Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo (virtual office) giá rẻ ngày càng xuất hiện phổ biến trên thị trường. Vậy, những điểm lợi ích mà văn phòng ảo mang lại là gì? Những lợi ích mà hình thức văn phòng này mang lại không chỉ là về mặt hình thức mà còn còn mang đến cho các doanh nghiệp nhưng lợi ích thực tiễn, nhất là các lợi ích dành cho các công ty startup và các công ty quy mô nhỏ hiện nay. Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về các công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín nhằm tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình thuê. Ở bài viết này, G Office sẽ chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo tại TPHCM.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là hình thức thuê văn phòng đại diện, văn phòng chi nhánh bằng cách đặt bảng hiệu công ty và đăng ký địa chỉ kinh doanh để đảm nhận nhiệm vụ thu thập thông tin giao dịch đầu vào với khách hàng như: khách hàng liên hệ, gửi giấy tờ, mở cuộc họp… và chuyển thông tin về trụ sở làm việc chính.
Thông thường một văn phòng ảo sẽ có đầy đủ các tiện ích như lễ tân, phòng tiếp khách, phòng họp, số điện thoại, mã số thuế… giúp công ty của người thuê trở nên chuyên nghiệp và uy tín hơn.
Ưu điểm và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo
Ưu điểm của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
Tiết kiệm chi phí
Để công ty trở nên chuyên nghiệp và đáng tin trong mắt khách hàng, nhiều doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí lớn để thuê mặt bằng có vị trí đẹp, các thiết bị và nội thất sang trọng để tiếp khách. Thay vì vậy, các công ty, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí tối đa mà vẫn sở hữu được một văn phòng đại diện chuyên nghiệp khi thuê văn phòng ảo.
Tiện lợi, nhiều tiện ích
Ngoài các tiện ích như lễ tân, phòng tiếp khách, phòng họp,… khi khách hàng liên hệ hoặc gửi giấy tờ, tất cả đều sẽ được thông báo và chuyển đến người thuê ngay lập tức giúp người thuê tiết kiệm thời gian quản lý và có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác.
Gia tăng nhận diện thương hiệu và tác phong chuyên nghiệp
Việc sở hữu địa chỉ văn phòng ảo tại một trong các quận nội thành giúp doanh nghiệp xây dựng được vị thế ở một vị trí đắc địa, tiềm năng hơn. Các cuộc giao dịch, hợp tác với khách hàng, đối tác diễn ra chuyên nghiệp với đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo đúng chuẩn, bài bản.
Ngoài ra các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ còn cung cấp thêm dịch vụ đặt logo, biển hiệu tên doanh nghiệp tại tòa nhà giúp tăng đáng kể độ nhận diện, uy tín của doanh nghiệp.
Đáp ứng mọi nhu cầu thông tin liên lạc
Mọi nhu cầu về thông tin liên lạc như điện thoại, thư từ, fax,… đều được hệ thống xử lý nhanh chóng và linh hoạt. Nhờ vậy, quá trình liên lạc, giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng hay đối tác được diễn ra một cách thuận lợi, không bị gián đoạn mà không tốn nhiều chi phí.
Xây dựng mối quan hệ mới
Mỗi văn phòng ảo tại tphcm đều có rất nhiều các doanh nghiệp không chỉ trong nước mà còn là doanh nghiệp nước ngoài đăng ký thuê. Tại đây cũng sẽ thường xuyên tổ chức các sự kiện, hội thảo để các doanh nghiệp cùng gặp gỡ, thảo luận và hợp tác tạo nên nhiều cơ hội kinh doanh mới.
Chính nhờ vậy mà khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ nắm bắt được nhiều cơ hội, thu hút được các vốn đầu tư tiềm năng cho sự phát triển lâu dài.
Giảm áp lực về thời gian, chi phí
Sự ra đời của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại tphcm đã tiết kiệm được tối đa chi phí vốn đầu tư vào cơ sở vật chất, hạ tầng và do đó, chủ doanh nghiệp có thể tập trung tối đa nguồn vốn, nhân lực, chi phí quản lý,… vào các hoạt động kinh doanh khác.
Hạn chế khi thuê văn phòng giá rẻ
Về phương diện pháp lý
Hiện nay, mặc dù nhà nước đã ban hành nhiều chính sách, điều luật hỗ trợ phát triển dịch vụ văn phòng ảo phù hợp. Tuy nhiên, văn phòng ảo vẫn là một ngành mới và còn nhiều bất cập trong việc cấp phép đăng ký kinh doanh. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải chọn lựa đúng đơn vị cung cấp dịch vụ và có đầy đủ giấy phép đăng ký kinh doanh hợp lệ để không gặp khó khăn trong vấn đề này.
