Tìm hiểu lịch sử hình thành của văn phòng ảo

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về lịch sử hình thành của văn phòng ảo và những thông tin cần biết về loại hình văn phòng mới mẻ này. 

Văn phòng ảo là một dịch vụ cho phép nhân viên và chủ doanh nghiệp làm việc từ xa bằng cách cung cấp một loạt các chức năng kinh doanh có thể truy cập thông qua internet. Khái niệm văn phòng ảo đã trở thành một giải pháp không gian làm việc phổ biến cho các freelancer và doanh nhân tự do làm việc tại nhà, nhưng muốn có một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp cho công ty của họ. Nó mang lại cho các chủ doanh nghiệp tất cả những lợi ích của một văn phòng thực tế mà không phải trả chi phí thuê một văn phòng thực tế. Địa chỉ doanh nghiệp ảo có thể giúp tạo thêm uy tín cho doanh nghiệp, giúp thu hút thành công khách hàng dễ dàng hơn.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo hay công ty ảo đề cập đến một công ty có thể không có địa điểm cố định nhưng có chức năng như một đơn vị cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng. Nó phụ thuộc rất nhiều vào Internet. Internet được sử dụng để trao đổi tài liệu, hội nghị truyền hình cho các cuộc họp và điện thoại di động để nhân viên có thể giữ liên lạc. Các nhân viên của văn phòng có thể làm việc tại nhà hoặc ở các nước và quốc gia khác nhau, tức là làm việc từ xa.

Về cơ bản, văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp cho chủ doanh nghiệp địa chỉ văn phòng và số điện thoại, các dịch vụ liên lạc và quản trị cũng như quyền truy cập vào các phòng họp, tất cả đều không cần không gian văn phòng thực.

Khái niệm văn phòng ảo

Văn phòng ảo là một phần của ngành công nghiệp không gian làm việc linh hoạt – coworking space, cung cấp cho các doanh nghiệp bất kỳ sự kết hợp nào của dịch vụ, không gian hoặc công nghệ mà các doanh nghiệp đó không cần chi phí vốn để sở hữu hoặc thuê một văn phòng vật lý truyền thống.

Do cuộc cách mạng kỹ thuật số, môi trường làm việc truyền thống sẽ không bao giờ giống nhau. Trong nhiều trường hợp, công việc không còn là nơi bạn đến mà thay vào đó là những công cụ, kỹ năng và thiết bị bạn cần có để hoàn thành nhiệm vụ, bất kể vị trí của bạn ở đâu. Nhiều công ty khởi nghiệp, công ty nhỏ và solopreneurs (doanh nhân làm việc và điều hành doanh nghiệp một mình) đang khám phá ra những lợi ích của văn phòng ảo. Ví dụ, nó cho phép các tổ chức tạo và duy trì sự hiện diện ở một vị trí mong muốn mà không cần phải trả tiền thuê cho một không gian thực tế.

van phong ao hoat dong nhu the nao

Văn phòng ảo có thể được định nghĩa là các môi trường làm việc khác nhau có thể được truy cập với sự trợ giúp của Internet và công nghệ máy tính. Về mặt kỹ thuật, bạn và nhóm của bạn có thể làm việc từ bất kỳ nơi nào trên thế giới miễn là bạn có kết nối Internet, ứng dụng hoặc công cụ cộng tác hoặc hội nghị cần thiết cho công việc của bạn, mang lại kết quả cuối cùng giống như bất kỳ văn phòng thực tế nào.

Khái niệm văn phòng ảo có một phạm vi rộng lớn trong tương lai. Ví dụ, Covid-19 đã khiến nhiều nhân viên vô tình quen với việc làm việc tại nhà. Điều này sẽ tạo ra một động lực lớn cho các văn phòng ảo trong tương lai sắp tới.

Liên Hệ

Lịch sử hình thành của văn phòng ảo

Khái niệm văn phòng ảo đã tồn tại từ đầu những năm 1980 và đã thay đổi qua nhiều thập kỷ cùng với công nghệ. Ví dụ: văn phòng ảo của năm 1980 bao gồm dịch vụ fax, giờ đây dịch vụ này đã được thay thế bằng dịch vụ quét để gửi email, trong đó thư vật lý được quét và gửi qua email cho khách hàng. Mặc dù, văn phòng ảo đang ngày càng trở nên phổ biến trong vài năm gần đây, nhưng ý tưởng này thực sự đã tồn tại được vài thập kỷ. Có một cuộc tranh luận đang diễn ra về việc ai là người đặt ra thuật ngữ “văn phòng ảo”.

