Tìm hiểu cách bố trí văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn

G OFFICE » 

 

Cách bố trí văn phòng và chỗ ngồi làm việc của nhân viên nói lên rất nhiều điều về chức năng tổ chức và tương tác nhóm của bạn. Điều quan trọng là phải xem xét mục tiêu của bạn và bầu không khí tổng thể mà bạn muốn thiết lập khi tạo bố cục hiệu quả cho không gian làm việc của mình. Tìm hiểu thêm về cách bố trí văn phòng, xem các kiểu bố trí văn phòng phổ biến để lựa chọn và đọc các mẹo mà G Office sẽ gợi ý sau đây, giúp bạn quyết định bố cục nào phù hợp nhất cho không gian tổ chức của mình.

Bố trí văn phòng là gì?

Bố cục văn phòng đề cập đến cách cụ thể bạn sắp xếp ghế và bàn làm việc của nhân viên trong văn phòng. Tốt nhất bạn nên tạo bố cục văn phòng phản ánh cách bạn muốn các nhân viên của mình tương tác với nhau. 

Ví dụ: nếu bạn muốn duy trì một môi trường cộng tác cao với các nhân viên làm việc trong một số dự án nhóm, bạn sẽ muốn bố trí văn phòng mở với ít hoặc không có buồng riêng. Nếu văn phòng của bạn nhấn mạnh tầm quan trọng của sự riêng tư và làm việc độc lập, bố trí ngăn tủ và các vách ngăn có thể là một lựa chọn hiệu quả.

Các kiểu bố trí văn phòng bạn nên biết

Có một số cách khác nhau để bạn sắp xếp bố cục bàn làm việc trong văn phòng theo chính sách của công ty đề ra, sự tương tác của nhân viên và mục tiêu xây dựng nhóm. Dưới đây là các kiểu bố trí văn phòng phổ biến mà G Office thường áp dụng trong không gian cho thuê văn phòng trọn góichỗ ngồi làm việc của chúng tôi, hãy tham khảo nhé!

Bố cục khối

Bố trí tủ làm việc có các bức tường ngăn xung quanh mỗi bàn làm việc là ba mặt và tạo ra một hình hộp xung quanh nhân viên. Nhiều văn phòng thích cách bố trí này vì thấy nó tiết kiệm chi phí. Nó cũng được sử dụng bởi hầu hết các công ty có nhiều tệp bí mật cần được ẩn khỏi một số nhân viên không được cấp các cấp truy cập nhất định để xem chúng.

Tương tự như phong cách văn phòng truyền thống, bố cục ngăn tủ thường không hiệu quả đối với các văn phòng muốn tập trung vào các dự án nhóm và xây dựng nhóm, vì vách ngăn cao khiến mọi người khó giao tiếp với nhau.

Bố trí văn phòng với bố cục vùng thấp

Bố cục phân vùng thấp

Đối với những người cho rằng bố cục ngăn tủ quá hạn chế và không bao hàm, bố cục phân vùng thấp là một lựa chọn tốt hơn cho họ. Đây là một phiên bản hiện đại hơn của cách bố trí ngăn tủ. Chiều cao của các vách ngăn thấp hơn để cho phép các nhân viên dễ dàng tương tác với nhau hơn, trong khi vẫn bảo mật và bảo vệ thông tin của họ. Nó cũng mang lại nhiều ánh sáng hơn cho nhân viên để giúp tâm trạng và khu vực của họ tươi sáng hơn.

Mặc dù điều này cho phép các nhân viên giao tiếp nửa mở với nhau, nhưng nó thường gây mất tập trung cho những người làm việc riêng lẻ và cần tập trung vào nhiệm vụ của họ. Vì các vách ngăn thấp hơn, chúng không hiệu quả trong việc cách âm. Điều này có nghĩa là nhân viên sẽ nghe thấy các cuộc trò chuyện từ khắp văn phòng, điều này không hiệu quả đối với hầu hết các nhân viên không làm việc theo nhóm.

Bố cục dựa trên nhóm

Đây là kiểu bố trí hiện đại liên quan đến việc nhóm công nhân theo nhóm. Thông thường, những nhân viên làm việc trong cùng một bộ phận hoặc cộng tác trong một số dự án nhóm cùng nhau sẽ làm việc theo kiểu bố trí này. Tất cả nhân viên thường sẽ có không gian cộng tác nhóm của riêng họ, vì vậy, các phòng họp truyền thống thường không cần thiết.

Nhiều văn phòng thích cách bố trí này vì nó khuyến khích một môi trường hòa nhập, nơi tất cả nhân viên có thể làm việc trên các dự án nhóm cùng nhau và gửi công việc có giá trị. Điều này chủ yếu hiệu quả đối với các công ty nơi các dự án dựa trên nhóm được triển khai thường xuyên trong toàn tổ chức. Nó không nhất thiết có lợi cho những người làm việc độc lập trong các dự án của riêng họ hoặc cho những nhân viên tổ chức các cuộc họp bí mật với khách hàng hoặc các thành viên khác trong nhóm, vì có rất ít hoặc không có phòng họp.

Bố cục kế hoạch mở

Kế hoạch này cũng khuyến khích bầu không khí hợp tác, dựa trên nhóm. Tất cả các vách ngăn và tường văn phòng đều được loại bỏ trong không gian này, và thay vào đó, nhân viên được ngồi ở cùng một bàn làm việc lớn hoặc bàn làm việc ngay cạnh nhau. Một số văn phòng cũng đặt đồ nội thất xung quanh văn phòng để khuyến khích nhân viên cảm thấy thoải mái hơn và thay đổi khu vực làm việc của họ. Ghế dài và các đồ nội thất lớn hơn khác cũng được sử dụng cho nhân viên ngồi, khi họ tổ chức các cuộc họp mở hoặc các buổi thảo luận với nhau.

