Cách thiết lập văn phòng tại nhà hiệu quả

Bạn có từng mơ ước mỗi ngày chỉ mất 15 giây đi làm thay vì 45 phút đi làm không? Bạn có muốn tận dụng thêm thời gian trong ngày bằng cách cắt bỏ hoàn toàn thời gian đi làm đó không? Bạn có nghĩ rằng mình có thể làm được nhiều việc hơn nếu không bị các tình huống gián đoạn vốn có ở các văn phòng truyền thống không?

Nếu bạn đang nghĩ về bất kỳ điều nào trong số này, thì có lẽ bạn đã từng mơ về một văn phòng tại nhà. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu điều gì tạo nên một văn phòng tại nhà hiệu quả và cách bắt đầu thiết lập một văn phòng.

Những thứ cơ bản cho việc setup văn phòng tại nhà 

Làm việc tại nhà có thể là một niềm vui hoặc một nỗi kinh hoàng, (giống như một số đứa trẻ hai tuổi mà bạn có thể biết.) Bạn có thể thích ý tưởng về sự tự do, sự linh hoạt và bầu không khí thoải mái mà văn phòng tại nhà của bạn sẽ có. Bạn có thể thích thú với ý tưởng làm việc trong đôi dép thỏ và áo choàng tắm của mình.

Lưu ý rằng chúng tôi đã nói đó là “ý tưởng”. Trên thực tế, làm việc tại nhà có thể rất tuyệt, nhưng nó cũng có thể gây khó chịu như làm việc trong văn phòng truyền thống và đi làm. Bạn phải thiết lập nó đúng và đặt ra một số quy tắc cho chính mình. Các quy tắc bạn đặt ra phải dựa trên tình huống của bạn, những gì phù hợp với cá nhân bạn và loại công việc bạn đang làm. 

Một số nguyên tắc sẽ giúp bạn làm việc tại nhà hiệu quả:

• Dành một không gian đặc biệt cho văn phòng làm việc của bạn.
• Nếu bạn có một cánh cửa, hãy đóng nó lại.
• Cố gắng giảm thiểu số lượng phiền nhiễu trong không gian làm việc trực tiếp của bạn (ví dụ: TV, Gameboy, Nintendo, trẻ em).
• Nếu bạn có con nhỏ ở nhà, đừng xem những bức ảnh trên tạp chí chụp cảnh một bà mẹ đang làm việc ở nhà nói chuyện điện thoại và nghiên cứu bảng tính trong khi đứa trẻ chín tháng tuổi vui vẻ chơi dưới chân bà. Đó là một thế giới tưởng tượng. Nó thực sự không hoạt động theo cách đó! Nhờ người chăm sóc tại nhà hoặc thành viên gia đình, bất kỳ ai, giúp đỡ. Thần kinh của bạn và con cái của bạn sẽ cảm ơn bạn.
• Làm cho không gian làm việc của bạn thoải mái nhất có thể, bởi vì dù làm việc tại nhà thì bạn vẫn phải dành nhiều thời gian ở đó.
• Hãy tổ chức một module văn phòng. Điều này có nghĩa là mua tủ hồ sơ, cặp hồ sơ, nhãn và sau đó đưa chúng vào sử dụng.
• Cố gắng đặt lịch làm việc phù hợp với chu kỳ năng suất cao của riêng bạn. Mọi người đều có một thời gian trong ngày mà họ làm việc tốt nhất. Tìm ra khoảng thời gian vàng đó của bạn và biến đó thành thời gian làm việc chính. (Tất nhiên, giả sử rằng bạn có quyền kiểm soát lịch biểu của mình.)
• Đặt ra một số quy tắc cho bản thân như… nghỉ giải lao mỗi giờ, ấn định thời gian rời khỏi nhà hàng ngày (ngay cả khi chỉ để đi dạo quanh khu nhà), không lướt mạng ngoại trừ lướt web liên quan đến công việc (và sau đó đừng gian lận!). Quy tắc của bạn nên giải quyết điểm yếu của riêng bạn. Nếu bạn biết mình sẽ gặp vấn đề với chiếc tủ lạnh luôn gọi tên bạn thì hãy thực hiện quy tắc “không để thức ăn trước máy tính”.
• Đặt giới hạn cho công việc sau giờ làm việc của bạn. Mặc dù bạn có thể có những khách hàng gọi cho bạn lúc 9 giờ tối, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải “luôn luôn” sẵn sàng nhắc máy vào lúc đó. Hãy để máy trả lời tự động của bạn nhận cuộc gọi trừ khi bạn biết có thời hạn gấp rút và sẵn sàng thực hiện. Mặt khác, số giờ rảnh rỗi bổ sung có thể chỉ là lợi thế bạn cần để thúc đẩy doanh nghiệp (hoặc đảm bảo công việc) của mình. Chỉ cần lưu ý rằng những người làm việc tại nhà có tỷ lệ tham công tiếc việc cao.
• Làm việc tại nhà cũng có thể rất cô lập. Hãy cố gắng nhấc điện thoại và gọi cho ai đó, hoặc đến thăm một người hàng xóm, hoặc một cái gì đó chỉ để thỉnh thoảng liên lạc với một người trực tiếp. Nếu bạn thấy mình làm việc liên tục 10 tiếng đồng hồ mà không nói một lời nào, có thể bạn sẽ không trụ được lâu trong văn phòng mới tại nhà.
• Như đã nói, hãy chuyển sang phần cứng bạn sẽ cần để thiết lập văn phòng tại nhà của mình. Chúng tôi đang bắt đầu với phần cứng thay vì đồ nội thất vì rất có thể bạn không cần bàn làm việc hoặc khu vực văn phòng được chỉ định. Bạn có thể làm việc tốt từ bàn bếp hoặc xích đu ngoài hiên. Tất nhiên, bạn thậm chí có thể không cần máy tính, nhưng… dù sao thì chúng tôi cũng sẽ đề cập đến nó.

