Trong suốt sự nghiệp của mình, có thể có những lúc bạn cần thương lượng hợp đồng. Cho dù bạn đang thảo luận về các điều khoản của lời mời làm việc hay thỏa thuận với khách hàng, điều quan trọng là phải thực hiện các chiến lược đàm phán thành công để nâng cao vị thế của bạn. Trong bài viết này, G Office sẽ gửi đến các bạn định nghĩa thương lượng hợp đồng là gì và liệt kê những bí kíp hay bạn có thể sử dụng khi thương lượng hợp đồng.
Thương lượng hợp đồng là gì?
Thương lượng hợp đồng là quá trình thảo luận các điều khoản của một thỏa thuận bằng văn bản. Cuộc trò chuyện này thường xảy ra giữa hai bên. Trong quá trình này, bạn sẽ thảo luận về các khía cạnh khác nhau của hợp đồng và cuối cùng đi đến thống nhất giữa hai bên.
Khi thương lượng cho bản thân, chẳng hạn như mức lương cao hơn sau một lời mời làm việc, mục tiêu là để tận dụng những lợi thế mà bạn có. Mục đích của thương lượng là để giải quyết các điều khoản tốt nhất mà cả hai bên sẵn sàng đồng ý.
Bí kíp thương lượng hợp đồng giúp bạn nâng cao lợi thế
Hãy tham khảo và thử áp dụng theo các chiến lược sau khi đàm phán hợp đồng tiếp theo của bạn:
1. Chọn nơi để thương lượng hợp đồng
Nơi bạn quyết định thương lượng tất cả sẽ phụ thuộc vào loại hợp đồng bạn đang thảo luận. Ví dụ: với một hợp đồng đơn giản, bạn có thể đạt được thỏa thuận qua email. Ngay cả một cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc gọi video cũng có thể đủ. Những vấn đề có tính chất quan trọng hơn bạn có thể yêu cầu gặp trực tiếp.
Nếu hai bên đã họp nhiều lần với nhau nhưng chưa đạt được thỏa thuận chung, hãy cân nhắc ghi lại các cuộc trò chuyện để bạn có thể dễ dàng tiếp tục lại nơi bạn đã dừng lại lần trước.
2. Nên ghi chú lại nội dung cuộc thương lượng
Nếu bạn không thể tự mình ghi chú, hãy chỉ định ai đó, chẳng hạn như đồng nghiệp, trợ lý hoặc thư ký, ghi chú cho bạn trong cuộc họp. Điều này có thể giúp bạn ghi nhớ những điểm cần nói của mình và những gì bạn có thể cần giải quyết vào lần tiếp theo khi tương tác. Sau cuộc họp, hãy dành thời gian để đánh máy những ghi chú này và gửi chúng đi.
3. Biết các ưu tiên của bạn
Bắt đầu cuộc thảo luận của bạn bằng cách vạch ra các ưu tiên của bạn. Hãy để bên kia chia sẻ những điều quan trọng đối với họ. Bạn có thể thấy rằng cả hai đều có những mục tiêu và giá trị giống nhau, điều này khiến toàn bộ quá trình này trở nên dễ dàng hơn nhiều. Ngay cả khi các ý tưởng của bạn khác biệt đôi chút, việc biết các ưu tiên của nhau và xếp hạng chúng theo thứ tự quan trọng có thể giúp cả hai đi đến một thỏa thuận công bằng.
4. Chuẩn bị các phương án thay thế
Bên dưới các ưu tiên của bạn, hãy chuẩn bị các lựa chọn thay thế mà bạn có thể giải quyết. Chỉ nên đề cập đến những điều này nếu bên kia đang thách thức những gì bạn đã trình bày. Hãy đợi đến thời điểm thích hợp để đề cập đến các lựa chọn thay thế nhằm giữ vững lập trường của bạn.
5. Biết mong muốn của bạn so với nhu cầu của bạn
Tìm ra những gì bạn cần từ một hợp đồng, chẳng hạn như tăng giá hoặc chỉ đơn giản là một đặc quyền bổ sung. Bằng cách thẳng thắn về nhu cầu của bạn, bên kia có thể nhận ra rằng họ không thể thương lượng được.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn cần hỗ trợ trang thiết bị, hãy chia sẻ rằng bạn chỉ có thể hoàn thành công việc của mình nếu bên kia cung cấp chúng. Biết được nhu cầu của bạn có thể giúp ích cho quá trình lập kế hoạch và giúp bạn xác định các yếu tố quan trọng khác, như ngân sách, lịch trình và nguồn lực.
