Kể từ sau đại dịch, các doanh nghiệp và chuyên gia đã có những thay đổi mạnh mẽ trong cách họ quản lý hoạt động kinh doanh. Nhu cầu bảo vệ sức khỏe của nhân viên đã mở đường cho việc sắp xếp và môi trường làm việc linh hoạt hơn. Hiện tại, không gian làm việc chung là không gian làm việc phổ biến nhất được các công ty có quy mô khác nhau sử dụng để tối đa hóa tiềm năng của nơi làm việc và giảm chi phí chung.
Tuy nhiên, việc sở hữu một không gian làm việc chung có những thách thức của nó, đặc biệt là khi bạn phải phục vụ cho các chuyên gia đến từ các tầng lớp xã hội khác nhau và làm việc cho các công ty khác nhau. Nếu bạn sở hữu một không gian làm việc chung, gần như không thể phủ nhận rằng việc điều hành nó một mình sẽ rất khó khăn vì có nhiều trách nhiệm đi kèm với việc quản lý một không gian.
Do đó, sự hỗ trợ của người quản lý cộng đồng không gian làm việc chung sẽ rất hữu ích. Một số chủ sở hữu sẽ nghĩ rằng việc thuê một người sẽ chỉ làm tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp, nhưng đó chỉ là do họ không nắm bắt đầy đủ những gì một người quản lý cộng đồng không gian làm việc chung có thể làm.
Dưới đây là danh sách những gì người quản lý coworking space tuyệt vời này có thể mang lại.
Những nhiệm vụ của một người quản lý coworking space
1. Quản lý cơ sở làm việc chung
Tùy thuộc vào quy mô và kinh phí của doanh nghiệp coworking của bạn, các dịch vụ và thiết bị họ cung cấp có thể khác nhau. Một số không gian chỉ đủ cho một nhân viên hoàn thành các công việc hàng ngày, chẳng hạn như Wi-Fi tốt và bàn làm việc, trong khi những không gian khác được trang bị hàng loạt thiết bị như máy tính, máy in, máy chiếu kỹ thuật số, v.v.
Các nhà quản lý cộng đồng không gian làm việc chung đảm bảo rằng tất cả những thứ này được bảo trì tốt, được bổ sung bất cứ khi nào cần thiết và sẵn sàng để sử dụng và tiêu dùng. Không chỉ vậy, người quản lý còn có thể liên hệ với nhà cung cấp, kỹ thuật viên dịch vụ và nhân viên CNTT nếu một số thiết bị gặp sự cố ngoài chuyên môn của người quản lý.
Vì vậy, về cơ bản, người quản lý cộng đồng không gian làm việc chung sẽ đảm bảo cơ sở của bạn và các tiện nghi của nó luôn hoạt động trơn tru.
2. Sắp xếp tư cách thành viên
Hầu hết các không gian làm việc chung hoạt động trên cơ sở thành viên, nghĩa là người quản lý sẽ đóng vai trò là nhân viên lễ tân, người sẽ sắp xếp tư cách thành viên cho khách hàng quen và tiếp thị doanh nghiệp cho các công ty khác.
Là một phần của trách nhiệm này, các nhà quản lý không gian làm việc chung phải biết tất cả các tỷ lệ và hình thức thành viên mà doanh nghiệp của họ có, đồng thời có thể giải thích điều đó cho khách hàng tiềm năng theo cách khiến họ bị thu hút bởi dịch vụ.
Ngoài ra, đôi khi họ cũng có thể trả lời các cuộc gọi và yêu cầu. Trả lời các câu hỏi như “Chi phí đăng ký là bao nhiêu?” và “Tôi có thể thanh toán bằng thẻ ghi nợ tiền điện tử không?” là những ví dụ hoàn hảo cho phần nhiệm vụ này.
3. Lên kế hoạch cho các sự kiện khác nhau cho các thành viên
Một trong những mục tiêu của việc thành lập không gian làm việc chung là để nhân viên từ các công ty khác nhau tương tác, phát triển mối quan hệ cùng có lợi và học hỏi lẫn nhau.
Để ngăn họ gặp khó khăn khi thực hiện công việc thông thường trong một môi trường khác thường, các nhà quản lý cộng đồng không gian làm việc chung chịu trách nhiệm lập kế hoạch, chuẩn bị và đưa vào hoạt động các hoạt động và sự kiện vui nhộn sẽ cho phép đồng nghiệp gắn kết và tương tác.
Nói tóm lại, những người quản lý cộng đồng coworking space chịu trách nhiệm về các hoạt động giải trí sẽ thúc đẩy một môi trường nơi các đồng nghiệp có thể trao đổi ý kiến. Họ có thể trở thành cô dâu cho phép các công ty tương ứng của các thành viên hợp tác.
