Thuê văn phòng ảo là một cách tuyệt vời để có được tất cả những lợi ích của một văn phòng thực mà không phải trả chi phí đắt đỏ. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu lý do tại sao các doanh nghiệp chọn văn phòng ảo, cách thiết lập văn phòng ảo, mẹo về cách quản lý thành công các nhóm từ xa và cách xây dựng văn hóa công ty trong khi ở xa, kết hợp hoặc phân tán.
Tại sao các doanh nghiệp chọn thuê văn phòng ảo?
Trong vài năm qua, làm việc từ xa đã tăng lên đáng kể. Mặc dù một số người tin rằng “xu hướng” làm việc từ xa đã bắt đầu trong thời kỳ đại dịch, các số liệu thống kê cho thấy ngược lại.
“Từ năm 2008 đến 2018, công việc từ xa đã bùng nổ 400%, dẫn đến gần 4 triệu người làm việc từ xa ở Mỹ. Ước tính đến năm 2030, 50 đến 80 triệu trong số 255 triệu công việc bàn giấy trên thế giới sẽ được thực hiện từ xa trong phần lớn thời gian.”
Chris Herd – Journalist Fortune
Bạn có thể đang đặt câu hỏi về cách thức và lý do tại sao các doanh nghiệp chuyển sang hoạt động trong một văn phòng ảo thay vì một văn phòng truyền thống. Nhiều doanh nghiệp đã nhận ra rằng nhân viên làm việc hiệu quả hơn và thường hiệu quả hơn khi họ có thể kiểm soát lịch trình của mình. Cho phép các thành viên trong nhóm quản lý thời gian của họ trong khi hoàn thành công việc của họ giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và ở trạng thái sức khỏe tinh thần tốt hơn. Các thành viên trong nhóm không còn phải thỏa hiệp về công việc và lối sống của họ.
Mặc dù, điều này cực kỳ có lợi cho nhân viên nhưng cũng không kém phần có lợi cho công ty. Các doanh nghiệp có thể thuê những tài năng hàng đầu từ khắp nơi trên thế giới và không giới hạn nhóm của họ ở các địa điểm lân cận. Họ cũng có thể cắt giảm chi phí đáng kể bằng cách giảm quy mô văn phòng của họ hoặc hoàn toàn không có một địa điểm văn phòng thực tế.
Quá trình chuyển đổi từ xa hoặc kết hợp đi kèm với sự thay đổi, điều này có thể liên quan đến một số doanh nghiệp hoạt động theo cách của họ. Quá trình chuyển đổi này có thể dễ dàng nếu các doanh nghiệp sử dụng đúng phần mềm và công cụ để nhóm của họ thành công. Thiết lập văn phòng ảo có thể giúp tăng tốc độ thay đổi, bao gồm hai phần: phần mềm không gian làm việc ảo và địa chỉ gửi thư văn phòng ảo.
Văn phòng ảo (Virtual Workspace) là gì?
Văn phòng ảo, còn được gọi là không gian làm việc ảo, là một sản phẩm công nghệ cho phép các nhóm cộng tác, xây dựng kết nối và tạo ra một văn hóa công ty tích cực. Các nhóm hoàn toàn từ xa, kết hợp hoặc phân tán có thể được hưởng lợi rất nhiều từ việc sử dụng không gian làm việc ảo.
Địa chỉ gửi thư văn phòng ảo là gì?
Địa chỉ gửi thư văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng kinh doanh ảo hoặc địa chỉ gửi thư kinh doanh ảo, thường được đặt trong trung tâm thư tín hoặc tòa nhà văn phòng. Vị trí thực tế này là nơi doanh nghiệp của bạn có thể nhận tất cả các gói hàng hoặc thư của doanh nghiệp.
4 bước đơn giản để thiết lập văn phòng ảo cho một doanh nghiệp
Có một thiết lập văn phòng ảo vững chắc là điều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hoàn toàn từ xa, kết hợp hoặc phân tán. Bạn có thể tự hỏi làm thế nào để bắt đầu một văn phòng ảo và các bước cần thiết để hướng tới thành công là gì. Đặt chiến lược kinh doanh, tuyển dụng đúng người, đảm bảo địa chỉ gửi thư và bảo mật phần mềm phù hợp là những bước khởi đầu tuyệt vời.