Lịch sử hình thành của văn phòng ảo bắt đầu từ khi nào

Theo một bài báo đăng trên tờ Infoworlds năm 1982, John Markoff, một nhà báo, lần đầu tiên đề cập đến thuật ngữ “văn phòng ảo”. Trong bài báo, Markoff đã viết rằng một văn phòng ảo sẽ được xây dựng xung quanh một máy tính cá nhân di động và mạng cục bộ sẽ mở rộng phạm vi làm việc một cách đáng kể. Markoff cũng tuyên bố rằng trong các văn phòng ảo tương lai, nhân viên sẽ không còn bị ràng buộc bởi thiết bị máy tính hoặc vị trí địa lý. Họ sẽ được tự do đi du lịch hoặc tương tác với những người khác trong khi truyền đạt thông tin bằng các công cụ phù hợp. Các văn phòng vật lý sẽ không có tầm quan trọng trung tâm như ngày nay.

Văn phòng ảo đầu tiên được lắp đặt chính xác vào năm 1989 bởi Ralph Gregory ở Boulder, Colorado. Ralph thành lập “The Virtual Office Inc” vì đứa con đầu lòng được sinh ra và anh muốn có thể làm việc tại nhà và dành thời gian cho con.

Cũng trong năm 1989, sau chuyến công tác tới Bỉ, tỷ phú doanh nhân người Anh Mark Dixon đã thành lập công ty Regus cung cấp cho khách hàng các dãy phòng điều hành với giá cả phải chăng. Mặc dù công ty bị phá sản vào năm 2003, nhưng nó đã có thể xoay chuyển tình thế trong vòng chưa đầy một năm sau khi nhận được tài trợ từ một công ty mẹ của doanh nghiệp. Bây giờ nó là một công ty toàn cầu lớn mạnh, được niêm yết trên thị trường chứng khoán Mỹ.

Năm 1990, công cụ tìm kiếm trên Internet đầu tiên được phát triển bởi Đại học McGill. Năm 1991, World Wide Web được phát hành cho công chúng. Cũng trong năm đó, webcam đầu tiên được phát triển tại Đại học Cambridge. Năm 1992, “Văn phòng ảo” lần đầu tiên trở thành nhãn hiệu đã đăng ký khi Richard Nissen đăng ký thuật ngữ này với Văn phòng Sở hữu trí tuệ của Vương quốc Anh.

Điện thoại Symbian đầu tiên, điện thoại thông minh Ericsson R380 màn hình cảm ứng được phát hành vào năm 2000. Nó kết hợp PDA với điện thoại di động. Năm 2003, Skype được phát hành ra công chúng dưới dạng công cụ hội nghị cho phép giao tiếp miễn phí dựa trên IP bằng micrô, webcam và nhắn tin tức thì cho người tiêu dùng cá nhân. Vì vậy, các văn phòng ảo đã thực sự bắt đầu sau này.

Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?

Nếu công việc của bạn liên quan đến việc di chuyển đến các địa điểm khách hàng hoặc những nơi khác xa cơ sở của bạn, có lẽ bạn nên cân nhắc mua một máy tính xách tay hơn là một hệ thống máy tính để bàn. Với một chiếc máy tính xách tay, người ta luôn có thể mang theo những tập tin, tài liệu của mình. Thay vì máy tính xách tay, người ta cũng có thể sử dụng máy tính bảng, iPad, v.v. vì đây là nhiều mẫu máy nhẹ trên thị trường nhưng rất mạnh mẽ. Chỉ cần đảm bảo bạn có một hộp đựng tốt có dây đeo vai và đủ chỗ cho các tài liệu bản cứng của bạn. Tương tự như vậy, máy in, máy fax, máy scan và các thiết bị ngoại vi cần thiết khác để tạo nên một hệ thống lâu dài.

Các văn phòng ảo này hoạt động như một đơn vị để phục vụ khách hàng mặc dù không tồn tại trên thực tế. Loại hình thiết lập này đang trở nên phổ biến đặc biệt là với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ. Việc tạo ra các dịch vụ và phần mềm năng suất văn phòng dựa trên web, chẳng hạn như hội nghị truyền hình đã giúp thúc đẩy sự phát triển của văn phòng ảo.

Một khái niệm văn phòng ảo cũng có thể dẫn đến năng suất cao hơn, vì các dịch vụ của nó giải phóng người lao động khỏi các công việc hành chính cũng như đi lại. Mỗi nhân viên có thể làm việc tại địa điểm thuận tiện nhất và doanh nghiệp không bị giới hạn trong việc thuê nhân viên sống tại địa phương.