4. Quản lý ngân sách cho không gian làm việc chung của bạn
Với nhiều dịch vụ mà một không gian làm việc chung có thể cung cấp, ngân sách được sắp xếp hợp lý là điều bắt buộc, đặc biệt là khi doanh nghiệp chuẩn bị báo cáo tài chính. Một vai trò của người quản lý cộng đồng không gian làm việc chung là quản lý ngân sách của doanh nghiệp, ủy thác số tiền liên quan đến từng bộ phận trong không gian làm việc chung.
Điều này có thể giúp xác định tiềm năng tăng trưởng. Ví dụ, giả sử rằng vào cuối quý đầu tiên còn lại một số tiền. Bạn có thể sử dụng số tiền dư đó để thiết lập chương trình phần thưởng cho khách hàng thân thiết như phần thưởng tìm nạp để có thể thu hút thành viên mới. Bằng cách theo dõi ngân sách của bạn, người quản lý cộng đồng sẽ biết liệu đây có phải là một tùy chọn hay không.
5. Đảm bảo rằng cơ sở được giữ sạch sẽ
Có vẻ như không phải như vậy, nhưng không gian văn phòng hoàn toàn sạch sẽ góp phần đáng kể vào năng suất của nhân viên. Mặc dù việc thuê người gác cổng có thể hoàn thành công việc thực tế, nhưng điều quan trọng là phải có một người khác có khả năng giám sát công việc của họ. Điều này giúp đảm bảo rằng không gian làm việc chung không có bất kỳ bụi bẩn gây mất tập trung nào có thể làm gián đoạn hiệu quả công việc.
Ngoài ra, người quản lý cộng đồng coworking space còn có trách nhiệm truyền bá giá trị sạch sẽ trong nhân viên. Họ có thể làm điều này thông qua định hướng về các quy tắc của không gian làm việc chung liên quan đến việc xử lý rác thải và sử dụng thiết bị, cũng như việc duy trì không gian làm việc cá nhân của họ.
Điều cần thiết là họ không chỉ dựa vào những người giúp việc dọn dẹp trong nhà để dọn dẹp sau mớ hỗn độn của họ mà còn phải học cách dọn dẹp bản thân và không gian họ đang làm việc.
6. Biến công việc thành một trải nghiệm đáng giá cho nhân viên
Một trong nhiều lý do khiến không gian làm việc chung trở thành xu hướng hiện nay là môi trường làm việc vui vẻ và thú vị, nơi chúng ta tham gia vào nhiều hoạt động với những người cùng chí hướng. Người quản lý cộng đồng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các hoạt động này được lên kế hoạch kỹ lưỡng, bao gồm các trò tiêu khiển cho phép nhân viên lấy lại năng lượng, giao lưu và kết bạn.
Các hoạt động phổ biến thường được thực hiện trong không gian làm việc chung bao gồm các lớp học yoga và giờ hạnh phúc được chỉ định, nơi nhân viên có thể có một chút thời gian dành cho “tôi” và xả stress.
Làm cho trải nghiệm của nhân viên trở nên đáng giá cũng liên quan đến việc học hỏi bên ngoài màn hình của họ. Các nhà quản lý có thể tổ chức các cuộc hội thảo và hội nghị thú vị và bổ ích với các diễn giả chính xuất sắc. Tất nhiên, những sự kiện này không tự tổ chức; tùy thuộc vào người quản lý cộng đồng để làm cho chúng xảy ra.
7. Đóng vai trò đại diện cho coworking space trước công chúng
Phần lớn nỗ lực để công chúng biết đến một không gian làm việc chung là do người quản lý cộng đồng đảm nhận. Mục tiêu là thâm nhập vào các cộng đồng và khiến họ tin rằng không gian làm việc chung là cần thiết để thúc đẩy năng suất tại nơi làm việc.
Các nhà quản lý cộng đồng đưa doanh nghiệp tiến một bước gần hơn đến việc hiện thực hóa mục tiêu này bằng cách triển khai các chương trình tiếp cận cộng đồng có sự tham gia của cộng đồng rộng lớn hơn, thúc đẩy cảm giác hòa nhập và nâng cao nhận thức về sự tồn tại của một không gian có khả năng giải trí cho tất cả các loại nhân viên. Các nhà quản lý cộng đồng cũng có thể hỗ trợ cập nhật blog của công ty một cách thường xuyên. Thông báo cho công chúng về lợi ích của việc đầu tư vào một không gian làm việc chung không chỉ đơn thuần là sử dụng các chiến lược tiếp thị thông thường, đặc biệt là xem xét các mục tiêu dài hạn của bạn.
