Nơi làm việc đang trong giai đoạn biến động khác. Khi làm việc tại nhà trở nên phổ biến và làm việc linh hoạt trở thành tiêu chuẩn mới cho nơi làm việc thực tế, bản thân văn phòng cần phải thay đổi để đáp ứng nhu cầu của nhân viên tốt hơn. Cụ thể, các nhà quản lý cơ sở cần tối ưu hóa nơi làm việc để trở nên hữu ích. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thiết kế một văn phòng để tận dụng không gian.
Một không gian làm việc được tận dụng tốt có nghĩa là nó đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Để định hình môi trường xung quanh những nhu cầu đó, các nhà quản lý cơ sở cần hiểu chúng. Nói thì dễ hơn là làm.
Dưới đây là cách để hiểu cách sử dụng và thiết kế không gian văn phòng làm việc, để định hình một văn phòng mới hỗ trợ nhân viên vượt qua giai đoạn thay đổi hiện tại và hơn thế nữa.
Sử dụng không gian là gì?
Việc sử dụng không gian được xác định tốt nhất cùng với tỷ lệ chiếm dụng không gian. Nếu sức chứa là khả năng của một không gian để chứa một số người hoặc đồ vật nhất định, thì việc sử dụng không gian là thước đo mức độ sử dụng trong không gian đó.
Ví dụ: nếu một phòng họp có sức chứa cho 10 người và hiện chỉ có tám người ở trong đó, thì đó là mức sử dụng 80%. Một ví dụ thực tế hơn sẽ là việc sử dụng theo thời gian. Nếu một bàn làm việc tại một coworking space làm việc 40 giờ mỗi tuần và chỉ được sử dụng 20 giờ mỗi tuần, thì tỷ lệ sử dụng của nó là 50%. Ngoài ra còn có việc sử dụng tương đối để xem xét. Nếu các Phòng họp A, B và C đều mở cửa 40 giờ mỗi tuần và có tỷ lệ sử dụng lần lượt là 75%, 80% và 20%, thì có thể nói rằng tỷ lệ sử dụng của phòng họp C thấp hơn nhiều so với mức trung bình.
Điểm mấu chốt về việc sử dụng không gian là nó đo lường mức độ sử dụng của một không gian. Nó thường phản ánh nhu cầu, điều này giúp thuận lợi cho việc quan sát không gian nào có mức sử dụng cao và mô hình hóa nơi làm việc theo đó.
Mẹo thiết kế không gian văn phòng làm việc
Nguyên tắc vàng của thiết kế không gian văn phòng làm việc là tận dụng dữ liệu bạn có. Bằng chứng giai thoại một mình sẽ không nói lên toàn bộ câu chuyện. Bạn có thể nghĩ rằng có nhu cầu lớn về bàn làm việc linh hoạt vì bạn thấy mọi người sử dụng chúng, nhưng những gì bạn thấy có thể chỉ đại diện cho một tỷ lệ nhỏ nhu cầu. Trên thực tế, mọi người có thể thích một loại không gian hoàn toàn khác – loại không gian mà họ không có quyền truy cập vì không có đủ tùy chọn trong văn phòng.
Dữ liệu cung cấp cái nhìn sâu sắc tuyệt vời, nhưng nó đòi hỏi tư duy phản biện để làm cho nó có thể hành động được. Người quản lý cơ sở cần hiểu rõ và đưa chúng vào thực tế với bối cảnh.
Cuối cùng, hãy xem xét quy mô vi mô và vĩ mô khi thực hiện các thay đổi đối với nơi làm việc. Đối với những thay đổi lớn, hãy xem sơ đồ ngăn xếp để hiểu rõ hơn về không gian có sẵn và mức độ chiếm dụng. Đối với những thay đổi dành riêng cho không gian, hãy hiểu tác động đối với khu vực trực tiếp của văn phòng. Có rất nhiều cơ hội để thực hiện thay đổi ở cả hai cấp độ, nhưng bạn cần biết những thay đổi của mình ảnh hưởng như thế nào đến việc tiếp cận văn phòng và điều này sẽ tác động như thế nào đến tỷ lệ sử dụng.
Giữ mức sử dụng đi đầu trong việc thiết kế lại không gian làm việc
Cách thiết kế không gian văn phòng làm việc cũ tập trung chủ yếu vào việc tận dụng không gian có sẵn cho bạn. Đó là việc tìm ra cách tốt nhất để phù hợp với mọi người trong một không gian, tối đa hóa năng suất và giảm thiểu ma sát. Bây giờ, cách tiếp cận đã thay đổi thành tư duy ưu tiên con người. Nó không phải là đưa con người vào không gian; đó là về không gian phù hợp để phù hợp với những người cần nó.
Thiết kế không gian văn phòng làm việc chú trọng đến việc sử dụng có nghĩa là hiểu cách nhân viên tương tác với không gian và những gì họ mong đợi từ nó. Sau đó, đó là về việc sử dụng dữ liệu để định hình và phân bổ không gian dựa trên những nhu cầu đó. Đó là một quá trình ngày càng dựa trên dữ liệu nhiều hơn khi nơi làm việc trở nên thông minh hơn. Người quản lý cơ sở nên sử dụng tất cả dữ liệu có sẵn cho họ để hiểu việc sử dụng và nỗ lực phối hợp để tạo không gian phù hợp với cách nhân viên sẽ sử dụng nó, cho dù họ đang làm việc toàn thời gian tại văn phòng, linh hoạt trong và ngoài không gian hay làm việc từ xa 90% thời gian.
Việc thiết lập một không gian văn phòng làm việc hiệu quả thật sự không hề đơn giản và khá tốn kém lẫn thời gian, cũng như chi phí. Tuy nhiên, bạn cũng có thể lựa chọn một giải pháp vô cùng tiện lợi và tiết kiệm hơn hẳn là thuê coworking space cho công ty của mình. Bởi vì, dịch vụ này cung cấp cho bạn một không gian văn phòng trọn gói, vừa đủ với nhu cầu mà công ty bạn cần và có thể mở rộng hoặc thu hẹp diện tích thuê bất kỳ lúc nào. Ngoài ra khi thuê coworking space, bạn sẽ được nhà cung cấp trang bị sẵn toàn bộ cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng vô cùng tiện lợi. Việc của bạn và đội ngũ nhân viên của mình chỉ là đến và ngồi vào chỗ làm việc mà thôi.
Nếu bạn đang có ý định chọn thuê coworking space tại TPHCM, hãy liên hệ ngay cho G Office! Chúng tôi luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn có được không gian văn phòng như ý.
