Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng?

G OFFICE » 

 

Việc thành thạo các kỹ năng quản lý thời gian cho phép bạn hoàn thành các trách nhiệm hàng ngày của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu bạn nhận thấy việc quản lý thời gian là một thách thức, thì khi biết các kỹ thuật khác nhau mà bạn có thể sử dụng để phát triển các kỹ năng quản lý thời gian có thể sẽ giúp giúp ích cho bạn. Trong bài viết này, website Văn phòng ảo sẽ gợi ý 10 cách để quản lý thời gian của bạn hiệu quả hơn. Theo dõi nhé!

Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng?

Kỹ năng quản lý thời gian là một loạt các kỹ năng giúp bạn quản lý thời gian bạn sử dụng trong ngày làm việc và đảm bảo rằng thời gian đó được sử dụng hiệu quả nhất có thể. Một số kỹ năng quản lý thời gian cần thiết bao gồm:

Ưu tiên

Đây là hành động phân công mức độ quan trọng cho các nhiệm vụ khác nhau và đảm bảo rằng các nhiệm vụ có tầm quan trọng cao hơn được hoàn thành trước các nhiệm vụ có tầm quan trọng thấp hơn. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả đòi hỏi bạn phải hiểu rõ về thời gian hoàn thành mỗi công việc mà bạn có. Trở nên có kỹ năng ưu tiên các trách nhiệm của mình cũng sẽ cho phép bạn hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu của mình một cách hiệu quả hơn.

Lập kế hoạch

Có thể phân tích một nhiệm vụ hoặc một tập hợp các nhiệm vụ và phát triển một lịch trình hoàn thành chúng là điều cần thiết. Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi bạn phải có kỹ năng lập kế hoạch mạnh mẽ để đảm bảo bạn có thể phát triển và áp dụng sự hiểu biết có tổ chức về trách nhiệm của mình khi xây dựng lịch trình công việc.

Kiểm soát căng thẳng

Khả năng nhận biết mức độ căng thẳng cá nhân của bạn và điều chỉnh trong công việc có thể giữ cho mức độ căng thẳng của bạn ở mức thấp. Tự thưởng cho bản thân, giao nhiệm vụ và nghỉ giải lao khi cần thiết cho phép bạn tập trung và có động lực khi hoàn thành từng công việc hàng ngày theo lịch trình của mình. Hiểu được mức độ căng thẳng của bạn cũng sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả thời gian nghỉ ngơi trong ngày và biết khi nào nên từ chối những công việc sẽ khiến bạn choáng ngợp.

Thiết lập mục tiêu

Đặt ra các mục tiêu đã xác định cho bản thân trong suốt quá trình làm việc, chẳng hạn như hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể hoặc một phân đoạn công việc, là một phần thiết yếu của quản lý thời gian. Đặt ra một loạt các mục tiêu thực tế và một loạt các mục tiêu tối ưu cho phép bạn cảm thấy mỗi thành tựu trong suốt cả ngày của mình như một nguồn động lực và khuyến khích. Thiết lập mục tiêu có thể hoạt động song song với quản lý căng thẳng để giúp bạn tăng hiệu quả hàng giờ và hàng ngày.

Truyền thông

Kỹ năng này thể hiện khả năng thể hiện mục tiêu, kế hoạch và nhu cầu của bạn dưới dạng lời nói và văn bản. Kỹ năng giao tiếp được phát triển tốt cho phép bạn xây dựng lịch trình và kế hoạch hiệu quả. Nó cũng giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn thông qua sự ủy quyền và làm việc theo nhóm.

Kỹ năng quản lý thời gian tai sao lại quan trọng

Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Hãy thử một số trong số 10 kỹ thuật sau để cải thiện việc quản lý thời gian:

  • Bắt đầu nhiệm vụ của bạn sớm.
  • Đặt giới hạn cho những gì bạn sẽ nói có.
  • Cho bản thân nghỉ ngơi.
  • Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn.
  • Lên lịch các nhiệm vụ và thời hạn của bạn.
  • Tổ chức nơi làm việc của bạn.
  • Tìm hiểu các mô hình năng suất của bạn.
  • Sử dụng công nghệ để giúp bạn luôn có trách nhiệm.
  • Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.
  • Củng cố những thói quen tốt của bạn.

1. Bắt đầu công việc của bạn sớm

Nếu bạn có cơ hội, bắt đầu một nhiệm vụ trước khi dự kiến ​​bắt đầu thực hiện nó có thể giúp bạn vượt qua các giai đoạn chuẩn bị ban đầu của một nhiệm vụ. Điều này cho phép bạn bắt đầu phát triển chiến lược của mình trước, điều này cũng có thể giúp khắc phục sự trì hoãn.

