Có một câu hỏi xuất hiện trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô: “Ai nên ngồi ở đâu trong văn phòng?” Nhìn bề ngoài, đây có vẻ là một câu hỏi đơn giản, mặc dù câu hỏi thường được thúc đẩy bởi những người có ý tưởng riêng về cách mọi thứ nên diễn ra. Và, nó thường kéo theo một loạt những điều tiêu cực. Tại sao Minh nên có được văn phòng lớn? Làm thế nào mà An có được một cửa sổ? Team Marketing có thực sự cần tất cả không gian đó không?
Việc sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng không nhất thiết phải là một chủ đề gây chia rẽ. Mọi người sẽ có sở thích và ý tưởng riêng về cách mọi thứ nên diễn ra. Các doanh nghiệp không nên phớt lờ tiếng nói của từng cá nhân, nhưng cũng không nên để họ làm con tin khi nói đến việc tối ưu hóa việc phân bổ chỗ ngồi.
Phát triển cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng phù hợp với mọi người cần có cách tiếp cận từ trên xuống, từ vĩ mô đến vi mô. Các doanh nghiệp xem xét chỗ ngồi trong văn phòng từ quan điểm thứ bậc sẽ hiểu rõ hơn về việc ai nên ngồi ở đâu và tại sao.
Nhân viên toàn thời gian so với lực lượng lao động biến đổi
Việc xem xét đầu tiên đối với bất kỳ sự sắp xếp chỗ ngồi nào trong văn phòng là cụ thể ai là người “ở trong văn phòng”. Lập kế hoạch cho các biến bạn biết và có thể kiểm soát: những người đến làm việc mỗi ngày và thường xuyên chiếm dụng không gian. Lập kế hoạch xung quanh các nhà thầu, nhân viên làm việc từ xa, chuyên gia tư vấn và những nhân sự có thể thay đổi khác là không có kết quả. Năng lực tại văn phòng của họ có thể thay đổi bất chợt. Mặc dù những người này vẫn cần không gian, nhưng nhu cầu của họ chỉ là thứ yếu đối với nhân viên nội bộ.
Kế toán cho nhân viên nội bộ trông khác nhau tùy thuộc vào khái niệm văn phòng chung của bạn. Đối với chỗ ngồi được chỉ định, mỗi người cần có bàn làm việc hoặc trạm làm việc riêng, tỷ lệ bàn làm việc 1:1. Trong môi trường làm việc cộng tác, linh hoạt, tốt hơn hết là bạn nên xem xét nhiều hơn về sức chứa chung, 10 chỗ ngồi để chứa 10 người.
Sau khi bạn đảm bảo chỗ ngồi cho mỗi nhân viên trong công ty, hãy chú ý đến việc tính toán sự cân bằng giữa không gian còn lại và số lượng chỗ ngồi linh hoạt có thể chấp nhận được.
Tham khảo kế hoạch sắp xếp chỗ ngồi làm việc
Sau khi bạn biết tổng số ghế cần thiết, hãy xem xét vị trí đặt chúng. Đó là cách tốt nhất để xem, ở quy mô vĩ mô, vị trí của các nhóm, số lượng chỗ ngồi của họ và nơi họ có thể ở trong tòa nhà là thông qua sơ đồ ngăn xếp của bạn.
Lập kế hoạch sắp xếp thông báo các quyết định chi tiết hơn. Lập kế hoạch không gian cho 25 nhân viên Marketing trên tầng ba là vô nghĩa khi chỉ có chỗ cho 15 người. Tương tự như vậy, trước khi bạn chỉ định chỗ ngồi cho 25 nhân viên Marketing trong không gian hiện tại của họ, bạn có thể quyết định chuyển họ lên tầng bốn, nơi có chỗ ngồi cho 30.
Chìa khóa: Đặt nhóm trước khi bạn đặt người. Các nhóm cần nhiều không gian hơn, vì vậy hãy tránh chia nhỏ chúng. Tổ chức kế hoạch sắp xếp theo cách thúc đẩy sự gắn kết trong các nhóm và sự phối hợp giữa các bộ phận.
Chỗ ngồi theo tầng
Khi mỗi nhóm được xếp xuống đúng tầng, đã đến lúc sắp xếp các phòng ban theo từng tầng.
Nhìn vào một kế hoạch hoàn chỉnh của một tầng cụ thể. Sau đó, xác định có bao nhiêu chỗ ngồi trong mỗi nhóm kinh doanh trên tầng đó. Cố gắng đặt các nhóm kinh doanh trong không gian thuận lợi cho cách họ làm việc. Ví dụ: bộ phận Marketing có thể phù hợp hơn với khái niệm băng ghế dự bị trong văn phòng mở, trái ngược với bộ phận Nhân sự, bộ phận có thể yêu cầu nhiều phòng hội thảo hoặc không gian văn phòng truyền thống hơn. Cân bằng điều này với việc tìm các khu vực đủ lớn hoặc nhỏ để hỗ trợ nhu cầu chỗ ngồi của toàn bộ bộ phận.
Phần cuối cùng của câu đố là xác định mức độ gần với các tiện nghi. Đặt các phòng ban ở nơi hợp lý, không chỉ ở nơi phù hợp.
Chỗ ngồi theo không gian
Phân bổ chỗ ngồi trong văn phòng xảy ra ở cấp độ cá nhân. Các quyết định sẽ có tác động lớn nhất đến tinh thần làm việc tại văn phòng và giải quyết các mối quan tâm của cá nhân.
Chỗ ngồi theo không gian sẽ dễ dàng hơn khi bạn đã thiết lập sơ đồ tầng và khu vực. Nhưng vẫn khó vì không gian riêng lẻ có ưu và nhược điểm: Nhiều ánh sáng tự nhiên nhưng nằm gần lối thoát hiểm; Có thể trải dài và trải rộng, nhưng ở khu vực có mật độ buôn bán cao. Cân bằng giữa tích cực và tiêu cực là chìa khóa để xoa dịu nhân viên.
Khái niệm văn phòng cũng tác động đến việc phân bổ chỗ ngồi. Khái niệm ngoài trời có ít sự đa dạng về chỗ ngồi hơn so với môi trường linh hoạt. Tốt nhất là bạn nên cam kết với khái niệm bàn làm việc trước và để nó xác định các lựa chọn chỗ ngồi. Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên sẽ thích chỗ ngồi phù hợp với phong cách làm việc của họ. Từ đó, các nhà hoạch định không gian sẽ nhận ra điều gì hiệu quả và điều gì không, sau đó điều chỉnh sơ đồ chỗ ngồi hoặc phân bổ chỗ ngồi.
Ưu tiên chiến lược cho việc phân bổ chỗ ngồi
Chỗ ngồi làm việc quan trọng cho dù bạn là một số ít người trong một không gian làm việc nhỏ bé hay một tập đoàn đa quốc gia chiếm phần lớn tòa nhà chọc trời. Nơi mọi người ngồi ảnh hưởng đến cách họ tương tác với nơi làm việc và đồng nghiệp của họ.
Sắp xếp bàn làm việc, nhóm và cá nhân là một câu đố, nhưng không phải là không thể giải được. Thực hiện theo các bước sau và xem xét chỗ ngồi từ góc độ rộng đến hẹp. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng mỗi nhóm và mọi người đều có chỗ thuận lợi để giúp họ thành công.
