kết hợp

Năm 2023 đang đến rất nhanh và cùng với đó, nhu cầu tối ưu hóa không gian làm việc kết hợp của bạn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Khi ngày càng có nhiều công nhân chấp nhận làm việc từ xa và sắp xếp văn phòng linh hoạt, người sử dụng lao động phải thực hiện các bước để đảm bảo rằng nơi làm việc kết hợp của họ cung cấp một môi trường năng suất và hiệu quả cho nhân viên.

Bài viết này sẽ thảo luận về những cân nhắc quan trọng để tối ưu hóa không gian làm việc kết hợp của bạn, giúp bạn tạo ra một môi trường hỗ trợ nhân viên văn phòng và nhân viên làm việc từ xa.

Tối ưu hóa không gian làm việc kết hợp của bạn

Dưới đây là một số mẹo thiết thực để giúp bạn tối ưu hóa không gian làm việc kết hợp của mình.

Hiểu được lợi ích của nơi làm việc kết hợp

Để tạo ra một nơi làm việc kết hợp thành công, hãy bắt đầu bằng cách hiểu những lợi ích. Không gian làm việc kết hợp cho phép linh hoạt hơn, cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ nơi nào hiệu quả nhất. Nó cũng giúp tiết kiệm chi phí đáng kể hơn do giảm diện tích văn phòng và ít chi phí đi lại hơn.

Khuyến khích sử dụng Coworking Space

Không gian làm việc chung –  coworking space cung cấp một cách tuyệt vời để thu hẹp khoảng cách giữa làm việc tại nhà và tại văn phòng. Chúng thường có giá hợp lý hơn so với không gian văn phòng truyền thống, cho phép nhân viên tận dụng mọi lợi ích của môi trường làm việc chuyên nghiệp mà không phải trả chi phí cao liên quan đến việc thuê.

Ngoài ra, coworking space thường có các tiện nghi như phòng họp, thiết bị in ấn và thậm chí cả các khu vực xã hội, đó là môi trường hoàn hảo để kết nối với các doanh nhân hoặc freelancer khác. Cân nhắc hợp tác với các không gian coworking tại địa phương hoặc đầu tư vào một không gian làm việc chung nếu ngân sách của bạn cho phép.

Với nhiều lợi ích ít được biết đến không phải lúc nào cũng rõ ràng ngay lập tức, có thể hữu ích khi sử dụng coworking space làm vườn ươm cho nơi làm việc kết hợp của bạn. Bằng cách này, nhân viên có thể làm quen với những lợi thế của nó trước khi cam kết hoàn toàn với khái niệm này.

Khuyến khích sử dụng Coworking Space để tối ưu hóa không gian làm việc kết hợp

Đánh giá nhu cầu của công ty bạn

Khi thiết kế nơi làm việc kết hợp của bạn, hãy đánh giá nhu cầu của công ty bạn và xác định kiểu thiết lập nào sẽ hỗ trợ nhân viên tốt nhất. Đánh giá quy mô nhóm của bạn, loại công việc họ đang thực hiện và sở thích của họ khi làm việc từ xa hoặc tại văn phòng.

Một khi bạn hiểu rõ nhân viên sẽ làm việc ở đâu và như thế nào, hãy thiết lập một hệ thống cho phép họ giao tiếp hiệu quả với nhau và với cấp quản lý. Điều này có thể bao gồm phần mềm hội nghị truyền hình, công cụ nhắn tin nhanh, nền tảng quản lý dự án và hệ thống chia sẻ tệp dựa trên đám mây.

Chọn công nghệ phù hợp cho nơi làm việc hỗn hợp của bạn

Công nghệ là một thành phần quan trọng của bất kỳ không gian làm việc kết hợp hiệu quả nào. Để đảm bảo một môi trường hiệu quả, hãy chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Ví dụ: một công ty phụ thuộc nhiều vào nhân viên làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau có thể được hưởng lợi từ phần mềm hội nghị truyền hình tiên tiến hơn. Đồng thời, một doanh nghiệp nhỏ có thể đầu tư vào một nền tảng quản lý dự án để đảm bảo giao tiếp hiệu quả.

Tạo một chương trình giới thiệu cho nhân viên từ xa

Khi chuyển đổi sang một nơi làm việc kết hợp, một chương trình giới thiệu là điều cần thiết để đảm bảo sự hòa nhập suôn sẻ của những nhân viên mới. Cùng với việc giới thiệu cho họ về văn hóa, quy trình và hệ thống của công ty, bạn cũng nên đảm bảo rằng họ hiểu cách sử dụng bất kỳ công cụ cộng tác nào có sẵn.

Đồng thời, hỗ trợ những nhân viên hiện tại, những người có thể cần trợ giúp để điều chỉnh vai trò tổ chức đang thay đổi của họ hoặc làm chủ công nghệ mới là điều cần thiết.