Bạn cần phần cứng nào cho văn phòng tại nhà?

Nếu công việc của bạn liên quan đến việc di chuyển đến các địa điểm của khách hàng hoặc những nơi khác cách xa cơ sở nhà của bạn, có lẽ bạn nên cân nhắc mua máy tính xách tay thay vì hệ thống máy tính để bàn.

Với máy tính xách tay, bạn sẽ luôn mang theo các tệp của mình và sẽ không có bất kỳ khoảnh khắc xấu hổ nào khi bạn để một tài liệu quan trọng ở văn phòng của mình, bởi vì, văn phòng của bạn luôn ở bên bạn. Mặc dù máy tính xách tay có vẻ hơi cồng kềnh để luôn mang theo bên mình, nhưng có rất nhiều kiểu máy nhẹ nhưng rất mạnh mẽ. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn có một hộp đựng tốt có dây đeo vai và đủ chỗ cho các tài liệu bản cứng của bạn.

Nếu luôn làm việc từ bàn phím và màn hình nhỏ của máy tính xách tay không hấp dẫn bạn, thì có những giải pháp khác. Vâng, họ đã nghĩ về tất cả mọi thứ! Để làm cho việc sử dụng máy tính xách tay của bạn hiệu quả hơn trong văn phòng tại nhà, bạn có thể thiết lập một đế cắm mà bạn chỉ cần cắm máy tính xách tay của mình vào. Trạm nối giúp dễ dàng kết nối màn hình tiêu chuẩn, bàn phím và chuột, máy in, máy fax, máy scan và các thiết bị ngoại vi khác luôn được kết nối và sẵn sàng sử dụng. Nếu bạn cắm máy tính xách tay của mình vào trạm nối, bạn có thể sử dụng nó giống như một hệ thống máy tính để bàn tiêu chuẩn và bạn sẽ không phải lo lắng về việc chuyển hoặc đồng bộ tệp sang máy tính khác.

Nếu bạn không đi du lịch hoặc nếu bạn không cần truy cập vào tất cả các tệp của mình khi đi du lịch, bạn chỉ cần sử dụng hệ thống máy tính để bàn truyền thống. Đảm bảo rằng bạn có nhiều dung lượng ổ cứng, bộ nhớ để chạy nhiều chương trình cùng lúc và bộ xử lý có tốc độ vừa phải. Nếu bạn đang làm công việc đồ họa (bất kỳ thứ gì liên quan đến hình ảnh, hình minh họa hoặc hoạt ảnh), bạn sẽ cần một bộ xử lý nhanh hơn nhiều và càng nhiều dung lượng ổ cứng và RAM càng tốt.

