Virtual office - văn phòng ảo là gì?

G OFFICE » 

Đối với một doanh nghiệp startup hay doanh nghiệp quy mô nhỏ vừa mới thành lập thì việc thuê một không gian thực tế như văn phòng truyền thống không phải là điều lúc nào cũng khả thi, nhất là về mặt tài chính và hậu cầu. Thường những doanh nhân trẻ sẽ chọn đặc địa chỉ kinh doanh ngay tại nhà mình và gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác tại những nơi như: nhà hàng, quán cafe,...Thế nhưng, chúng ta không thể phủ nhận lợi ích của việc sở hữu một địa chỉ kinh doanh nghiệp, phòng họp, không gian đón tiếp khách hay các thiết bị tiện ích văn phòng theo ý muốn sẽ mang đến nhiều giá trị tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn.

May mắn thay, khi giờ đây đã có dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời, có thể nói đây là lời giải hoàn hảo nhất cho các doanh nghiệp trong bài toán chi phí ở giai đoạn đầu xây dựng và phát triển. Thế thì, virtual office - văn phòng ảo là gì? Nó hoạt động như thế là? Lợi ích của văn phòng ảo mang lại ra sao? Mời các bạn cùng G Office - Chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực văn ảo tại TPHCM tìm hiểu trong nội dung sau đây nhé!

Virtual office - văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là gì? Có thể nói một cách dễ hiểu, văn phòng ảo chính là dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp, nhưng trên thực tế nó là một gói dịch vụ bao hàm rất nhiều dịch vụ tiện ích văn phòng khác kèm theo để hỗ trợ khách thuê.

Như tên gợi ý, khi bạn thuê văn phòng ảo, trên thực tế, bạn đang thuê một loạt dịch vụ mà bạn có thể truy cập khi làm việc tại nhà (hoặc trong quán cafe, trên máy bay hoặc bất cứ nơi nào bạn chọn làm việc). Bạn không thuê một diện tích văn phòng thực tế để làm việc.

Nhìn chung, các dịch vụ được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo có thể bao gồm:

  • Địa chỉ đăng ký kinh doanh ở các khu vực trung tâm thành phố được chỉ định cho doanh nghiệp của bạn, cùng với dịch vụ xử lý thư từ, bưu phẩm để chuyển tiếp từ đó đến nhà bạn;

  • Số điện thoại doanh nghiệp chuyển tiếp cuộc gọi đến các thiết bị cá nhân của bạn và đôi khi gọi đến dịch vụ trả lời / lễ tân;

  • Sử dụng phòng họp với đầy đủ thiết bị hỗ trợ cho phép tổ chức họp offline hoặc online;

  • Sử dụng không gian sảnh tiếp khách với đầy đủ bàn ghế, quầy pantry có bố trí sẵn các loại thức uống,...

Các dịch vụ và tiện ích đi kèm này sẽ có một vài điểm khác nhau tùy theo đơn vị cung cấp dịch vụ và giá trị gói dịch vụ mà bạn chọn thuê.

Nói tóm lại, khi thuê văn phòng ảo cho phép bạn làm việc ở bất cứ đâu bạn muốn bằng các thiết bị của riêng mình, trong khi vẫn được hưởng lợi từ hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp và công nghệ truyền thông đi kèm với việc đặt trụ sở tại một văn phòng truyền thống sang trọng.

virtual office - văn phòng ảo là gì?

Lợi ích của văn phòng ảo mang lại cho doanh nghiệp là gì?

Những lợi ích mà việc thuê văn phòng ảo có thể mang lại so với việc bạn chọn làm việc tại nhà mà không có dịch vụ ảo hoặc làm việc trong một không gian văn phòng truyền thống là gì?

Chuyên nghiệp

Một trong những lợi ích chính của việc thuê văn phòng ảo là làm như vậy mang lại cho doanh nghiệp của bạn một hình ảnh chuyên nghiệp hơn hẳn.

Có địa chỉ doanh nghiệp (thay vì chỉ đơn giản là địa chỉ nhà của bạn), số điện thoại doanh nghiệp (thay vì số điện thoại di động hoặc số nhà của bạn) và một không gian chuyên nghiệp để gặp gỡ khách hàng (thay vì nhà riêng hoặc quán cafe hay nhà hàng) mang lại ấn tượng rằng doanh nghiệp nhỏ của bạn chuyên nghiệp, có uy tín và cuối cùng là đáng tin cậy.