Có nên thuê văn phòng ảo hay không?

Có nên thuê văn phòng ảo hay không

Ưu điểm của văn phòng ảo

  • Trước hết, nó tiết kiệm chi phí cần thiết cho không gian văn phòng. Chi phí hàng tháng của một văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với một văn phòng vật lý truyền thống. Rốt cuộc, nó không có chi phí bảo trì và nhân viên. Giải pháp văn phòng ảo tiết kiệm chi phí đầu tư vì không cần thuê không gian vật lý, mua thiết bị và đồ nội thất hoặc thuê lễ tân.
  • Với giải pháp văn phòng ảo, các chủ doanh nghiệp có được một địa chỉ nằm trong mã vùng uy tín tương đương với văn phòng thực, do đó điều này giúp khách hàng yên tâm rằng hoạt động kinh doanh là hợp pháp. Văn phòng ảo cũng có thể được bảo đảm thông qua hợp đồng thuê hàng tháng, do đó sẽ có tính linh hoạt cao hơn nếu doanh nghiệp của người dùng thay đổi.
  • Vì văn phòng ảo cung cấp địa chỉ gửi thư, trả lời điện thoại và các dịch vụ phòng họp, hội nghị truyền hình. Do đó, ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng có thể xuất hiện với quy mô lớn hơn nó. Đây là lý do tại sao, nó rất hữu ích cho các công ty khởi nghiệp và các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Nó đòi hỏi ít quản lý hơn các văn phòng vật lý.
  • Làm việc tại nhà trong khi sử dụng địa chỉ văn phòng ảo giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà nếu không sẽ phải chi cho việc đi lại hàng ngày. Nó giúp nhân viên tiết kiệm năng lượng bị lãng phí khi đi lại. Điều này giúp họ tập trung vào công việc với sự sáng tạo hơn.
  • Các nhóm làm việc ảo thường có lợi ích là làm việc linh hoạt. Vì vậy, nhân viên có được nhiều thời gian rảnh rỗi và linh hoạt hơn. Điều này giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống theo cách tốt hơn.

Nhược điểm của văn phòng ảo

  • Các kết nối ảo thiếu tính tương tác xã hội khi tiếp xúc trực tiếp. Một số người tin rằng một bất lợi khi làm việc từ văn phòng ảo là thiếu sự tương tác xã hội giữa các nhân viên. Bởi vì nhiều tín hiệu phi ngôn ngữ có thể bị bỏ sót trong email, cuộc trò chuyện điện thoại và hội nghị truyền hình và các thông điệp cũng có thể dễ dàng bị hiểu sai.
  • Điều phối các cuộc họp có thể khó khăn, đặc biệt nếu nhân viên đang cư trú ở các quốc gia khác nhau. Vì vậy, việc lên lịch một cuộc họp có thể tạo ra sự cố do sự khác biệt giữa một số múi giờ. Cuối cùng, sự hợp tác sẽ thiếu tính tự phát vì chúng phải được lên kế hoạch chính xác để phối hợp lịch trình và múi giờ.
  • Mặt khác, văn phòng ảo có nghĩa là không có không gian văn phòng thực để làm việc hàng ngày. Gói dịch vụ bạn sẽ nhận được từ không gian văn phòng ảo có thể là một gói giới hạn. Ví dụ, nhiều gói đi kèm với việc sử dụng hạn chế các phòng hội nghị hoặc các dịch vụ hội nghị truyền hình và hội nghị từ xa có giới hạn.
  • Một nhược điểm khác của việc làm việc từ một văn phòng ảo là sự phân tâm và đôi khi thiếu động lực. Những điều này đôi khi có thể khiến tinh thần và năng suất làm việc giảm sút. Do đó, một người cần phải có kỷ luật tự giác và làm việc độc lập tốt nhất với ít sự giám sát.

Bạn có thể thấy dù là văn phòng truyền thống hay văn phòng ảo đều sẽ có những ưu khuyết điểm riêng, vì thế hãy suy xét lại hình thức hoạt động và tiềm lực tài chính của công ty mình để có được sự lựa chọn phù hợp nhất.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm đơn vị cho thuê văn phòng ảo giá rẻ, uy tín và có địa chỉ đắc địa tại TPHCM. Hãy liên hệ ngay cho G Office! Chúng tôi là một trong những nhà cung cấp tiên phong dịch vụ này tại TPHCM với 16 năm kinh nghiệm dày dặn. Chắc chắn, bạn sẽ có được những sự hỗ trợ tốt nhất cho quá trình vận hành và phát triển doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. 

Liên Hệ

Tin liên quan

Scroll to Top