Bước 1: Thiết lập chiến lược kinh doanh
Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng toàn bộ nhóm của bạn đều phù hợp với sứ mệnh và mục tiêu của công ty bạn, đặc biệt là khi bạn ở xa, kết hợp hoặc phân phối. Đưa ra một chiến lược kinh doanh thừa nhận các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của bạn là điều cần thiết. Điều này nên được thực hiện bằng cách suy nghĩ về tổng thể doanh nghiệp và sau đó chia nó thành các bộ phận riêng lẻ. Đặt kỳ vọng rõ ràng cho nhóm của bạn sẽ đi được một chặng đường dài. Dưới đây là một số câu hỏi cần suy nghĩ trong khi lập kế hoạch chiến lược kinh doanh của bạn.
- Tuyên bố sứ mệnh kinh doanh của bạn là gì?
- Doanh nghiệp của bạn giải quyết vấn đề gì?
- Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai và bạn sẽ phân biệt doanh nghiệp của mình như thế nào?
- Các phòng ban khác nhau là gì và ai sẽ là người trong mỗi (biểu đồ tổ chức)?
- Các mục tiêu của bộ phận (30 ngày, 60 ngày, 90 ngày và dài hạn) là gì?
- Dự báo tài chính của bạn là gì và doanh nghiệp của bạn có yêu cầu tài trợ trong tương lai không?
Bước 2: Tuyển dụng đúng người
Thông thường, khi công ty của bạn có một địa điểm thực tế, bạn sẽ bị giới hạn bởi việc tuyển dụng các ứng viên trong khu vực đó. Đây không phải là trường hợp tốt nhất vì điều đó có nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ ưu tiên vị trí hơn nhân tài. Khi làm việc từ xa hoặc kết hợp, công ty có thể mở rộng tìm kiếm trên toàn quốc hoặc thậm chí trên toàn thế giới. Điều này cho phép bạn tìm đúng người phù hợp với nhóm của mình, bất kể họ ở đâu.
Một ví dụ tuyệt vời về việc tuyển dụng đúng người hầu như là sự kiện tuyển dụng ảo của NASA. Đã có hơn 500 ứng viên xuất hiện để có cơ hội làm việc cho NASA. Có thể bạn đang tự hỏi, làm thế nào bạn có thể thu hẹp nó với hơn 500 người? Quả thực thực hiện rất tốt việc thêm danh sách tiêu chí khi tìm kiếm nhân viên từ xa:
- Chủ động giao tiếp
- Sự hợp tác
- Khả năng làm việc độc lập
- Động lực bản thân
- Độ tin cậy
- Cơ quan
- Quản lý thời gian
- Am hiểu công nghệ cao
- Tinh thần làm việc mạnh mẽ
Danh sách này là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho những gì cần tìm. Các doanh nghiệp cũng nên thêm vào các tiêu chí của họ và xem liệu bộ kỹ năng của ứng viên có phù hợp với những gì công ty cần hay không. Điều quan trọng nữa là phải xem xét liệu nhân viên tiềm năng có hợp tác tốt với các thành viên khác của nhóm hiện tại hay không.
Bước 3: Bảo mật địa chỉ gửi thư
Địa chỉ gửi thư văn phòng ảo là điều cần thiết để mở một doanh nghiệp và là một thành phần có giá trị trong việc thiết lập văn phòng ảo của bạn. Mặc dù địa chỉ gửi thư ở một vị trí thực tế, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát mọi thứ trực tuyến. Điều này bao gồm việc mở các gói thư hoặc theo dõi bất kể bạn ở đâu. Thông thường, một nhân viên chuyên nghiệp trong trung tâm thư tín hoặc tòa nhà văn phòng sẽ giám sát thư của bạn cho bạn.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử và tìm một địa chỉ gửi thư văn phòng ảo gần nơi bạn sống trong trường hợp bạn cần nhận thư mà bạn đã nhận được.