Thực hiện các chính sách và thủ tục phù hợp

Các chính sách và thủ tục phù hợp bao gồm thiết lập các quy tắc cơ bản về giờ làm việc và kỳ vọng, xác định các giao thức bảo mật để bảo vệ dữ liệu bí mật và thiết lập các hướng dẫn về giao tiếp và cộng tác.

Từ việc nên và không nên tổ chức các cuộc họp trực tuyến cho đến việc cấp cho nhân viên từ xa quyền truy cập vào các công cụ họ cần, việc triển khai các chính sách và quy trình phù hợp là điều cần thiết để chuyển đổi thành công sang một nơi làm việc kết hợp.

Đào tạo nhân viên của bạn về cách sử dụng công nghệ mới

Chìa khóa để chuyển đổi thành công sang môi trường làm việc kết hợp là đào tạo nhân viên của bạn cách sử dụng công nghệ mới. Đảm bảo họ hiểu các tính năng và chức năng của bất kỳ công cụ có sẵn nào cũng như các biện pháp bảo mật cho dữ liệu bí mật.

Ngoài ra, cung cấp hướng dẫn về cách cộng tác hiệu quả khi làm việc từ xa hoặc trong văn phòng. Điều này có thể bao gồm thiết lập hội nghị truyền hình, sử dụng nền tảng cộng tác trực tuyến và thiết lập quy trình liên lạc giữa các nhân viên.

Hãy xem xét sự khác biệt giữa nâng cao kỹ năng và đào tạo lại kỹ năng cho nhân viên làm việc từ xa và đào tạo cần thiết cho nhân viên tại văn phòng. Nâng cao kỹ năng đề cập đến việc nâng cao các kỹ năng hiện có, trong khi đào tạo lại kỹ năng liên quan đến việc học những kỹ năng mới.

Biết được khóa đào tạo nào phù hợp nhất với nhu cầu của từng nhân viên là một phần quan trọng để triển khai thành công.

Đảm bảo nơi làm việc kết hợp của bạn an toàn

Mặc dù chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này nhưng điều quan trọng là phải nhấn mạnh tầm quan trọng của bảo mật khi chuyển sang nơi làm việc kết hợp. Các tính năng bảo mật phải bao gồm mã hóa cho tất cả các tệp, mật khẩu mạnh cho tài khoản và hệ thống kiểm soát truy cập để ngăn chặn việc sử dụng trái phép dữ liệu bí mật.

Bạn cũng nên cung cấp đào tạo về an ninh mạng cho tất cả nhân viên. Điều này sẽ đảm bảo họ biết những rủi ro liên quan đến làm việc từ xa và hiểu các bước cần thiết để giữ an toàn cho dữ liệu của họ.

Nó cũng đề cập rằng các mức độ bảo mật khác nhau có thể cần thiết tùy thuộc vào loại dữ liệu được lưu trữ hoặc chia sẻ. Ví dụ: một công ty đầu tư bất động sản có thể yêu cầu mức độ bảo vệ cao hơn một công ty tiếp thị.

Tận dụng các giải pháp đám mây để giảm chi phí

Đã qua rồi cái thời đầu tư vào các giải pháp phần cứng hoặc phần mềm tốn kém. Nhờ điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và giảm chi phí duy trì cơ sở hạ tầng đắt đỏ.

Các giải pháp đám mây cũng có tính bảo mật cao và cung cấp khả năng mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Từ phần mềm kế toán dành cho chuyên gia tư vấn đến hệ thống quản lý dự án cho các nhóm làm việc từ xa, luôn có các giải pháp dựa trên đám mây phù hợp với mọi nhu cầu kinh doanh.

Tận dụng các giải pháp đám mây để giảm chi phí

Sử dụng phân tích và dữ liệu để cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định

Thu thập dữ liệu là chìa khóa để cho phép làm việc từ xa hiệu quả. Nó cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi hiệu suất của nơi làm việc kết hợp hơn. Bằng cách thu thập dữ liệu về năng suất của nhóm, sự cộng tác và sự hài lòng của khách hàng, bạn có thể thu được thông tin chi tiết có giá trị về cách thức hoạt động của chiến lược kết hợp của mình.

Bạn cũng có thể sử dụng phân tích để xác định các xu hướng và mẫu có thể giúp cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. 

Ví dụ: giả sử bạn nhận thấy mức độ hài lòng của khách hàng giảm khi nhân viên làm việc từ xa.

Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm hoặc tăng trách nhiệm giải trình bằng cách giới thiệu các số liệu hiệu suất mạnh mẽ hơn.

Dù giải pháp có thể là gì, tất cả đều bắt đầu bằng cách xác định vấn đề thông qua dữ liệu. Với các công cụ phân tích phù hợp, bạn có thể mở khóa những hiểu biết sâu sắc hơn về nơi làm việc kết hợp của mình và sử dụng chúng để điều chỉnh và tối ưu hóa để đạt được thành công.