Các tùy chọn thiết bị và phần cứng khác mà bạn có thể xem xét bao gồm:

• Máy in laser đen trắng 600-1200 dpi nếu tài liệu cuối cùng của bạn yêu cầu đầu ra đen trắng chất lượng cao, sắc nét. Máy in laser cũng cung cấp đầu ra nhanh nhất, vì vậy nếu bạn biết khối lượng của mình sẽ cao, bạn cũng nên xem xét một máy in laser.
• Máy in laser màu nếu tài liệu của bạn cần hình minh họa màu, ảnh hoặc biểu đồ chất lượng cao. Đây là những thứ khá đắt tiền, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn so sánh chất lượng in với một máy in phun mực rẻ hơn.
• Một máy in phun nếu bạn cần văn bản, biểu đồ màu và đồ thị hoặc ảnh có chất lượng tốt. Với máy in phun, giấy được sử dụng thường tạo ra sự khác biệt lớn nhất về chất lượng in. Nhận giấy phù hợp nhất cho công việc bạn đang làm. Ngoài ra, hãy thử in thử từ các kiểu máy khác nhau để so sánh chất lượng trước khi mua. Máy in phun có thể cung cấp chất lượng in rất tốt nhưng in không nhanh như máy in laser.
• Máy scan nếu bạn cần quét tài liệu hoặc ảnh. Bạn cũng có thể sử dụng máy quét cùng với phần mềm email hoặc fax thay cho máy fax thông thường.
• Một modem để truy cập Internet. Đây có thể là một modem tiêu chuẩn mà bạn sử dụng với các đường dây điện thoại hiện tại của mình để truy cập quay số, một modem DSL cũng sử dụng đường dây điện thoại của bạn nhưng không kết nối đường dây của bạn hoặc một modem cáp sử dụng cùng một loại cáp truyền hình cáp của bạn. mắc vào. DSL và modem cáp dành cho truy cập Internet băng thông rộng và yêu cầu các kết nối đặc biệt.
• Máy ảnh kỹ thuật số nếu công việc của bạn yêu cầu ảnh cho bản trình bày, báo cáo, trang Web hoặc các tài liệu khác. Mặc dù bạn cũng có thể sử dụng máy ảnh và máy quét thông thường để lấy ảnh kỹ thuật số cho tài liệu, nhưng bạn có thể thấy khả năng truy cập ngay lập tức bằng máy ảnh kỹ thuật số hiệu quả hơn là đợi phim được xử lý và in. Chất lượng của hình ảnh kỹ thuật số vẫn tốt hơn một chút với ảnh thực tế được quét, nhưng đối với hầu hết các ứng dụng kinh doanh, máy ảnh kỹ thuật số tạo ra hình ảnh đủ sắc nét. Hình ảnh để sử dụng trong tài liệu tiếp thị có thể cần phải có chất lượng cao hơn.
• Một chiếc máy scan đa năng, máy fax, máy photocopy, máy in nếu không gian của bạn hạn chế và chất lượng không quá quan trọng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng với loại thiết bị này, nếu một bộ phận của nó ngừng hoạt động thì bạn sẽ không có các chức năng khác cho đến khi nó được sửa chữa!

Những thiết bị khác cần cho một văn phòng tại nhà

Ngoài thiết bị máy tính, bạn cũng sẽ cần một chiếc điện thoại thứ 2 để phục vụ riêng cho công việc. Nó sẽ giúp bạn có thể cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống, trong trường hợp bạn chuyển sang công việc mới bạn sẽ không gặp rắc rối với việc khách hàng cũ liên hệ vào số điện thoại cá nhân của mình.

Thế về phần mềm thì sao?