Khả năng chi trả

Một lợi thế quan trọng khác của văn phòng ảo và thường là điều thúc đẩy các doanh nhân lựa chọn dịch vụ này là chúng có chi phí thấp hơn nhiều so với thuê văn phòng truyền thống hoặc không gian làm việc chia sẻ.

Bạn có thể đọc thêm về vấn đề này trong phần chi phí văn phòng ảo bên dưới.

Dịch vụ chuyên dụng

Nếu bạn chọn gói văn phòng ảo bao gồm dịch vụ trả lời điện thoại tại trung tâm cuộc gọi do nhà cung cấp điều hành, bạn có thể thấy rằng mình tiết kiệm được rất nhiều thời gian mà bạn thường dành để trả lời cuộc gọi.

Chưa kể rằng các dịch vụ truyền thông, chẳng hạn như họp online, mà bạn thuê có thể đáng tin cậy và có chất lượng nhất quán hơn những dịch vụ có thể được sử dụng miễn phí qua web.

Uyển chuyển

Có một văn phòng ảo nghĩa là bạn không bị ràng buộc ở một vị trí duy nhất vì về cơ bản, văn phòng ảo của bạn có thể ở bất cứ đâu, miễn là bạn có các thiết bị cần thiết bên mình.

Điều này có nghĩa là sự linh hoạt của giờ giấc nằm trong tầm kiểm soát của bạn, giờ đây bạn có thể vừa vi vu du lịch mà vẫn có thể giải quyết các công việc một cách mượt mà. Thật tuyệt đúng không?

Năng suất

Thời gian đi đến văn phòng ít hơn (ở một số thành phố lớn, điển hình như TP.HCM của chúng ta nạn kẹt xe vào giờ cao điểm có thể mất khiến bạn mất rất nhiều thời gian để đến văn phòng và về nhà) đồng nghĩa với việc dành nhiều thời gian hơn cho công việc kinh doanh của bạn.

Tương tự, với văn phòng ảo, bạn có thể tự do tìm một nơi để làm việc phù hợp với nhu cầu của mình và nâng cao năng suất của bạn. Tất nhiên, mặt trái của điều này là ngôi nhà của bạn hoặc không gian công cộng được chọn có thể gây nhiều phiền nhiễu hơn và khó tập trung hơn so với văn phòng. Điều quan trọng là biết cách bỏ qua chúng và duy trì sự tập trung, hoặc tất nhiên, chỉ đơn giản là tìm một nơi khác lý tưởng hơn để làm việc.

Một lực lượng lao động linh hoạt

Văn phòng ảo hoàn toàn không phải chỉ là sự lựa chọn của các thương nhân và doanh nhân đơn độc. Nếu bạn có một nhóm nhân viên, bạn cũng có thể quản lý một nhóm nhân viên từ xa thông qua văn phòng ảo của mình.

Ngày nay, kỳ vọng của người lao động đối với người sử dụng lao động đang thay đổi, và khả năng làm việc linh hoạt ở vị trí họ muốn và vào giờ phù hợp với các cam kết khác của họ ngày càng trở nên được coi trọng đối với người lao động. Vì thế, khi thuê văn phòng ảo cho doanh nghiệp của bạn, thay vì đặt các nhân viên của mình vào một không gian gò bó, bạn đã cung cấp sự linh hoạt trên cho nhân viên của mình.

Tip cho các doanh nghiệp:

Nếu bạn lo lắng về việc đội ngũ nhân viên của mình không đảm bảo được việc hoàn thành nhiệm vụ, hãy tìm cách sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến (CRM), chẳng hạn như Asana, Zoho, Airtable,... mà bạn và nhân viên của bạn có thể đặt nhiệm vụ, cập nhật và theo dõi tiến độ. Liên lạc thường xuyên với họ, cho dù qua điện thoại, email, cuộc gọi điện video hay gặp mặt trực tiếp, để đảm bảo họ đang đi đúng hướng.

