Bạn mới thành lập doanh nghiệp hoặc đang lên kế hoạch khởi nghiệp, bạn chưa hiểu rõ dịch vụ cho thuê văn phòng là gì, loại hình dịch vụ này có những ưu điểm gì và bạn cần lưu ý những gì trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng. Hãy tham khảo nội dung của bài viết này.
Tầm quan trọng của văn phòng công ty?
Khi đã đi vào hoạt động, các doanh nghiệp cần sự hiện diện thực tế để thực hiện bước tiếp theo. Có một vị trí thực tế để gặp gỡ khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp và khách hàng nhất thiết phải sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng. Bởi vì, khi khách hàng và đối tác đặt chân đến không gian văn phòng, họ sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp của công ty bạn thông qua những gì họ thấy được tại nơi này.
Đồng thời, nơi này cũng là môi trường làm việc của đội ngũ công ty bạn, nếu bạn không tổ chức và dẫn dắt nó một cách hợp lý, sẽ dẫn đến những tác động xấu ảnh hưởng năng suất và chất lượng công việc của những người làm việc tại đây.
Nhưng để có được một văn phòng làm việc phù hợp, thật sự là một điều không hề dễ dàng và vô cùng tốn kém. Có thể nói, đây là một trong những chướng ngại của những công ty khởi nghiệp và các doanh nghiệp nhỏ có nguồn tài chính hạn hẹp. Vì thế, dịch vụ cho thuê văn phòng chính là một giải pháp tuyệt vời được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Cho thuê văn phòng là gì?
Cho thuê văn phòng là dịch vụ mà nhà cung cấp sẽ cho khách hàng thuê một tài sản hay bất động sản, dùng làm nơi thực hiện các hoạt động của một doanh nghiệp. Bên cho thuê và bên thuê sẽ cùng nhau ký kết một hợp đồng cho thuê, mỗi bên trong hợp đồng thuê này phải đáp ứng các tiêu chí và quy định cụ thể để đổi lấy việc sử dụng không gian văn phòng.
Khi sử dụng dịch vụ thuê văn phòng doanh nghiệp cần chú ý những gì?
Giá thuê văn phòng
Việc ước tính giá trị của một diện tích văn phòng là điều cần thiết trước khi ký hợp đồng thuê. Điều này phụ thuộc vào các tiêu chí nhất định được đáp ứng. Tỷ lệ trống, dữ liệu thống kê và kinh tế, cũng như thị trường văn phòng cho thuê địa phương là những yếu tố chính được sử dụng để thiết lập ước tính này cho giá văn phòng cho thuê ở TPHCM hoặc ở bất kỳ thành phố nào khác.
Vấn đề pháp lý
Cân nhắc thứ hai là vấn đề pháp lý. Điều này giúp đánh giá sự tuân thủ pháp luật và xác định đối tượng mục tiêu. Pháp luật Việt Nam có các quy định và hạn chế đối các loại hình văn phòng cho thuê khác nhau, vì vậy trước khi ký hợp đồng thuê bạn nên tìm hiểu kỹ các quy định này.
Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn mở rộng quy mô, đến một lúc nào đó cũng phải sử dụng đến dịch vụ cho thuê văn phòng. Dịch vụ này hiện nay được chia thành rất nhiều có nhiều dạng khác nhau, và mỗi dạng đều có những ưu nhược điểm riêng. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này có thể tránh được những phức tạp không cần thiết và các cuộc chiến pháp lý kéo dài. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là bạn phải tôn trọng tôn trọng những quy định của pháp luật.
Vị trí văn phòng
Có thể nói, đây là một trong những yếu tố gây ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp. Nó lý giải cho hiện tượng các doanh nghiệp luôn cố gắng có được địa chỉ văn phòng quận 1, quận 3,…ở TPHCM, dù chi phí thuê văn phòng tại những nơi này là vô cùng đắt đỏ.
