Kiến thức văn phòng, Tin tức

Hiểu về dịch vụ văn phòng ảo từ A- Z

Làm việc từ xa đã biến từ một xu hướng thích hợp của các công ty khởi nghiệp công nghệ ở Thung lũng Silicon – Hoa Kỳ, trở thành một hình thức làm việc được chấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới. Trên thực tế theo số liệu thống kê, trong 12 tháng tính đến tháng 12 năm 2019, số người chủ yếu làm việc tại nhà ở Anh là 1,7 triệu người, và con số này đã tăng lên 8,7 triệu.

Cuộc khảo sát bao gồm giai đoạn dẫn đến bước nhảy vọt lớn trong việc triển khai hình thức làm việc tại nhà mà đại dịch COVID-19 đã mang lại. Nhưng rất lâu trước khi bùng phát, các dịch vụ văn phòng ảo đã nổi lên, theo kịp sự gia tăng của số lượng nhân viên làm việc từ xa.

Vậy việc thuê dịch vụ văn phòng ảo có ý nghĩa như thế nào trong thực tế và nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không? Hãy xem hthông tin đầy đủ của chúng tôi về dịch vụ văn phòng ảo.

Dịch vụ văn phòng ảo là gì?

Phổ biến với tất cả mọi người từ các công ty mới thành lập đến các công ty đa quốc gia, dịch vụ văn phòng ảo cung cấp cho mọi người thuê một địa chỉ văn phòng cố định cách xa nơi họ thực sự làm công việc của mình.

Ý tưởng về dịch vụ văn phòng ảo đã có từ rất lâu – ban đầu nó được doanh nhân Ralph Gregory hiện thực hóa vào năm 1995, kể từ đó, văn phòng ảo đã thu hút được rất nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu nhảy vào, bởi tiềm năng phát triển mạnh mẽ của nó.

Lợi ích của văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo mang lại rất nhiều lợi ích cho các công ty cũng như doanh nhân, nhưng đây là những điểm thu hút nhất:

Một địa chỉ kinh doanh ảo

Trong những ngày đầu hoạt động kinh doanh, nhiều chủ sở hữu sẽ làm việc tại nhà. Tuy nhiên, để thu hút những khách hàng tốt nhất, họ có thể cần một địa chỉ uy tín hơn – vấn đề đơn giản là họ không đủ tiền để mua một bất động sản làm văn phòng, cũng rất khó khăn để có thể thuê văn phòng làm việc tại các khu vực trung thành phố lớn đắt đỏ.

Nhờ vào sự xuất hiện của dịch vụ văn phòng ảo, các chủ doanh nghiệp hoặc người làm việc tự do có thể tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách chỉ cần trả tiền thuê cho một địa chỉ kinh doanh ảo tại một vị trí đắc địa của thành phố và sau đó bạn có thể sử dụng địa chỉ đó trong việc đăng ký kinh doanh, tiếp nhận thư từ và tiếp thị tới khách hàng tiềm năng.

Dịch vụ tiếp nhận và chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, nếu bạn đang trả tiền cho một địa chỉ công ty ảo bạn sẽ có thêm nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của mình, bạn sẽ sử dụng địa chỉ đó trong email, danh thiếp, website, tài liệu quảng cáo của mình,… Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng và đối tác bắt đầu liên hệ với bạn tại địa chỉ ảo đó?

Chính vì lý do này mà hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng cũng sẽ cung cấp dịch vụ tiếp nhận và chuyển tiếp thư, bưu phẩm như một phần của gói dịch vụ văn phòng ảo. Họ sẽ chuyển tiếp thư từ và bưu phẩm mà đối tác, khách hàng, hay các cơ quan Thuế,… gửi cho doanh nghiệp của bạn, đến địa chỉ riêng mà doanh nghiệp bạn đã đăng ký với nhà cung cấp, hoặc họ cũng có thể mở và scan các bức thư của bạn rồi gửi qua email nếu bạn yêu cầu.