Hỗ trợ sức khỏe của nhân viên thông qua lập kế hoạch linh hoạt và cân bằng khối lượng công việc

Một nơi làm việc kết hợp không chỉ tăng hiệu quả mà còn thúc đẩy hạnh phúc của nhân viên.

Điều này có nghĩa là cho phép nhân viên đặt giờ của họ và mang lại sự linh hoạt khi khối lượng công việc trở nên quá nặng. Nó cũng liên quan đến việc hỗ trợ nhân viên bằng các nguồn lực họ cần để duy trì động lực và làm việc hiệu quả, chẳng hạn như tiếp cận các dịch vụ sức khỏe tâm thần hoặc các lớp học thiền.

Chống lại sự cô đơn và cô lập cũng có thể là một thách thức ở những nơi làm việc hỗn hợp. Không gian làm việc chung, diễn đàn trực tuyến và các sự kiện xã hội ảo có thể hữu ích trong việc giải quyết vấn đề này.

Ưu tiên sự đa dạng và hòa nhập trong nơi làm việc kết hợp của bạn

Sự đa dạng và hòa nhập là rất quan trọng để tạo ra một nơi làm việc kết hợp thành công. Bằng cách tuyển dụng các thành viên trong nhóm từ các nền tảng khác nhau, bạn có thể hưởng lợi từ các quan điểm và bộ kỹ năng khác nhau, cũng như hiểu rõ hơn về nhu cầu của cơ sở khách hàng đa dạng của mình.

Giả sử một công ty chuyên xây dựng các công trình và tòa nhà vật lý đang chuyển đổi hoạt động của mình sang một nơi làm việc kết hợp. Công ty nhận được sơ yếu lý lịch của một công nhân xây dựng cho thấy người nộp đơn đã có kinh nghiệm làm việc từ xa.

Trải nghiệm này bao gồm việc giúp tạo các bản thiết kế ảo và mô phỏng các tòa nhà vật lý, đây có thể là một tài sản tuyệt vời tại nơi làm việc kết hợp mới.

Mặc dù đây là một tình huống bất thường, nhưng nó có thể mang lại lợi ích cho công ty. Ứng viên này đã chứng minh rằng họ có thể làm việc từ xa và có thể có kiến ​​thức cụ thể về việc quản lý các công trường xây dựng từ xa. Ngoài ra, kinh nghiệm xây dựng cấu trúc vật chất của người đó có thể là một tài sản khi chuyển sang nơi làm việc kết hợp vẫn yêu cầu một số yếu tố tại chỗ.

Điều cần thiết là phải luôn cởi mở khi tuyển dụng cho một nơi làm việc hỗn hợp và xem xét những ứng viên có thể không phù hợp với khuôn mẫu truyền thống nhưng có thể mang đến những bộ kỹ năng hoặc kinh nghiệm độc đáo.

Tập trung vào giao tiếp và kết nối giữa các nhân viên

Trong một nơi làm việc hỗn hợp, việc duy trì kết nối với các thành viên trong nhóm và duy trì các đường dây liên lạc cởi mở là điều cần thiết. Điều này có thể bao gồm đăng ký thường xuyên hoặc nghỉ giải lao ảo cho phép nhân viên xây dựng mối quan hệ trong một môi trường thân mật.

Tập trung vào giao tiếp và kết nối giữa các nhân viên để tối ưu hóa không gian làm việc kết hợp

Cung cấp các cơ hội chia sẻ kiến ​​thức, chẳng hạn như hội thảo trực tuyến hoặc các dự án liên chức năng, cũng rất cần thiết. Điều này có thể giúp đảm bảo mọi người đều thống nhất về các mục tiêu và mục tiêu, đồng thời thúc đẩy ý thức cộng đồng giữa các thành viên trong nhóm từ xa.

Cuối cùng, tạo các kênh phản hồi để nhân viên cảm thấy được lắng nghe và các đề xuất của họ được xem xét. Điều này có thể giúp ích rất nhiều trong việc tạo ra một nền văn hóa hấp dẫn trong nơi làm việc kết hợp của bạn, khuyến khích sự đổi mới và hỗ trợ tăng trưởng.

Phần kết luận

Những nơi làm việc kết hợp thành công nhất đã cân bằng được nhu cầu cộng tác và kết nối trực tiếp của nhân viên đồng thời cung cấp sự linh hoạt cần thiết cho những người làm việc từ xa. Điều này cho phép các công ty tận dụng không gian vật lý hiện có của họ và nhanh chóng tăng hoặc giảm quy mô theo những thay đổi về nhu cầu.

Bất chấp những thách thức của nó, việc nắm lấy một nơi làm việc kết hợp là điều cần thiết nếu doanh nghiệp của bạn muốn duy trì tính cạnh tranh trong bối cảnh không gian văn phòng linh hoạt và làm việc từ xa luôn thay đổi.

Với việc lập kế hoạch và triển khai cẩn thận, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể tạo ra một nơi làm việc kết hợp hiệu quả phù hợp với nhu cầu của họ.

Tin liên quan

Scroll to Top