Nhiều nhân viên thích cách bố trí này vì nó cho phép họ cảm thấy thoải mái khi làm việc tại văn phòng. Sự thoải mái trong khu vực làm việc tăng lên khiến nhân viên thích thú khi đến nơi làm việc, điều này làm tăng động lực và hứng thú hoàn thành nhiệm vụ của họ. Nó cũng khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến ​​và cảm thấy được lắng nghe. 

Bố trí văn phòng với bố cục mở

Tuy nhiên, một số thành viên nhóm cấp cao không thích cách bố trí này, vì họ không thể có không gian tách biệt của riêng mình do thiếu văn phòng, không gian họp hoặc buồng nhỏ.

Mẹo để quyết định bố trí văn phòng nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

Thực hiện theo các mẹo sau để giúp bạn quyết định một cách hiệu quả cách bố trí văn phòng nào phù hợp nhất cho tổ chức của bạn:

Xem xét có bao nhiêu dự án nhóm mà nhân viên của bạn tham gia

Hãy nghĩ về các phòng ban mà nhân viên của bạn làm việc và các dự án mà họ thường hoàn thành. Nếu nhân viên của bạn thường xuyên làm việc cùng nhau trong các dự án nhóm và cần liên tục giao tiếp và tương tác để tạo và gửi dự án của họ, thì bố trí văn phòng mở có thể mang lại hiệu quả cao hơn cho nhóm của bạn.

Hãy nghĩ về tầm quan trọng của việc kiểm soát tiếng ồn

Đối với các nhóm có nhân viên cần những khu vực yên tĩnh để tập trung chặt chẽ vào công việc của họ, một không gian văn phòng truyền thống hoặc ngăn nắp hơn có thể là lựa chọn tốt nhất cho nhóm của bạn. Nếu bạn có sự kết hợp của cả nhân viên độc lập và theo nhóm, hãy xem xét sự kết hợp của cả bố cục theo nhóm và theo hình khối. Đặt các nhân viên độc lập của bạn ở một khu vực và các cộng tác viên ở một khu vực khác. Điều này cho phép các nhân viên độc lập của bạn tránh xa môi trường ồn ào có thể khiến họ mất tập trung vào công việc.

Giải quyết mọi lo ngại về quyền riêng tư

Một số văn phòng cần sự riêng tư, đặc biệt nếu doanh nghiệp có nhiều tài liệu bí mật với các chi tiết cá nhân của khách hàng của công ty được liệt kê trên đó. Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo ẩn thông tin và chi tiết nhất định. Điều này có nghĩa là nhân viên của bạn phải được bố trí trong một ngăn tủ hoặc bạn có thể đặt nhân viên có thông tin cá nhân trong một văn phòng có ngăn kéo bàn và cửa có khóa để giữ an toàn cho các chi tiết quan trọng.

Câu hỏi thường gặp về bố cục văn phòng

Bạn lên kế hoạch bố trí văn phòng như thế nào?

Dưới đây là các bước giúp bạn lập kế hoạch bố trí văn phòng hiệu quả:

  • Xem xét số lượng nhân viên trong nhóm của bạn và những người cần văn phòng riêng.
  • Kiểm tra không gian tổng thể và phòng trống mà khu vực văn phòng tiềm năng của bạn cung cấp.
  • Vẽ hoặc sử dụng công cụ quản lý không gian để phác thảo sơ đồ mặt bằng với các khu vực sảnh, phòng hội nghị, phòng tắm, nhà bếp và bàn làm việc của bạn.
  • Lập sơ đồ nơi bạn sẽ đặt đồ đạc của mình.
  • Đặt hàng đồ nội thất và thử nghiệm với cách bố trí mới của bạn.

Các xu hướng bố trí văn phòng là gì?

Các xu hướng phổ biến trong thiết kế văn phòng bao gồm:

  • Các lĩnh vực hợp tác và xây dựng nhóm;
  • Ít hoặc không có các phòng riêng;
  • Các vùng riêng tư được chia sẻ với những người khác;
  • Khoảng trống dành cho nhân viên;
  • Các công nghệ mới, sáng tạo cho nhân viên và khách hàng sử dụng;

Một số cách để cải thiện cách bố trí văn phòng của tổ chức tôi là gì?

Một cách để cải thiện bố cục là sắp xếp lại đồ nội thất của bạn để có thiết kế mở, có thể làm cho căn phòng trông hấp dẫn hơn và dễ vận hành hơn. Một lựa chọn khác là tìm thêm cách để thêm ánh sáng vào văn phòng. Di chuyển bàn làm việc cạnh cửa sổ và mở rèm để làm sáng văn phòng. Điều này có thể nâng cao tâm trạng và mức năng suất của nhân viên.

Điều quan trọng là bạn nên làm một cuộc khảo sát ý kiến nhân viên trước khi phác thảo cách bố trí văn phòng của mình. Bởi vì, bạn biết đấy, không gian làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và khả năng sáng tạo của nhân viên trong quá trình làm việc. Cho nên hãy cố gắng tìm cách bố trí văn phòng phù hợp với nhu cầu của nhân viên trong tổ chức nhiều nhất có thể. 

Một điều nữa bạn cũng cần ghi nhớ là đối với các nhân viên thuộc thế hệ Gen Z hiện nay, phong cách thiết kế và bầu không khí trong không gian văn phòng làm việc là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn công ty mà họ gắn bó. Vì thế cách bố trí văn phòng là vô cùng quan trọng để thu hút nhân tài cho công ty của bạn.

HOTLINE: 028 222 00 919