Một đội ngũ lễ tân được đào tạo chuyên nghiệp

Dịch vụ chuyển tiếp thư rất tốt cho thư từ bằng văn bản, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng và đối tác bắt đầu gọi đến văn phòng ảo của bạn hoặc muốn có một cuộc hẹn gặp gỡ trực tiếp tại đây?

Hầu hết các gói dịch vụ văn phòng ảo sẽ bao gồm một nhân viên lễ tân được đào tạo đầy đủ, người sẽ có thể thay mặt bạn xử lý các cuộc gọi, nhận đặt lịch phòng họp, tiếp đón và hướng dẫn khách của bạn đến văn phòng trước khi bạn đến. Vì vậy, ngay cả khi bạn không ở văn phòng đó, khách hàng của bạn vẫn sẽ được tận hưởng một trải nghiệm hoàn toàn chuyên nghiệp.

Sử dụng phòng họp hiện đại

Trong nhiều gói dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp của bạn sẽ được sử dụng các phòng họp chuyên nghiệp tại địa chỉ này khi đặt lịch trước. Như vậy, dù doanh nghiệp của bạn không làm việc tại đây, hoặc vận hành đội ngũ nhân viên công ty theo hình thức làm việc từ xa. Thì vẫn có thể sử dụng không gian phòng họp cho các cuộc họp nội bộ công ty hoặc với đối tác, khách hàng.

Mỗi địa chỉ văn phòng ảo thường có rất nhiều doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ, vì vậy, nhân viên lễ tân sẽ là người giúp tiếp nhận và điều phối lịch sử dụng phòng họp một cách hợp lý, để tất cả các doanh nghiệp đều có thể sử dụng.

Bạn có cần một địa chỉ công ty ảo?

Thuê văn phòng tại một khu vực có uy tín của một thành phố lớn rất có thể nằm ngoài dự tính đối với hầu hết các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ. Đầu vòng đời kinh doanh, tài chính của bạn sẽ eo hẹp và bạn cần phải cẩn thận trong mọi khoản chi tiêu. Việc giảm ngân sách của bạn vào một văn phòng hào nhoáng ở vị trí trung tâm là điều khó có thể biện minh, bởi vì nó quá đắt đỏ và đối với phần lớn hoạt động hàng ngày của bạn, bạn không thực sự cần đến nó.

Thế nhưng doanh nghiệp của bạn cần phải thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp để tạo sự uy tín trong mắt khách hàng và đối tác, và một địa chỉ ngẫu nhiên ở vùng ngoại ô sẽ khó giúp bạn có được điều đó. Vì vậy, một địa chỉ văn phòng ảo với chi phí nhỏ hơn rất nhiều là giải pháp lời lý tưởng. Một địa chỉ văn phòng ảo ở vị trí trung tâm thành phố có nghĩa là bạn vẫn nhận được tất cả các điều kiện thuận lợi để phát triển doanh nghiệp, nhưng chỉ với một phần nhỏ chi phí. Nó giúp doanh nghiệp của bạn đảm bảo tạo nên dấu ấn với khách hàng tiềm năng về sự chuyên nghiệp và khiến họ sẵn sàng hợp tác kinh doanh với bạn hơn.

Dịch vụ văn phòng ảo linh hoạt và tiết kiệm chi phí

Tính linh hoạt cũng là một lợi ích chính. Theo một cuộc khảo sát từ năm 2019, 40% người làm việc từ xa coi lịch trình linh hoạt của họ là lợi ích lớn nhất của việc làm việc từ xa. Đứng sau nó trong danh sách là khả năng làm việc từ mọi vị trí. Các giải pháp văn phòng ảo có nghĩa là bạn có được một địa chỉ làm việc có giá trị mà không bị ràng buộc về mặt vật lý với vị trí đó mọi lúc.

Việc giảm chi phí hành chính cũng là một điểm cộng lớn. Trong bất kỳ doanh nghiệp tinh gọn nào, chi phí tuyển dụng sẽ tập trung vào việc thuê các chuyên gia để giúp tăng trưởng, thay vì tuyển dụng nhân viên quản trị. Nhưng điều đó để lại một lỗ hổng trong hoạt động hàng ngày của công ty. Sự hỗ trợ tận tình mà nhân viên lễ tân văn phòng ảo có thể cung cấp đồng nghĩa với việc lỗ hổng này được che lấp, vì vậy bạn nhận được trợ giúp trong việc quản lý hậu cần văn phòng mà không cần phải tốn kém.