6. Cân nhắc những hạn chế về thời gian
- Khi thương lượng các điều khoản của hợp đồng, hãy cân nhắc xem mọi thứ sẽ diễn ra trong bao lâu. Ví dụ: khi đồng ý thực hiện một dự án cho khách hàng, hãy viết ra bạn dự định dành bao nhiêu giờ cho dự án đó.
- Quyết định xem họ sẽ trả cho bạn theo tỷ lệ cố định hay theo giờ.
- Cân nhắc điều gì sẽ xảy ra nếu dự án kéo dài hơn bạn dự đoán và vạch ra rõ ràng mọi cột mốc hoặc thời hạn mà bạn cần đạt được.
7. Thảo luận về rủi ro và trách nhiệm
Luôn xem xét bất kỳ thách thức hoặc trở ngại nào bạn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng. Lập kế hoạch mà cả hai bên có thể tuân theo trong trường hợp có điều gì đó xảy ra.
Một ví dụ điển hình là ai phải chịu trách nhiệm trong trường hợp khẩn cấp. Tương tự như vậy, bạn nên biết điều gì sẽ xảy ra nếu một bên không thể thực hiện cam kết của họ.
8. Thảo luận các điều khoản
Xem xét tính không cạnh tranh, giải quyết tranh chấp, tính bảo mật và những thay đổi trong các yêu cầu. Những vấn đề phức tạp hơn này có thể yêu cầu bạn thuê một chuyên gia. Khi xem xét các mệnh đề, hãy nghĩ về bất cứ điều gì có thể nảy sinh khi làm việc cùng nhau.
9. Tìm hiểu nền tảng của bên kia
Tìm hiểu càng nhiều càng tốt về đối phương để bạn có thể hiểu quan điểm của họ. Tương tự như vậy, nó có thể cung cấp cho bạn một số thông tin để tạo đòn bẩy. Nghiên cứu cơ sở có thể giúp bạn đi đến một thỏa thuận khi biết điều gì sẽ xảy ra.
10. Đặt mình vào vị trí của đối phương để xem xét các thỏa thuận
Mặc dù bạn muốn hợp đồng diễn ra có lợi cho mình, nhưng bạn nên xem xét quan điểm của bên kia. Cố gắng đi đến một thỏa hiệp công bằng, đôi bên cùng có lợi. Bằng cách làm việc để hiểu rõ hơn về quy trình suy nghĩ của bên kia, bạn có thể đưa ra các giải pháp thực tế cho phép cả hai cảm thấy hài lòng về các điều khoản của hợp đồng.
11. Hãy chuyên nghiệp!
Giữ lịch sự và chuyên nghiệp trong suốt quá trình đàm phán của bạn. Thể hiện một thái độ lắng nghe tích cực, có nghĩa là bạn dành cho đối phương sự chú ý hoàn toàn, không bị phân tâm. Đặt các câu hỏi tiếp theo để tìm hiểu thêm về kỳ vọng của họ.
12. Hãy đầu tư thời gian của bạn cho quá trình đàm phán!
Hãy dành nhiều thời gian nhất có thể để đi đến một thỏa thuận mà bạn muốn. Thay vì vội vã lao vào mà chưa hiểu rõ vấn đề, hãy đọc kỹ từng tài liệu. Bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang trang trải mọi thứ bạn có thể cần. Sử dụng quy trình này để nhận mọi thứ bằng văn bản làm bằng chứng cho sự đồng ý, thay vì thỏa hiệp bằng lời nói.
13. Tìm đồng đội trợ giúp
Xem liệu có ai ở công ty của bạn có thể giúp bạn đàm phán không. Bằng cách này, một trong hai người có thể cứng rắn hơn trong khi người kia có thể cởi mở hơn để thảo luận. Cách tiếp cận này là một cách tuyệt vời để thu hút đối phương trong khi vẫn giữ lập trường của bạn. Với ai đó giúp đỡ, bạn cũng có thể đảm bảo rằng bạn đang xem xét mọi phần của hợp đồng mà không bỏ lỡ điều gì. Chọn một người đã có kinh nghiệm đàm phán trước đó, tốt nhất là người cũng có xu hướng thuyết phục.
14. Thuê chuyên gia
Trong một số tình huống nhất định, tốt nhất bạn nên thuê một chuyên gia bên ngoài để giúp thương lượng hợp đồng của bạn. Họ có thể sử dụng kiến thức chuyên môn của mình để đảm bảo bạn đang xem xét tất cả các yếu tố hợp đồng cần thiết cũng như tính hợp pháp của hợp đồng. Khi thuê một người chuyên gia, hãy tìm một người có kinh nghiệm với loại hình thương lượng hợp đồng cụ thể của bạn.