Về tính linh hoạt
Vì đặc thù của dịch vụ văn phòng ảo là nhiều doanh nghiệp sẽ sở hữu chung 1 địa chỉ giao dịch. Vì vậy khi phát sinh các công việc cần sử dụng đến phòng họp hay phòng tiếp khách, người thuê cần phải đặt lịch trước để bên cho thuê có thể sắp xếp kịp thời.
Cho thuê văn phòng ảo giá rẻ phù hợp với đối tượng nào?
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ sẽ là giải pháp tối ưu cho nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau, cụ thể như sau:
- Văn phòng ảo phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, muốn tiết kiệm tối đa chi phí và nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh khác thay vì đầu tư cố định vào văn phòng.
- Các công ty startup và các công ty nước ngoài đa quốc gia chỉ cần sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh. Các công ty startup trong thời gian đầu không có một nguồn đầu tư lớn cho văn phòng thì khi sử dụng văn phòng ảo sẽ giúp cho các công ty ấy tiết kiệm được chi phí tối đa.
- Ngoài ra, các công ty nước ngoài có thể sử dụng văn phòng ảo nhằm mục đích thăm dò thị trường Việt Nam trong thời gian ngắn hạn. Hoặc các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường nhưng chưa có đủ kinh phí để thuê một văn phòng riêng.
- Các doanh nghiệp lớn muốn mở thêm nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại các tỉnh thành khác nhau nhằm tăng độ phủ sóng.
- Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới bắt đầu thành lập doanh nghiệp mới.
- Các nhóm dự án hay chuyên viên freelancer hoạt động với đa dạng ngành nghề: tư vấn, IT, marketing,… và đang nhận nhiều dự án riêng.
- Các hộ kinh doanh muốn tăng độ nhận diện và uy tín cho hoạt động kinh doanh của mình.
Chúng ta có thể thấy rõ, việc thuê văn phòng ảo giá rẻ phù hợp với các công ty trên nhằm giảm thiểu các vấn đề chi phí thuê đắt đỏ của các văn phòng truyền thống. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp còn băn khoăn về tính pháp lý của dịch vụ thuê văn phòng ảo giá rẻ có hợp pháp hay không thì ở phần sau đây chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn.
Dịch vụ văn phòng ảo cho thuê có hợp pháp không?
Câu trả lời tất nhiên là CÓ. Hiện nay, chưa có một quy định nào chỉ ra việc thuê văn phòng ảo là việc bất hợp pháp. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về việc thuê văn phòng ảo sử dụng cho mục đích của bạn.
Theo quy định của nhà nước thì trụ sở chính của doanh nghiệp chỉ cần là doanh nghiệp có địa điểm liên lạc trên lãnh thổ của Việt Nam, có địa chỉ xác định bao gồm số nhà, ngách, hẻm, phường, huyện, quận,… và phải được đăng ký kinh doanh hợp pháp.
Thêm vào đó, trong Luật Doanh nghiệp không quy định rõ về việc một địa điểm không được phép đăng ký tối đa bao nhiêu công ty. Đồng thời, các cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc các doanh nghiệp có thực sự đang hoạt động hay không. Vì lý do đó, mà việc thuê văn phòng ảo là điều hợp pháp.
Kinh nghiệm đi thuê văn phòng ảo giá rẻ TPHCM
Những công ty startup mới thành lập thường có chi phí rất hạn hẹp. Vì vậy, việc đầu tư cho một văn phòng làm việc mới là quá tốn kém. Lúc này, hướng đi mà các doanh nghiệp này nhắm tới chính là thuê văn phòng ảo.
Nếu như các chủ doanh nghiệp còn băn khoăn về việc lựa chọn các loại văn phòng ảo hiện nay, thì ở đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm tìm dịch vụ thuê văn phòng ảo giá rẻ ở TP.HCM, để bạn có thể chọn được những địa điểm phù hợp với nhu cầu cũng như giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Tìm hiểu về mức độ uy tín
Điều đầu tiên bạn cần phải làm khi thuê một văn phòng ảo đó là tìm hiểu về mức độ uy tín của các công ty cung cấp dịch vụ thuê giá rẻ. Việc tìm hiểu này sẽ giúp cho bạn nắm được các điểm mạnh và vị trí của văn phòng mà công ty cung cấp có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không. Từ đó hiểu rõ thêm về quy mô hoạt động của công ty cho thuê.
Xem trước các văn phòng
Trước khi bạn quyết định thuê một văn phòng ảo thì bạn nên đến tận nơi xem xét thử văn phòng ấy có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không. Các vấn đề bạn cần quan tâm đến như:
- Cơ sở vật chất ở văn phòng.