Văn phòng ảo có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Nhưng liệu một văn phòng ảo có phù hợp với bạn? Tất nhiên, không có một quy mô nào phù hợp với tất cả và việc chồng chéo các lợi ích của văn phòng ảo lên các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khách hàng của bạn là điều bạn cần chú ý. Điều đó nói rằng, việc thiết lập trụ sở ảo có thể phù hợp cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Công ty khởi nghiệp

Khi một doanh nghiệp đang trong giai đoạn khởi đầu và lợi nhuận chưa bắt đầu đến, thì một địa chỉ kinh doanh ảo là lý tưởng. Nếu không có hợp đồng dài, bạn sẽ có thể hưởng lợi từ một địa chỉ uy tín mà không bị căng thẳng về tài chính.

Nhà thầu và nhà tư vấn

Mặc dù thu hút các khoản phí và sự quan tâm lành mạnh từ các tập đoàn lớn, nhiều nhà thầu và nhà tư vấn làm việc tại nhà, thay vì có văn phòng trung tâm. Nhưng không có địa chỉ thành phố có thể khiến khách hàng tiềm năng khó khăn trong việc tiếp cận và có thể họ phải suy nghĩ lại.

Một văn phòng ảo sẽ mang lại sự yên tâm cho khách hàng mà không buộc nhà thầu hoặc nhà tư vấn phải thực hiện một cách thức làm việc đã được chứng minh và thực tế.

Các doanh nghiệp lớn hơn đang có nhu cầu mở rộng quy mô ở thành phố mới

Các doanh nghiệp lớn hơn cũng có thể được hưởng lợi, đặc biệt nếu họ đang muốn mở rộng và có tham vọng hoạt động trên quy mô toàn cầu. Có được sự hiện diện ở các thành phố lớn thực sự quan trọng, với các trung tâm kinh tế tài chính ở nước ta như Hà Nội và TP.HCM nổi bật về uy tín trong mắt khách hàng và nhà đầu tư.

Điều quan trọng đối với một công ty có tầm nhìn quốc tế là có thể thiết lập cơ sở tại các thành phố quan trọng, nhưng trong khi một văn phòng toàn diện có thể quá đắt, thì một văn phòng ảo sẽ tạo nên một lá cờ đầu cho thương hiệu của bạn ở vị trí bạn chọn.

Bạn có nên tìm gì trong một văn phòng ảo cho doanh nghiệp?

Đối với bất kỳ chi phí kinh doanh nào, nếu bạn quyết định thuê một địa chỉ kinh doanh, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa khoản đầu tư của mình. Do đó, bạn nên thực hiện một số nghiên cứu về bất kỳ hoạt động văn phòng ảo tiềm năng nào mà bạn đang nghĩ đến việc hợp tác cùng.

Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn chọn một không gian địa chỉ ảo phù hợp với yêu cầu của mình. Mặc dù một số văn phòng ảo có thể cung cấp một gói dịch vụ rất tươm tất, cơ sở vật chất đầu tư chuyên nghiệp, nhưng nếu địa chỉ đó không giúp nâng cao nhận thức về doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng, thì nó có thực sự xứng đáng với số tiền của bạn không? Thay vào đó, hãy đặt uy tín của địa chỉ lên đầu danh sách của bạn.

Giá thuê văn phòng ảo là bao nhiêu?

Chi phí của một văn phòng ảo có thể khác nhau rất nhiều, tùy thuộc vào thành phố và nhà cung cấp bạn đã chọn. Về vị trí, các thành phố quan trọng trong nước như Hài Nội và TP.HCM sẽ có giá cao hơn các thành phố khác. Ví dụ, một không gian văn phòng ảo ở TP.HCM có thể gấp đôi chi phí của một văn phòng ảo ở TP. Cần Thơ.