Có thể tiếp cận được nhiều ứng viên tài năng

Tương tự như vậy, thực tế là giờ đây nhân viên của bạn có thể ở xa và không cần phải di chuyển đến một địa điểm cụ thể mỗi ngày có nghĩa là bạn có thể mở rộng việc tuyển dụng của mình đến một khu vực rộng lớn hơn nhiều, thậm chí có thể thuê người từ khắp đất nước hay cả người nước ngoài. Vì vậy, bạn sẽ ít có khả năng mất đi tài năng mà bạn cần do hạn chế về địa lý.

Nhược điểm của văn phòng ảo

Tất nhiên, có những tình huống mà một không gian thực tế là cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Và văn phòng ảo không phải là lựa chọn phù hợp với tất cả mọi người.

Những nhược điểm của văn phòng ảo bao gồm:

  • Việc thiếu tương tác trực tiếp có thể khiến việc xây dựng văn hóa công ty trở nên khó khăn khi bạn phát triển;

  • Việc điều phối các cuộc họp và dự án có thể khó khăn nếu nhân viên ở các múi giờ khác nhau;

  • Sự thiếu tách biệt giữa nơi làm việc và gia đình đôi khi là một vấn đề, khi bạn làm việc tại nơi bạn sống, có thể khó giải quyết được;

  • Nhân viên của bạn khi làm việc từ xa sẽ phải tự định hướng công việc.

Văn phòng ảo có hiệu quả với doanh nghiệp của bạn hay không phụ thuộc vào nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp của bạn. Bạn không chắc loại văn phòng nào phù hợp với mình? Hãy gọi ngay đến hotline: 028 222 00 919! Đội ngũ tư vấn viên của G Office sẽ hỗ trợ bạn tìm ra giải pháp tốt nhất.

nhược điểm của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Chi phí thuê văn phòng ảo

Thanh toán cho một văn phòng ảo có thể được thực hiện một cách linh hoạt; thay vì thanh toán trả trước hoặc hợp đồng kéo dài một số tháng hoặc năm nhất định, hầu hết các dịch vụ văn phòng ảo có thể được thanh toán hàng tháng. Tổng chi phí hàng tháng cho văn phòng ảo của bạn sẽ phụ thuộc vào:

Các dịch vụ mà bạn yêu cầu. Với mỗi dịch vụ văn phòng ảo bạn thêm vào, chi phí thuê hàng tháng của bạn sẽ tăng lên. Thông thường các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo sẽ thiết kế các gói dịch vụ cụ thể, với số lượng tiện ích đi kèm khác nhau tương đương với mức giá cao thấp khác nhau. Như vậy, khách thuê có thể dễ dàng lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu và khả năng tài chính của mình.

Dưới đây là bảng giá dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại G Office của chúng tôi. Hãy tham khảo nhé!

Bảng giá dịch vụ văn phòng ảo tại G Office

Văn phòng ảo - Lựa chọn hoàn hảo cho các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ

Đối với các doanh nhân đã và đang xây dựng công việc kinh doanh tại nhà, văn phòng ảo có thể là bước đầu tiên hướng tới việc thành lập trong một không gian thực - nhưng không cần cam kết thuê một bàn làm việc hoặc một phòng làm việc thực tế tại các tòa nhà văn phòng.

Vì vậy, nếu bạn đang muốn mang đến cho doanh nghiệp của mình một hình ảnh chuyên nghiệp hơn nhưng chưa sẵn sàng chuyển vào không gian văn phòng, thì văn phòng ảo là một giải pháp thay thế linh hoạt hơn, rẻ hơn nhiều để thực hiện bước nhảy vọt đó.

Tương tự, nếu bạn đang làm việc trong một văn phòng nhưng cảm thấy nó quá căng thẳng về thời gian và hầu bao của bạn (tất cả chúng ta đều biết rằng các công ty khởi nghiệp phải sử dụng tài nguyên của họ một cách cẩn thận), một văn phòng ảo có thể là một thỏa hiệp tốt hơn cho bạn.

Đối tượng khách hàng nào phù hợp với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo?