Thuê người quản lý cộng đồng coworking space: ưu và nhược điểm
Giống như bất kỳ tài sản nào khác được đưa vào công ty, việc thuê người quản lý cộng đồng không gian làm việc chung có những ưu và nhược điểm.
Ưu điểm
Một trong những điều tốt khi có người quản lý cộng đồng là nó giảm khối lượng công việc mà chủ sở hữu một mình cố gắng đảm nhận. Nếu không gian làm việc chung của bạn không quá lớn và chỉ phục vụ cho một vài nhân viên, có vẻ như việc bổ nhiệm một người quản lý sẽ không cần thiết.
Tuy nhiên, điều tương tự không thể xảy ra khi bạn cho thuê toàn bộ tòa nhà cho hàng trăm nhân viên từ các công ty khác nhau đổ xô đến làm việc. Các trách nhiệm được tăng cường khi bạn hoạt động trên quy mô lớn hơn, điều này đòi hỏi phải có thêm một nhóm hỗ trợ để giúp bạn quản lý các hoạt động của mình.
Ngoài ra, việc thuê một người quản lý cộng đồng giúp bạn mua thời gian; thời gian bạn có thể sử dụng để xem xét các khía cạnh khác của doanh nghiệp và hiệu chỉnh lại toàn bộ hoạt động của mình. Giao phó một số trách nhiệm nhất định cho người khác có thể thực hiện chúng tốt là một câu trả lời Có! đối với chủ sở hữu coworking space, đặc biệt khi có nhiều quyết định đòi hỏi tư duy phản biện sâu rộng và kỹ năng quản lý cấp cao.
Nhược điểm
Mặt khác, việc thuê một người quản lý cộng đồng đồng nghĩa với nhiều chi phí hơn. Bạn cần thực hiện một số kế hoạch tài chính nghiêm túc để xem liệu khoản đầu tư này có phù hợp với không gian làm việc chung của bạn hay không.
Ngoài ra, có một người quản lý cộng đồng có nghĩa là chỉ định một người có cấp thẩm quyền cụ thể để giám sát các hoạt động kinh doanh. Điều này có thể rủi ro và thậm chí gây hại cho doanh nghiệp của bạn nếu người bạn thuê không phù hợp với vai trò này. Điều này làm cho việc tuyển dụng và lựa chọn ứng viên phù hợp trở nên tối quan trọng.
Tìm ở đâu và cách chọn nhà quản lý cộng đồng coworking space tốt nhất
Bây giờ bạn đã biết trách nhiệm của một người quản lý cộng đồng, bạn có thể tự hỏi mình có thể tìm người phù hợp cho công việc ở đâu.
Chà, trước tiên bạn cần tìm kiếm một nguồn ứng viên đáng tin cậy, chẳng hạn như một trang tuyển dụng có uy tín. Các trang web như Careerbuilder, Fiverr và Upwork là những nơi tuyệt vời để tìm người quản lý lý tưởng của bạn, nhưng nó không dễ như bạn nghĩ.
Để đảm bảo rằng vốn của bạn không bị lãng phí bằng cách thuê bất kỳ loại người quản lý nào, người quản lý cộng đồng mà bạn nên thuê là người có sở trường giao tiếp với mọi người. Một không gian làm việc chung phụ thuộc vào sự giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên, đảm bảo rằng họ đang làm việc để hoàn thành mục tiêu của mình đồng thời phát triển mối quan hệ hài hòa với những người từ các ngành khác. Như vậy, người quản lý mà bạn đang tìm kiếm phải là người biết cách hòa hợp với những nhân viên đến từ các nền văn hóa và nền tảng khác nhau.
Người quản lý cộng đồng của bạn cũng nên biết cách chịu trách nhiệm về các quyết định của mình, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải chịu trách nhiệm về một kế hoạch thất bại.
Cuối cùng, một người quản lý cộng đồng giỏi là người có kỹ năng tổ chức đặc biệt. Hầu hết các trách nhiệm của người quản lý cộng đồng xoay quanh việc đảm bảo rằng mọi thứ được tổ chức và lên kế hoạch theo T.
Tóm lại:
Việc thuê một người quản lý cộng đồng là lý tưởng theo nhiều cách, đặc biệt là với trách nhiệm của chủ sở hữu trong việc quản lý một không gian làm việc chung. Tuy nhiên, đó không phải là điều nên làm trong mọi trường hợp, vì nó có thể có lợi hoặc không có lợi cho doanh nghiệp.
Ít nhất, nếu bạn là chủ sở hữu có ý định thuê người quản lý cộng đồng, hãy đảm bảo rằng bạn đang tuyển dụng người phù hợp với tiêu chí và có thể là tài sản quý giá cho không gian làm việc chung của bạn.