Bạn đang xem xét việc thuê một văn phòng được quản lý cho doanh nghiệp của mình nhưng không biết liệu đó có phải là lựa chọn phù hợp với bạn không? Tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về các văn phòng được quản lý và đưa ra quyết định sáng suốt.
Hướng dẫn của chúng tôi về các văn phòng được quản lý sẽ bao gồm các chủ đề sau:
- Văn phòng quản lý là gì?
- Sự khác biệt giữa văn phòng được quản lý và văn phòng dịch vụ
- Những lợi thế của một không gian văn phòng được quản lý
- Những nhược điểm của một không gian văn phòng được quản lý
Văn phòng được quản lý là gì?
Văn phòng được quản lý là một không gian làm việc trống có thể được cho các doanh nghiệp thuê và được người thuê tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của họ. Một văn phòng được quản lý được điều hành bởi một nhà cung cấp bên thứ ba, người sắp xếp không gian theo thông số kỹ thuật của người thuê.
Người thuê có thể chọn mọi thứ, từ bàn làm việc và giải pháp lưu trữ cho đến thương hiệu văn phòng và tất cả các chi tiết tốt hơn, tất cả sẽ được chăm sóc trước ngày chuyển đến của họ. Điều này cho phép doanh nghiệp thiết lập bản thân trong không gian ngay từ ngày đầu tiên và tạo ra một môi trường thoải mái và thân thiện cho cả nhân viên và khách hàng.
Những gì được bao gồm trong một không gian văn phòng được quản lý?
- Nội thất thiết yếu
- Cáp điện thiết yếu
- Các hóa đơn tiện ích
- Tùy chỉnh văn phòng
- An ninh tại chỗ/ CCTV
- Xử lý chất thải
- Dịch vụ vệ sinh khu vực chung
Sự khác biệt giữa văn phòng được quản lý và dịch vụ
Văn phòng được quản lý là một thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho văn phòng dịch vụ, tuy nhiên có một số khác biệt nhỏ giữa hai loại văn phòng này. Tốt nhất nên coi văn phòng được quản lý là sự kết hợp giữa văn phòng dịch vụ và văn phòng truyền thống, mang lại sự linh hoạt cao hơn so với văn phòng thông thường nhưng không cung cấp giải pháp “không gian như một dịch vụ” giống như văn phòng dịch vụ.
Một điểm khác biệt quan trọng khác là không giống như văn phòng dịch vụ thường trả tiền cho mỗi bàn làm việc, với văn phòng được quản lý, người thuê thường trả tiền cho không gian mà doanh nghiệp của họ sử dụng. Hãy giải thích chi tiết hơn …
Tiện nghi văn phòng
Như tên cho thấy, một không gian văn phòng được quản lý được chăm sóc bởi nhà cung cấp bên thứ ba, có nghĩa là chi phí nội thất văn phòng, phụ kiện bổ sung, bảo trì và tiện ích đều được bao gồm trong giá thuê hàng tháng hoặc hàng quý. Vì vậy, mặc dù doanh nghiệp đang thuê không gian, nhưng họ có toàn quyền kiểm soát giao diện của nó.
Một văn phòng đủ dịch vụ cũng không có thương hiệu với tất cả các phụ kiện và đồ đạc theo tiêu chuẩn nhưng người thuê có rất ít hoặc không có ý kiến về phong cách và hoàn thiện tổng thể. Văn phòng dịch vụ bao gồm một loạt các tiện ích chung của tòa nhà, chẳng hạn như nhà bếp, máy pha cà phê, kết nối WiFi, dịch vụ trợ giúp đặc biệt và hỗ trợ kỹ thuật. Ngược lại, các văn phòng được quản lý thường bao gồm các tiện nghi cơ bản, chẳng hạn như bàn làm việc và kho chứa đồ, nhưng các tiện nghi bổ sung và lớp hoàn thiện thường bị hạn chế để cho phép người thuê lựa chọn.
Đưa ra thỏa thuận
Nói chung, một văn phòng dịch vụ cung cấp các thỏa thuận cho thuê linh hoạt hơn so với văn phòng được quản lý, cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh hợp đồng thuê của họ trên cơ sở liên tục để đáp ứng nhu cầu của họ và đáp ứng sự phát triển kinh doanh. Trong một số trường hợp, hợp đồng thuê văn phòng dịch vụ có thể chỉ trong vòng một tháng.
Hợp đồng thuê văn phòng được quản lý thường dài hơn vì không gian đã được điều chỉnh theo yêu cầu riêng của người thuê. Thời hạn thuê điển hình cho một văn phòng được quản lý là khoảng 18 tháng trở lên, vẫn ngắn hơn nhiều so với hợp đồng thuê văn phòng truyền thống. Bằng cách này, cả hai loại văn phòng đều giúp loại bỏ nguy cơ các công ty bị ràng buộc bởi các hợp đồng thuê dài hạn không còn phù hợp với hoạt động kinh doanh của họ.
Thời gian chuyển đến
Vì tất cả các khía cạnh của văn phòng được quản lý đều được cá nhân hóa, nên có thể mất nhiều thời gian hơn để di chuyển vào không gian mới so với văn phòng dịch vụ.
Cuối cùng, việc lựa chọn giữa hai sẽ phụ thuộc vào yêu cầu kinh doanh cá nhân của bạn và mức độ tự chủ mà bạn muốn có đối với hình thức và chức năng của không gian.
Xin lưu ý rằng các tiện nghi văn phòng được quản lý và hợp đồng cho thuê sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp văn phòng của bạn.