Trên thực tế, giờ đây văn phòng ảo không còn là dịch vụ văn phòng cho thuê chỉ dành cho các doanh nghiệp startup, doanh nghiệp nhỏ hay các văn phòng luật sư. Sau khi làn sóng COVID-19 quét qua toàn cầu, phương thức vận hành doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi để thích ứng với tình hình khắc nghiệt của đại dịch. Từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn đều phải bắt đầu làm quen với mô hình work from home trước lệnh lockdown từ chính quyền để hạn chế lây lan dịch bệnh.

Chính vì điều này, dịch vụ văn phòng ảo đã có thể mở rộng tệp khách hàng của mình, khi các doanh nghiệp nhận thấy được lợi ích của việc hoạt động theo mô hình work from home và khả năng tiết kiệm chi phí đáng kể của phương án chọn thuê văn phòng ảo. Đối tượng khách hàng của dịch vụ văn phòng hiện đại này hiện tại, bao gồm:

  • Doanh nghiệp startup;

  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ;

  • Doanh nghiệp nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện;

  • Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô với thành lập chi nhánh;

  • Văn phòng luật sư, tư vấn du học, chuyên gia tâm lý,...

  • Doanh nghiệp hoạt động theo mô hình work from home;

  • Doanh nghiệp eCommerce;

G Office - Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ uy tín tại TPHCM

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá cả phải chăng chất lượng hạng A của G Office sẽ là một trong những lựa chọn rất đáng để cân nhắc dành cho bạn. Các gói dịch vụ của chúng tôi được thiết kế để có thể đáp ứng cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, dù bạn là một doanh nhân hoạt động độc lập hay một doanh nghiệp, G Office đều sẽ có những sự lựa chọn phù hợp dành cho bạn.

virtual office - văn phòng ảo

Khi lựa chọn thuê văn phòng ảo tại G Office, không chỉ là sử dụng địa chỉ, bạn hãy tận dụng các tiện ích vô cùng độc đáo mà chúng tôi mang đến nhé! Hàng loạt những đặc quyền đang chờ đợi bạn:

  • Được lựa chọn 1 trong 6 địa chỉ văn phòng tại các tòa nhà văn phòng hạng A tọa lạc ở các quận trung tâm TPHCM như: quận 1, quận 3 và quận Tân Bình vô cùng đắc địa, để đăng ký kinh doanh, đặt bảng tên doanh nghiệp và làm địa chỉ tiếp nhận thư từ, bưu phẩm;

  • Đội ngũ nhân viên lễ tân duyên dáng và chuyên nghiệp, luôn tận tình hỗ trợ bạn và khách của bạn;

  • Hỗ trợ chuyển tiếp thư, bưu phẩm và cuộc gọi giúp bạn có thể an tâm làm việc từ xa hay khi đi công tác;

  • Được sử dụng sảnh tiếp khách sang trọng và chuyên nghiệp với quầy pha chế trang bị sẵn các loại thức uống, giúp bạn có thể xây dựng hình ảnh và uy tín trong lòng khách hàng;

  • Hệ thống internet và wifi tốc độ cao hỗ trợ bạn sử lý công việc tiện lợi và mượt mà;

  • Hỗ trợ số điện thoại riêng dành cho bạn;

  • Được sử dụng các phòng chức năng như: phòng họp, phòng phỏng vấn với đầy đủ thiết bị công nghệ hỗ trợ việc họp hoặc phỏng vấn online, offline đều được;

  • Được sử dụng chỗ ngồi làm việc với bàn ghế và vách ngăn riêng tư;

  • Đầy đủ các thiết bị tiện ích văn phòng như: máy in, photo, scan,...

Nếu từng này tiện ích vẫn chưa đủ thuyết phục bạn. Hãy gọi ngay đến hotline: 028 222 00 919 và đặt lịch tham quan trải nghiệm trực tiếp tại hệ thống văn phòng của G Office nhé!

Ngoài dịch vụ văn phòng ảo, chúng tôi còn cung cấp không gian văn phòng chia sẻ vô cùng tiện lợi, mức giá cực tiết kiệm, với các gói dịch vụ: cho thuê chỗ ngồi làm việc riêng, cho thuê văn phòng trọn gói. Đến với G Office, khách hàng sẽ có đa dạng sự lựa chọn và dễ dàng tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.

G Office cung cấp dịch vụ văn phòng ảo trao tay khách hàng giá trị thật

HOTLINE: 028 222 00 919