Về mặt phần mềm, có một số tùy chọn để bạn xem xét. Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất và không có nhân viên mà bạn cần giao tiếp và phối hợp thì việc đáp ứng các yêu cầu phần mềm của bạn không quá khó. Dưới đây là một số loại phần mềm bạn có thể cần cùng với các liên kết đến một số gói phổ biến nhất:

• Chương trình email — Bạn có thể sử dụng chương trình email mà ISP của bạn cung cấp, nhưng các chương trình như Microsoft Outlook Express cũng sẽ cung cấp cho bạn các chức năng email tốt và bạn sẽ không phải thay đổi chương trình nếu bạn thay đổi ISP .
• Trình xử lý văn bản — Microsoft Word, WordPerfect,…
• Chương trình bảng tính và cơ sở dữ liệu như Microsoft Excel.
• Phần mềm thuyết trình — Microsoft PowerPoint.
• Phần mềm chống vi-rút — McAfee hoặc Norton AntiVirus
• Phần mềm đọc Định dạng Tài liệu Di động (PDF).
• Công cụ chỉnh sửa đồ họa và/hoặc hình ảnh — CorelDraw, Adobe Illustrator, Adobe Photoshop, Macromedia Freehand, Deneba Canvas (Phần mềm chỉnh sửa hình ảnh cũng có thể đi kèm với máy scan của bạn.)
• Trình duyệt Internet — Google Chrome, Cốc Cốc,…

Nhiều ứng dụng kinh doanh được đóng gói trong “bộ” cung cấp tất cả các danh mục sản phẩm trên và sau đó là một số. Một số gói phổ biến hơn bao gồm:

• Microsoft Office, cũng như Microsoft Works rẻ hơn
• Corel
• Lotus
• AppleWorks

Nhiều chương trình cũng có các phiên bản “nhẹ” hoặc “giới hạn” ít tốn kém hơn có thể phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hơn. Chúng cũng thường có sẵn cho cả nền tảng máy tính Windows và Mac.

Nếu bạn đang làm việc với những người khác và có nhu cầu phối hợp lên lịch, truy cập các tệp trung tâm, duy trì trình quản lý liên hệ, gặp gỡ trong phòng trò chuyện, v.v. thì bạn sẽ gặp nhiều thách thức hơn. Có sẵn các chương trình, chẳng hạn như các chương trình miễn phí và cực kỳ dễ sử dụng của Google.

Bạn sẽ đặt tất cả phần cứng ở đâu?

Bạn sẽ cần một chiếc bàn có nhiều không gian làm việc. Nó nên có không gian cho máy tính, cũng như chỗ để trải giấy tờ nếu cần. Một góc bàn hình chữ “L” hoạt động tốt cho việc này. Hãy chắc chắn rằng bàn có một khay bàn phím lớn có thể chứa cả bàn di chuột và chuột của bạn. Nhiều bàn máy tính không có khay đủ lớn. Đừng quên không gian cho máy in, máy scan, fax và các thiết bị khác của bạn.

Kệ, tủ và tủ tài liệu cũng là những thứ cần thiết giúp ích rất nhiều bằng cách tận dụng không gian theo chiều dọc và sắp xếp mọi thứ ngăn nắp. Bạn cũng có thể sử dụng mặt trên của các giá và tủ hồ sơ này cho máy in, máy scan, máy fax, v.v.

Ngoài ra, đừng quên đầu tư vào một chiếc ghế thoải mái có hỗ trợ tốt cho lưng. Nó nên có càng nhiều bộ phận điều chỉnh càng tốt để giúp nó phù hợp với cơ thể bạn. Tay vịn trên ghế cũng sẽ giúp bạn thoải mái hơn, đặc biệt nếu bạn sẽ làm một số công việc khác với công việc trên máy tính.

Kết nối với thế giới bên ngoài khi làm việc tại nhà

Thế giới mạng

Tất cả phần cứng và phần mềm chúng ta đã nêu trên sẽ không giúp ích gì cho bạn, nếu bạn không có kết nối Internet. Đặt cược tốt nhất của bạn là kết nối băng thông rộng nếu bạn có thể truy cập.