Bước 4: Đảm bảo phần mềm phù hợp
Đảm bảo các nhóm từ xa, kết hợp hoặc phân tán của bạn có các công cụ để thành công là một phần quan trọng trong bốn bước. Bảo mật phần mềm phù hợp là rất quan trọng, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Phần mềm văn phòng ảo cho phép các nhóm có được các tương tác vi mô mà họ thường nhận được khi ở trong môi trường văn phòng thực. Các công ty sử dụng văn phòng ảo có thể lặp lại nhanh hơn, phá vỡ các silo, “biết rõ” và tạo cảm giác thân thuộc.
- Lặp lại nhanh hơn: Thông thường, các công ty không có không gian làm việc ảo thường có quá nhiều cuộc họp. Giờ đây, với văn phòng ảo, các nhóm có thể có thời gian đối mặt với nhau bất cứ khi nào có câu hỏi nhanh. Tất cả những gì bạn phải làm là đến gặp đồng nghiệp trong văn phòng ảo của bạn. Nó đơn giản như vậy. Điều này cho phép các nhóm, đặc biệt là những người mới tuyển dụng, nhận được câu trả lời họ cần một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các thành viên trong nhóm không còn phải đợi để nghe phản hồi trong khi sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ.
- Phá vỡ các silo: Đối với những bạn không biết điều này có nghĩa là gì, về cơ bản nó phá vỡ sự ngăn cách giữa các phòng ban để đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng và minh bạch. Thông thường, các nhóm từ xa chỉ gặp gỡ trực tiếp với bộ phận của họ, nhưng với văn phòng ảo, bạn có thể gặp gỡ một thành viên trong nhóm từ một bộ phận khác để trò chuyện nhanh hoặc động não ngẫu hứng. Không gian làm việc ảo tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm, bao gồm cả sự hợp tác giữa các phòng ban.
- Được biết đến: Điều này cho phép các thành viên trong nhóm của bạn (cấp cao, cấp dưới hoặc cấp mới) trao đổi trực tiếp với quản lý cấp trên. Nhân viên có thể biết những gì đang xảy ra và hoàn toàn minh bạch với bất kỳ câu hỏi nào về doanh nghiệp. Các nhóm cũng có được bức tranh tốt hơn về những gì đồng nghiệp của họ ở các bộ phận khác nhau đang làm.
- Tạo cảm giác thân thuộc: Bằng cách có những tương tác không chính thức, các thành viên trong nhóm có thể xây dựng các kết nối sâu sắc hơn để tạo sự tin tưởng ở nơi làm việc. Môi trường văn phòng ảo cho phép các thành viên trong nhóm từ các phòng ban khác nhau hiểu nhau. Điều này khiến nhân viên không cảm thấy bị cô lập khi làm việc từ xa. Trên thực tế, nó hoàn toàn ngược lại bằng cách tạo ra cảm giác thân thuộc.
Các cân nhắc khác khi làm việc từ xa
Sau khi bạn thiết lập văn phòng ảo của mình, điều quan trọng là phải phân tích các bước tiếp theo của bạn khi nói đến làm việc từ xa. Điều này bao gồm việc quản lý các nhóm một cách hiệu quả và tạo ra một văn hóa công ty tích cực trong môi trường ảo của bạn.
Cách quản lý nhóm từ xa một cách hiệu quả
Quản lý nhóm từ xa có thể là điều mới mẻ đối với một số nhân viên chỉ làm việc trong môi trường văn phòng thực tế. Niềm tin là một thành phần quan trọng của việc làm việc từ xa. Người quản lý nên rảnh tay và để nhân viên làm chủ nhiệm vụ của họ. Điều này không có nghĩa là để nhân viên bị mắc kẹt nếu họ có thắc mắc, mà là để họ thực hiện trách nhiệm giải trình và dễ dàng tiếp cận với cấp quản lý trong trường hợp có thắc mắc.
Một môi trường văn phòng ảo sẽ cho phép các thành viên trong nhóm có được cả hai điều tốt nhất: làm việc độc lập khi cần thiết và cũng có quyền cộng tác với đồng nghiệp và quản lý cấp trên.
Mục tiêu của phòng ban cũng rất quan trọng khi quản lý một nhóm từ xa. Lập kế hoạch cho 30-60-90 ngày tiếp theo cho phép các thành viên trong nhóm nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn và hướng đi tổng thể mà bộ phận của họ sẽ diễn ra. Điều này sẽ cho họ thấy rằng các nhiệm vụ hàng ngày của họ đang giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