Bởi vì, vị trí đặt văn phòng cũng là yếu tố giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp và uy tín hơn, ngoài ra còn thể hiện được tiềm lực tài chính trong mắt đối tác và khách hàng.
Một văn phòng nằm ở khu vực trung tâm dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận cũng sẽ thu hút khách hàng tìm đến bạn nhiều hơn. Đồng thời, việc tạo lạc tại một nơi tập nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn nhỏ trong và ngoài nước còn mang đến cho bạn những cơ hội tuyệt vời để hợp tác và phát triển.
Lợi ích của việc thuê văn phòng là gì?
Tiết kiệm và linh hoạt
Để thiết lập một không gian văn phòng, chủ doanh nghiệp có thể chọn giải pháp mua một bất động sản để làm nơi đặt văn phòng, hoặc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng.
Tuy nhiên, khi mua một bất động sản đòi hỏi khả năng tài chính của doanh nghiệp phải thật sự mạnh, để sau khi mua bạn vẫn đảm bảo có đủ nguồn tài chính đáp ứng cho các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Việc mua bất động sản làm văn phòng cũng sẽ khiến doanh nghiệp của bạn khó có thể thay đổi linh hoạt, nếu quy mô công ty thay đổi theo thời gian.
Chính vì thế, đa phần các doanh nghiệp đều lựa chọn sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng để tiết kiệm chi phí, không bị trói chân trong một bất động sản đầu tư dài hạn. Bạn cũng có thể linh hoạt thay đổi vị trí và quy mô văn phòng để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp theo từng giai đoạn phát triển khác nhau.
Giữ lại nhiều vốn lưu động hơn
Có sự linh hoạt hơn về tài chính cũng có nghĩa là bạn có thể giữ lại số vốn lưu động lớn hơn mà doanh nghiệp của bạn kiếm được, điều này có nhiều chỗ hơn để thúc đẩy những nhân viên làm việc chăm chỉ và xứng đáng cũng như thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho mô hình kinh doanh tổng thể của bạn. Nó cho phép bạn tự do chi tiêu số tiền khó kiếm được của mình theo những cách phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp thay vì trả một khoản thế chấp dựa trên lãi suất thay đổi có thể tăng khi thị trường tiếp tục thay đổi.
Mở rộng mạng lưới cho doanh nghiệp
Các văn phòng cho thuê thường nằm trong những tòa văn phòng tập trung rất nhiều doanh nghiệp đa quy mô, đa lĩnh vực. Vì thế việc thuê văn phòng còn mang đến cho bạn cơ hội kết nối với các đối tác hoặc khách hàng tiềm năng.
Cân bằng giữa cuộc sống và công việc
Có nhiều doanh nghiệp ở giai đoạn ban đầu còn hạn chế về mặt tài chính, vì thế họ chọn giải pháp kết hợp nhà riêng của mình trở thành văn phòng công ty. Tuy nhiên, về lâu về dài lựa chọn này sẽ mang đến những vấn đề bất cập ảnh hưởng cuộc cá nhân của chủ doanh nghiệp và gia đình họ, kể cả hoạt động của doanh nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng theo.
- Bạn không thể tiếp một đối tác quan trọng, khi người nhà của mình đang nấu ăn và mùi thức ăn lan tỏa khắp văn phòng. Nghe có vẻ thiếu đi sự chuyên nghiệp đúng không nào?
- Bạn cũng không thể để quá nhiều người lạ tiếp cận nhà riêng của mình, nhất là khi bạn có con nhỏ. Điều này sẽ gây thiếu sự an toàn cho các con của bạn.
Bạn có thể dùng giải pháp này ở giai đoạn đầu xây dựng doanh nghiệp, nhưng đến khi đã phát triển đến một quy mô nhất định đòi hỏi tính chuyên nghiệp, thì việc sử dụng dịch vụ thuê văn phòng là điều cần thiết.