2. Đặt giới hạn cho những gì bạn sẽ nói có

Nhiều người sẽ nhận nhiều trách nhiệm như những người khác yêu cầu để tạo ấn tượng tích cực và thể hiện sự cống hiến của họ trong công việc. Tuy nhiên, đảm nhận quá nhiều trách nhiệm có thể khiến việc phát triển một lịch trình phù hợp với tất cả các nhiệm vụ của bạn trở nên rất khó khăn. Đặt giới hạn cho số lượng công việc đang hoạt động mà bạn sẵn sàng nhận từ những người khác có thể giúp bạn tránh phải gánh nhiều trách nhiệm.

3. Tự cho mình những khoảng thời gian nghỉ ngơi

Dành thời gian trong ngày để ngắt kết nối trong thời gian ngắn với công việc sẽ cho phép bạn giảm bớt áp lực và quay lại với những công việc đang làm với một góc nhìn mới. Tìm hiểu khi nào nên nghỉ giải lao trong ngày cũng sẽ giúp bạn phát triển thói quen quản lý căng thẳng hiệu quả.

4. Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn

Xác định mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ của bạn đối với nhau. Chỉ định mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ cụ thể có thể giúp bạn tập trung nỗ lực vào những việc cần thời gian của bạn nhất. Thực hành sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình cho phép bạn hiểu cách xây dựng lịch trình của mình tốt hơn và xác định những nhiệm vụ nào đáng được giao phó.

5. Lên lịch các nhiệm vụ của bạn và thời hạn của chúng

Hãy dành thời gian để soạn một lịch trình chi tiết cho từng nhiệm vụ đang hoạt động của bạn và đặt ra thời hạn chắc chắn cho chúng. Làm điều này có thể giúp bạn hình dung những nhiệm vụ nào cần nhiều nỗ lực hơn và có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về tốc độ mà bạn có thể hoàn thành công việc của mình. Tạo thói quen luôn cập nhật lịch trình của bạn, vì một lịch trình toàn diện có thể là nền tảng giúp bạn phát triển kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên.

6. Tổ chức không gian làm việc của bạn

Một không gian làm việc có tổ chức có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong ngày bằng cách giúp bạn không phải tìm kiếm tài liệu cần thiết để hoàn thành mỗi công việc. Ngoài ra, phát triển các kỹ năng tổ chức sẽ giúp bạn củng cố khả năng lập kế hoạch của mình. Không phải lo lắng về việc tìm kiếm các tài liệu cụ thể hoặc tài liệu nhiệm vụ sẽ giúp giảm bớt căng thẳng hàng ngày.

7. Tìm hiểu các mô hình năng suất của bạn

Mọi người đều có những mô hình khác nhau về mức độ hiệu quả của họ trong suốt cả ngày. Một số người làm việc hiệu quả hơn nhiều vào những giờ đầu ngày, trong khi những người khác có thể không đạt đến đỉnh cao năng suất của họ cho đến sau bữa trưa. Xác định những thời điểm nào trong ngày là hiệu quả nhất đối với bạn có thể giúp bạn sử dụng từng phần trong ngày hiệu quả hơn. 

Bằng cách lên lịch cho các nhiệm vụ nhanh hơn hoặc dễ dàng hơn trong thời gian làm việc kém hiệu quả hơn, bạn đảm bảo rằng năng suất cao nhất của mình đang được dành cho các nhiệm vụ dài hơn, có mức độ ưu tiên cao hơn.

8. Sử dụng công nghệ để giúp bạn có trách nhiệm

Phần mềm theo dõi thời gian và quản lý hàng ngày đang trở nên phổ biến hơn được tích hợp vào nơi làm việc hàng năm. Phần mềm theo dõi thời gian cho phép bạn tính thời gian bạn mất bao lâu để hoàn thành các công việc riêng lẻ và phần mềm quản lý hàng ngày tích hợp kết quả theo dõi thời gian vào lịch trình của bạn. Kết hợp với nhau, các công cụ này sẽ cho phép bạn tạo lịch trình thực tế và chính xác hơn, đồng thời có thể giúp bạn nắm bắt được chính mình trước khi trở nên phân tâm hoặc trì hoãn quá lâu.

9. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm

Đa nhiệm có vẻ là một chiến lược hiệu quả để hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, những người tập trung hoàn thành hai nhiệm vụ cùng một lúc thường hoàn thành từng nhiệm vụ nhanh hơn và với chất lượng cao hơn những người làm nhiều nhiệm vụ. Dành thời gian tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ một cũng sẽ giúp bạn giảm thiểu khả năng bị sao nhãng.

10. Củng cố những thói quen tốt của bạn

Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ hoặc nhận thấy rằng bạn đã tạo ra sự khác biệt trong năng suất của mình bằng cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian bằng một số kỹ thuật này, bạn có thể muốn củng cố thành công của mình bằng một phần thưởng nhỏ. Tìm một phần thưởng thú vị cho bản thân mà không làm giảm năng suất hàng ngày của bạn có thể làm giảm căng thẳng và thúc đẩy bạn tiếp tục phát triển các kỹ năng quản lý thời gian của mình.

HOTLINE: 028 222 00 919