Theo một báo cáo mới nhất của CBRE Việt Nam thì thị trường cho thuê văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh đang có xu hướng gia tăng về số lượng khi tổng diện tích cho thuê mới có thể đạt ngưỡng 80,000 mét vuông. Chính nguồn cung vô cùng lớn này sẽ đảm bảo cho các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn về giá cả cũng như loại hình văn phòng phù hợp đi kèm với chất lượng và các tiện ích dịch vụ.
1. Dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống
Hình thức cho thuê văn phòng truyền thống là hình thức cổ điển được nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp lớn lựa chọn. Văn phòng truyền thống thường là các văn phòng trống chưa lắp đặt bàn ghế, đồ đạc, nói chung là một văn phòng “nguyên sơ”. Khi các doanh nghiệp thuê loại hình văn phòng này thì chính là thuê diện tích sàn trống và sau đó phải tiến hành thiết kế, bố trí nội thất theo đúng gu thẩm mỹ và mục tiêu làm việc của doanh nghiệp đó.
Điểm thuận lợi của loại hình cho thuê văn phòng này là doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được những không gian rộng rãi, đáp ứng cho những công ty hay tập đoàn có số lượng nhân viên lớn và cần một không gian liền kề nhằm thuận tiện cho việc trao đổi và thực hiện các công việc. Những tòa nhà với dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống cũng thường là những tòa nhà lớn, có đầy đủ các tiện ích và giá thuê của dịch vụ văn phòng này cũng rẻ hơn các hình thức cho thuê văn phòng khác.
Tuy nhiên, bên cạnh những điểm mạnh thì những dịch vụ truyền thống luôn tồn tại những khiếm khuyết nhất định.
- Thứ nhất là với những doanh nghiệp nhỏ thì khó lòng lựa chọn loại hình văn phòng này bởi ngoài chi phí thuê thì họ còn phải tốn thêm chi phí mua sắm, lắp đặt nội thất, chưa kể không gian sẽ không được chăm chút và khi cần thay đổi, sửa chửa thì họ lại tốn thêm các khoản chi phí liên quan đến việc khấu hao tài sản. Những yếu tố này gây ảnh hưởng không nhỏ đối với các doanh nghiệp có nguồn ngân sách hạn chế và cả đến tinh thần làm việc của những nhân viên.
- Thứ hai, với những doanh nghiệp muốn thể hiện sự chỉnh chu trong các hoạt động kinh doanh bên ngoài với khách hàng và các hoạt động nội bộ bên trong thì văn phòng truyền thống không phải là một lựa chọn lí tưởng khi có thể họ phải thuê thêm nhân viên, thiết kế thêm khu vực để đón tiếp khách hàng hay khu vực ăn uống, giải trí,…Điều này không phải là lựa chọn tối ưu cho những doanh nghiệp đang trong giai đoạn khởi nghiệp, cần tạo uy tín và môi trường làm việc thân thiện với những nhân viên tài năng.
2. Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ và văn phòng trọn gói
Trong những năm gần đây, co-working space hay còn gọi là không gian văn phòng chia sẻ bùng nổ và trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp, từ những doanh nghiệp vừa và nhỏ đến cả các doanh nghiệp lớn. Lí do là vì mô hình dịch vụ này có nhiều ưu điểm và cũng hạn chế được những khuyết điểm của người anh văn phòng truyền thống.
Không gian văn phòng chia sẻ là mô hình cho thuê văn phòng, phòng làm việc, bàn làm việc hoặc văn phòng ảo. Các công ty khi lựa chọn sử dụng hình thức cho thuê văn phòng này sẽ sử dụng các dịch vụ của mình trong không gian chung cũng như cùng nhau chia sẻ các tiện ích sẵn có như sảnh tiếp khách, quầy pantry, phòng họp,…
Ưu điểm thứ nhất là phân khúc cho thuê của mô hình không gian văn phòng chia sẻ khá đa dạng, từ những văn phòng cho thuê giá rẻ đến những văn phòng cho thuê cao cấp, từ những không gian nhỏ khoảng 15 mét vuông đến những không gian lớn hàng trăm mét vuông, nên các doanh nghiệp cũng dễ dàng lựa chọn tùy theo tình hình tài chính và nhu cầu sử dụng. Hơn nữa, các công ty chuyên về lĩnh vực cho thuê văn phòng thường tập trung ở khu vực trung tâm, đặc biệt là quận 1 nên hoàn toàn thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình giao dịch hoặc tiếp đón khách hàng.
Thứ hai là so với văn phòng truyền thống thì chi phí doanh nghiệp bỏ ra khi thuê một dịch vụ trong không gian văn phòng chia sẻ rõ ràng rẻ hơn rất nhiều. Nhân viên và chủ doanh nghiệp chỉ cần an tâm đến làm việc tại địa điểm ưu thích mà không cần lo đến việc mua sắm, lắp đặt hay thiết kế không gian vì chúng đã được đơn vị dịch vụ đầu tư. Bên cạnh đó, khi có vấn đề về hỏng hóc cần thay đổi thì các công ty chủ quản cho thuê cũng đều chủ động hỗ trợ để doanh nghiệp cảm thấy thoải mái nhất khi làm việc. Từ đó mà doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng lẽ phải bỏ ra không hề nhỏ.
Thứ ba, ngoài việc cho thuê văn phòng thì các doanh nghiệp còn được hỗ trợ rất nhiều tiện ích đi kèm nhằm tối ưu hóa mọi hoạt động khi vận hành như tiếp nhận thư từ, bưu phẩm, chuyển tiếp cuộc gọi, hỗ trợ sảnh tiếp khách, quầy nước uống, phòng họp miễn phí. Doanh nghiệp cũng không cần phải thuê thêm nhân viên vì các đơn vị cho thuê văn phòng, chẳng hạn như G-Office cũng hỗ trợ cả những bộ phận chuyên nghiệp nhằm phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp như bộ phận lễ tân, kỹ thuật và IT.
3. Tạm kết
Với những ưu thế tuyệt đối về hầu hết các khía cạnh nên không ngạc nhiên khi mô hình văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng trọn gói dần trở thành xu hướng và thay đổi thói quen của các doanh nghiệp từng trung thành với kiểu văn phòng cũ. Trong tương lai, dạng mô hình này chắc chắn sẽ phát triển lớn mạnh hơn và đã có những dự đoán rằng chúng sẽ sớm thay thế cả các mô hình văn phòng truyền thống trong quá khứ.