Ưu điểm của không gian văn phòng được quản lý
Có một số lý do tại sao nhiều công ty chọn không gian văn phòng được quản lý cho doanh nghiệp của họ, chẳng hạn như giảm chi phí chung và không gian làm việc được thiết kế riêng. Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều lợi thế của việc thuê một văn phòng được quản lý:
Thỏa thuận cho thuê linh hoạt: Các văn phòng truyền thống thường đi kèm với các hợp đồng thuê dài hạn đòi hỏi cam kết lâu dài và ít có cơ hội đàm phán. Hợp đồng văn phòng được quản lý kéo dài trung bình từ 1-3 năm, lý tưởng cho các công ty mới thành lập có khả năng tăng trưởng nhanh, cho phép họ lập kế hoạch trước và tránh bị cuốn vào các hợp đồng thuê cứng nhắc mà không có phạm vi mở rộng.
- Hiệu quả chi phí: Một văn phòng được quản lý sẽ có phí thuê hàng tháng cố định, nghĩa là không có chi phí bất ngờ. Lợi ích của việc này là giúp công ty dễ dàng lập ngân sách và đầu tư trở lại vào hoạt động kinh doanh của họ.
- Hình ảnh thương hiệu: Một văn phòng được quản lý cung cấp một bức tranh trống nơi doanh nghiệp có thể tạo dấu ấn và đưa cá tính vào không gian của họ. Cho dù đó là ánh sáng, ghế, bàn làm việc hay đồ trang trí có thương hiệu, người thuê có thể kiểm soát văn phòng của họ trông như thế nào để họ tạo ra một môi trường làm việc phù hợp với họ.
- Không gian làm việc riêng tư: Khi một doanh nghiệp chọn văn phòng được quản lý, họ sẽ được hưởng lợi từ không gian làm việc riêng tư mà họ không phải chia sẻ với các doanh nghiệp khác, nghĩa là nhân viên của họ có thể tự làm như ở nhà và tập trung vào công việc mà không bị ngoại cảnh làm phiền. Tăng cường quyền riêng tư là một lợi ích bổ sung và là điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp xử lý thông tin bí mật hoặc nhạy cảm.
Nhược điểm của không gian văn phòng được quản lý
Khi thuê một văn phòng được quản lý, người thuê sẽ cần đầu tư thời gian để tổ chức không gian của họ và quyết định các chi tiết sẽ làm cho không gian của họ trở nên hoàn hảo cho doanh nghiệp của họ. Mặc dù tất cả điều này là do nhà cung cấp văn phòng sắp đặt, nhưng họ sẽ cần suy nghĩ về mọi thứ họ cần để doanh nghiệp của họ hoạt động thoải mái và hiệu quả. Quá trình này có thể tốn thời gian nhưng phần thưởng xứng đáng.
Một giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn
Một văn phòng được quản lý cung cấp một giải pháp tuyệt vời cho tất cả các loại hình doanh nghiệp muốn tạo ra một không gian tùy chỉnh. Văn phòng được quản lý đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty mới thành lập vì nó cho phép họ lựa chọn những tiện nghi và dịch vụ mà họ muốn, đồng thời tiết kiệm tiền cho bất kỳ thứ xa xỉ nào có thể không cần thiết vào thời điểm đó. Một văn phòng được quản lý phù hợp 100% với doanh nghiệp, tạo ra môi trường làm việc tối ưu cho nhân viên hạnh phúc và hiệu quả.
Văn phòng dịch vụ cũng là lựa chọn tuyệt vời cho các công ty mới thành lập vì hợp đồng cho thuê linh hoạt cho phép doanh nghiệp tăng hoặc giảm quy mô tùy thuộc vào giai đoạn phát triển của họ. Trên thực tế, các văn phòng dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô một giải pháp văn phòng trọn gói có thể giúp họ phát huy hết tiềm năng của mình.
Không gian văn phòng ‘đúng’ sẽ khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp. Tại G Office, chúng tôi ở đây để giúp đỡ. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với các tư vấn viên của chúng tôi hoặc duyệt qua các địa điểm văn phòng của chúng tôi và tìm không gian văn phòng hoàn hảo phù hợp với bạn.
Câu hỏi thường gặp về Văn phòng được quản lý
Văn phòng được quản lý là gì?
Văn phòng được quản lý là một loại văn phòng cho thuê mang đến cho doanh nghiệp cơ hội tùy chỉnh không gian và biến nó thành của riêng họ. Một văn phòng được quản lý bao gồm tất cả nội thất cơ bản và dây cáp điện nhưng cho phép tự do lựa chọn cách phối màu, ánh sáng, nhà cung cấp WiFi, dịch vụ dọn dẹp, v.v.
Các đặc điểm của một văn phòng được quản lý là gì?
Một văn phòng được quản lý được đặc trưng bởi sự linh hoạt mà nó mang lại cho người thuê, cung cấp một không gian trống có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của họ. Văn phòng được quản lý được điều hành bởi nhà cung cấp văn phòng bên thứ ba và cung cấp các thỏa thuận cho thuê linh hoạt hơn so với văn phòng truyền thống. Thuê một văn phòng được quản lý cung cấp một không gian an toàn, phù hợp với không có chi phí ẩn.
Làm thế nào để thiết lập một văn phòng được quản lý hoạt động?
Khi bạn chọn một văn phòng được quản lý, nhà cung cấp văn phòng bên thứ ba của bạn sẽ liên hệ trực tiếp với chủ tòa nhà để sắp xếp quy trình và cung cấp không gian đáp ứng các yêu cầu của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp thông số kỹ thuật chi tiết, bao gồm tất cả các tiện nghi và ngân sách liên quan của văn phòng, sau đó sẽ được đưa vào cuộc sống. Tùy thuộc vào phạm vi tùy chỉnh của bạn, quá trình di chuyển có thể mất tới 8 tuần.