Thế giới thực

Còn địa chỉ kinh doanh của bạn thì sao? Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp tại nhà, có thể bạn không muốn địa chỉ nhà của mình được sử dụng làm địa chỉ doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, nó có thể không mang lại ấn tượng mà bạn cần. Trong trường hợp này, bạn có thể thuê văn phòng ảo. Dịch vụ này sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ kinh doanh uy tín tại các khu vực trung tâm thành phố lớn, mang đến nhiều điều kiện thuận lợi và hình ảnh chuyên nghiệp hơn cho công ty của bạn. 

Còn các cuộc họp khách hàng thì sao?

Các cuộc họp với khách hàng không phải lúc nào cũng diễn ra trong không gian mạng hoặc tại địa điểm của khách hàng. Khi bạn đối mặt với tình huống này, thay vì để khách hàng đến nhà bạn (giả sử họ ở cùng thành phố), hãy sử dụng các dịch vụ như cho thuê văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ. Những dịch vụ này sẽ cung cấp cho bạn lễ tân, thư thoại, email và các dịch vụ khác, cùng với quyền truy cập giới hạn thời gian vào các văn phòng riêng hay chỗ ngồi làm việc, một khu vực sảnh tiếp khách và một phòng họp.

Tất nhiên, cũng luôn có những lựa chọn địa điểm gặp gỡ tiêu chuẩn khác bao gồm sảnh khách sạn, nhà hàng, quán cafe, sân gold, v.v.

Lựa chọn nào khi làm việc tại nhà nhưng kinh phí hạn hẹp?

Không phải ai cũng có đủ điều kiện tài chính để trang bị cho mình đầy đủ những thiết lập phía trên mà chúng tôi đã gợi ý. Nó sẽ ngốn của bạn một khoảng tiền rất lớn đấy. Vậy giải pháp nào là tuyệt vời nhất nếu bạn hạn hẹp kinh phí?

Hãy tham khảo ngay loại hình văn phòng chia sẻ và tìm cho mình một địa điểm gần nhà bạn nhất. Bạn có thể tùy chọn cho mình dịch vụ thuê chỗ ngồi làm việc hoặc thuê văn phòng trọn gói, tùy vào nhu cầu cá nhân của bạn. Và dù bạn chọn tùy chọn nào thì bạn cũng sẽ được hưởng tất cả các tiện ích văn phòng như một văn phòng tại công ty bạn như: nhân viên lễ tân, các thiết bị máy in ấn và scan, bàn ghế sẵn có, internet tốc độ cao, các loại nước uống và bánh kẹo miễn phí, phòng họp, sảnh tiếp khách, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, nhân viên vệ sinh,…

Khi nghe chúng tôi liệt kê một loạt tiện ích kể trên, có lẽ bạn sẽ nghĩ mình sẽ phải trả một khoản phí thuê văn phòng không hề nhỏ đúng đúng không nào? Nhưng thực tế sẽ khiến bạn bất ngờ, bởi vì có rất nhiều cá nhân và công ty khác cùng chia sẻ cả không gian và cả tiền thuê với bạn, nên chi phí của một gói dịch vụ sẽ rất tiết kiệm so với việc bạn tự thiết lập một văn phòng tại nhà đấy. 

Mô hình văn phòng này hoạt động cũng giống như việc bạn đi thuê một căn phòng trọ và ở cùng với một số người bạn khác để tiết kiệm tiền thuê.

Bạn có thể thuê văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ giá rẻ tại TPHCM ở đâu?

Tại G Office, chúng tôi là một trong những nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ và văn phòng ảo tiên phòng ở khu vực TPHCM. Với hệ thống 6 chi nhánh đặt tại những địa điểm vàng của thành phố, các không gian văn phòng được đầu tư thiết kế độc đáo và tiện nghi, nhưng giá thuê lại cực kỳ cạnh tranh so với các nhà cung cấp khác. Bạn hoàn toàn có thể an tâm tin tưởng lựa chọn dịch vụ cho thuê văn phòng tại G Office.

Nếu bạn vẫn chưa rõ về mô hình văn phòng mới mẽ này, hãy gọi ngay cho chúng tôi! Đội ngũ của G Office luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn và sắp xếp một lịch trình tham quan trực tiếp nếu bạn có nhu cầu.