Tương tự như vậy, cấu trúc định giá từ các nhà cung cấp không gian làm việc ảo có thể khác nhau, vì vậy, điều quan trọng là bạn phải thực sự hiểu những gì bạn nhận được trước khi đặt bút ký vào hợp đồng thuê văn phòng ảo. Ví dụ, tại G Office, chúng tôi cung cấp nhiều gói dịch vụ với các mức giá khác nhau, để phù hợp với các ngân sách khác nhau của các doanh nghiệp. Loại tiếp cận này cho phép bạn chọn cấp độ dịch vụ phù hợp với mình, trong khi vẫn đảm bảo bạn tận dụng được địa chỉ ảo với mức giá cạnh tranh.

Tương lai của văn phòng ảo

Bây giờ chúng ta đã xem xét những lợi ích của không gian ảo đối với doanh nghiệp, cũng như những gì cần tìm khi lựa chọn không gian ảo của riêng bạn, tương lai như thế nào đối với hoạt động ảo?

Những tháng đầu năm 2020 đã chứng kiến sự bùng nổ về số lượng người làm việc ở một nơi khác không phải nơi làm việc bình thường của họ. Đó là điều bất ngờ và chưa từng có, nhưng nó cũng xảy ra vào thời điểm mà công nghệ truyền thông đủ phát triển để biến điều đó thành hiện thực. Do đó, nhiều doanh nghiệp, trong số đó có Twitter, đang suy nghĩ lại về cách tiếp cận của họ đối với không gian văn phòng vật lý, trong khi sự ra đời của 5G được thiết lập để làm việc từ xa thậm chí còn dễ dàng hơn.

Điều đó có nghĩa là nhiều doanh nghiệp có thể không muốn trả tiền cho các văn phòng truyền thống đắt tiền trong tương lai, nhưng họ sẽ không muốn đánh mất uy tín của một vị trí trung tâm thành phố. Do đó, chúng ta có thể mong đợi sự gia tăng hơn nữa mức độ phổ biến của các văn phòng ảo.

Ngoài ra, khi quá trình toàn cầu hóa tiếp tục diễn ra, các thành phố từng là trung tâm khu vực nhỏ hơn đang nhanh chóng trở thành cường quốc quốc tế. Ở những thành phố này, các địa điểm văn phòng ảo sẽ cho phép các doanh nghiệp định vị tại địa phương mà không cần phải cắt giảm lực lượng lao động, bằng cách đặt họ ở những văn phòng vật lý ở những khu vực có giá thuê hợp lý hơn, hoặc cũng có thể làm việc từ xa để tiết kiệm chi phí.

Thiết lập văn phòng ảo cho doanh nghiệp của bạn

Sự gia tăng của làm việc từ xa và linh hoạt đã thay đổi cách chúng ta kinh doanh. Trên hết, toàn cầu hóa đang gây thêm áp lực lên mọi doanh nghiệp để tìm tiền ở đâu.

May mắn thay, văn phòng ảo là phản ứng hoàn hảo cho thách thức này. Doanh nghiệp của bạn được đặt bảng hiệu của mình ở những vị trí tốt nhất, bạn có thể duy trì một tâm trí nhanh nhẹn và bạn không phải mất ngủ vì những hợp đồng thuê dài hạn đắt đỏ và không thực tế.

Cũng như rất nhiều thứ, trong không gian văn phòng, có vẻ như tương lai là ảo.

Bây giờ bạn đã biết mọi thứ bạn cần biết về văn phòng ảo, vậy bạn có nghĩ rằng doanh nghiệp của mình phù hợp với dịch vụ văn phòng ảo này không?

Nếu bạn đang bắt đầu có những suy xét về việc thuê văn phòng ảo, hãy liên hệ ngay cho G Office! Đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc để bạn có thể dễ dàng đưa ra sự lựa chọn chính xác nhất.

Đặc biệt, với kinh nghiệm hơn 16 năm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo giá rẻ và hệ thống 5 chi nhánh có vị trí đắc địa tại TPHCM. G Office có thể đảm bảo rằng bạn sẽ có được những điều kiện tốt nhất để phát triển doanh nghiệp của mình.