- Không gian văn phòng.
- Văn phòng có thực sự đúng như mô ta hay không?
Những vấn đề trên sẽ giúp bạn giải quyết và lựa chọn ra những văn phòng ảo tốt nhất và đáp ứng nhu cầu của bạn.
Hợp đồng cho thuê
Khi bạn chuẩn bị thuê một văn phòng ảo thì việc quan tâm đến các điều khoản trong hợp đồng là việc nên làm. Bạn nên xem xét và làm rõ các điều khoản trong hợp đồng với công ty cho thuê nhằm tránh các trường hợp rắc rối phát sinh trong quá trình thuê. Các điều khoản trong hợp đồng phải đảm bảo về tính pháp lý và nội dung phải nêu rõ ràng các quyền lợi của người thuê, các quy định trong việc cho thuê,…
Top 3 văn phòng ảo uy tín giá rẻ nhất tại TPHCM
Văn phòng ảo Quận 1
Quận 1 có thể được xem là vị trí cực kỳ đắc địa, thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, khởi nghiệp của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ bởi đây là khu vực sầm uất nhất trên địa bàn TP.HCM, mà đây còn là nơi tập hợp hàng trăm các doanh nghiệp khác nhau, rất thuận lợi trong việc kêu gọi đầu tư vốn và hợp tác. Vì thế, rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ đã lựa chọn thuê văn phòng ảo quận 1.
Tại khu vực trung tâm quận 1 hiện có các địa chỉ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ, uy tín và chuyên nghiệp nhất đến từ G Office bao gồm:
- Tòa nhà Rosana Tower – 60 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1.
- Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn, Quận 1.
- Tòa nhà Saigon Trade Center – 37 Tôn Đức Thắng, Quận 1.
Cả 3 tòa nhà này đều rất nổi tiếng tại trung tâm quận 1 với các mặt giáp với các tuyến đường sầm uất tại Sài Gòn: Nguyễn Đình Chiểu, Lê Thánh Tôn, Tôn Đức Thắng, Lý Tự Trọng, Đồng Khởi,… Mỗi tòa nhà đều sở hữu hàng loạt các tiện ích văn phòng tốt nhất, chuyên nghiệp nhất.
Cho thuê văn phòng ảo tại TPHCM – Quận 3
Tòa nhà Cao Thắng Mall sẽ là cái tên tiếp theo không thể bỏ qua nếu bạn đang muốn tìm một địa điểm thuận lợi cho việc kết nối, hợp tác kinh doanh với nhiều khách hàng và đối tác. Tọa lạc tại một vị trí giao thương sầm uất, dễ dàng tìm kiếm, rất thuận tiện cho khách hàng và đối tác của bạn trong việc tiếp cận văn phòng.
Đây là chi nhánh mới nhất trong hệ thống văn phòng cho thuê của G Office, được đầu tư thiết kế theo lối kiến trúc mở thân thiện môi trường với rất nhiều cây xanh và nguồn sáng tự nhiên. Bắt kịp xu hướng thiết kế đang được ưa chuộng nhất trên thế giới hiện nay.
Vì thế, chọn thuê văn phòng ảo tại G Office Cao Thắng Mall chắc chắn sẽ giúp công ty của bạn tạo được ấn tượng chuyên nghiệp, độc đáo và nâng tầm hình ảnh trong mắt khách hàng và đối tác.
Văn phòng ảo giá rẻ tại Quận Tân Bình
Một trong những địa chỉ văn phòng ảo được nhiều doanh nghiệp tin chọn để đặt làm văn phòng kinh doanh ngay tại khu vực quận Tân Bình phải kể đến: Tầng 02 – Tòa nhà Hado Airport Building – 02 Hồng Hà, Quận Tân Bình.
Không phải tự nhiên mà đây lại là địa điểm được nhiều khách hàng “chọn mặt gửi vàng” như vậy. Tòa nhà cao ốc này tọa lạc tại vị trí cực kỳ đắc địa, đối diện khu vực sân bay Tân Sơn Nhất với lượng người lưu thông cực kỳ nhiều.
Đồng thời, đây còn là nơi tập trung các khu trung tâm thương mại, tòa nhà văn phòng, nhà hàng – khách sạn,… Thế nên, khi chọn thuê văn phòng ảo Tân Bình tại tòa nhà này sẽ mang đến cho bạn nhiều ưu thế về vị trí cũng như tiện ích văn phòng.
Vì sao nên thuê văn phòng ảo tại G Office?
Hiện nay trên thị trường, các đơn vị dịch vụ cho thuê văn phòng ảo xuất hiện ngày càng nhiều. Và G Office là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hàng đầu, được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn bởi:
- Địa chỉ cho thuê văn phòng ảo tại nhiều tòa nhà hạng A thuận tiện cho việc giao dịch cũng như đăng ký giấy phép kinh doanh.
- Hỗ trợ cài đặt chuyển tiếp các cuộc gọi một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp đến số điện thoại bạn mong muốn.
- Quản lý thư, bưu phẩm: tiếp nhận, lưu trữ và chuyển tiếp thư, bưu phẩm cẩn thận và nhanh chóng.
- Thay đổi địa chỉ dễ dàng: hỗ trợ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trên toàn hệ thống của G Office.
- Điều chỉnh phù hợp và linh hoạt các gói cước dịch vụ: văn phòng ảo, chỗ ngồi làm việc và phòng làm việc riêng.
- Tăng nhận diện hình ảnh doanh nghiệp qua địa chỉ đắc địa, văn phòng đẹp hiện đại.
- Đội ngũ lễ tân song ngữ Việt – Anh… được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp.
- Đa dạng các gói thuê văn phòng ảo theo tháng, theo năm cùng nhiều tiện ích tuyệt vời.
- Thủ tục đăng ký dịch vụ hay gia hạn dịch vụ đơn giản, nhanh chóng.
Câu hỏi thường gặp
Pháp lý khi thuê văn phòng ảo như thế nào?
Để đủ pháp lý để thuê văn phòng ảo, người thuê cần phải có trụ sở chính của công ty là địa chỉ đăng ký kinh doanh. Địa chỉ này phải ở tại Việt Nam và có đầy đủ thông tin gồm: số nhà, tên đường, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố, tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh…, số điện thoại cố định, số fax, hộp thư điện tử (nếu có) (Theo điều 35 Luật Doanh Nghiệp số 60/2005/QH11 được ban hành ngày 29/11/2005)
Doanh nghiệp phải đăng ký chính xác thời gian bắt đầu hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời gian 15 ngày (kể từ ngày nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh từ cơ quan này).
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại G Office, bạn sẽ được tư vấn và hỗ trợ miễn phí các vấn đề pháp lý để công ty đi vào hoạt động một cách suôn sẻ.
Nếu khách hàng của tôi liên lạc hoặc gửi tài liệu đến văn phòng ảo khi tôi vắng mặt thì làm thế nào?
Khi khách hàng của bạn liên hệ, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của G Office sẽ chuyển cuộc gọi đến cho bạn ngay, hoặc sẽ lưu lại thông tin khách hàng và thông báo đến bạn ngay trong ngày.
Khi có bưu phẩm hoặc giấy tờ được gửi đến bạn, nhân viên của chúng tôi sẽ liên hệ bạn đến nhận hoặc hỗ trợ gửi chuyển phát nhanh đến tay bạn ngay lập tức.
Văn phòng ảo có khác văn phòng chia sẻ không?
Về cơ bản, cả 2 hình thức văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ đều có điểm chung là cho phép sử dụng không gian chung trong cùng một tòa nhà để làm văn phòng làm việc hoặc dùng làm phòng họp, ký kết hợp đồng, gặp gỡ khách hàng, đối tác,… Tuy nhiên, văn phòng ảo nổi bật hơn vì nó cho phép sử dụng địa chỉ tòa nhà để đăng ký kinh doanh còn văn phòng chia sẻ thì không.
Bên thuê văn phòng có phải trả phí nào khác ngoài phí thuê văn phòng không?
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại G Office được chia làm nhiều gói khác nhau, mỗi gói sẽ bao gồm nhiều tiện ích khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc của các doanh nghiệp. Bên thuê văn phòng chỉ trả phí thuê văn phòng (đã bao gồm các tiện ích) và không thanh toán các chi phí khác.
Cùng chúng tôi tham khảo chi tiết bảng giá với các gói dịch vụ hiện đang cung cấp bởi G Office dưới đây nhé!
Bảng giá tham khảo dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TPHCM
Tóm lại, trên đây là những thông tin mà G Office muốn gửi đến bạn. Hi vọng những thông tin trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình lựa chọn ra công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín và chất lượng nhất.
G Office là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ cho thuê văn phòng như văn phòng chia sẻ, virtual office, Coworking,… chúng tôi sẽ mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt và các vị trí văn phòng thuận tiện cho việc di chuyển của bạn. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ đảm bảo các cơ sở vật chất luôn được hoạt động tốt nhất mang đến cho bạn sự hài lòng.
G Office cam kết cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ uy tín tại TPHCM
