12 mẹo để thuê văn phòng mới hiệu quả

G OFFICE » 

Khi chọn thuê văn phòng mới, điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu và tìm một không gian có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển thuận lợi. Không gian văn phòng có thể nâng cao nhận thức về thương hiệu của bạn, tạo cảm giác hợp pháp cho doanh nghiệp của bạn và tăng năng suất của đội ngũ nhân viên. Trong bài đăng này, G Office sẽ chia sẻ 12 mẹo để thuê văn phòng mới hiệu quả để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện bước tiếp theo cho doanh nghiệp của mình.

Bước đầu tiên là quyết định xem bạn có thực sự cần một không gian văn phòng hay không. Văn phòng sẽ ảnh hưởng như thế nào đến quy trình làm việc và sự hợp tác đội ngũ nhân viên của bạn? Những lợi ích của việc đầu tư vào một không gian văn phòng thực có thể bao gồm:

  • Chuyển phát thư - Cung cấp cho khách hàng một địa chỉ kinh doanh có uy tín chuyên nghiệp hơn nhiều so với địa chỉ nhà riêng. Nó cũng sẽ cho phép bạn giữ cuộc sống và công việc riêng biệt.
  • Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm - Các thương hiệu có địa chỉ thực có thể xác minh danh sách của họ trên Google và hiển thị trên Google Maps và các kết quả tìm kiếm địa phương. Như vậy, sẽ góp phần giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng và đối tác dễ dàng hơn.

1. Ước tính không gian bạn cần

Yêu cầu về không gian cần sử dụng có thể rất khác nhau tùy theo công ty, ngành và vị trí địa lý. Trong khi các công ty doanh nghiệp quy mô lớn có thể quan tâm đến các không gian có thể chứa đến 500 người, các công ty khởi nghiệp và doanh nhân hoạt động tự do có thể được hưởng lợi nhiều hơn từ không gian làm việc chung hoặc văn phòng trọn gói diện tích nhỏ hơn.

Cân nhắc xem có bao nhiêu người trong nhóm của bạn và dự báo tăng trưởng của bạn trông như thế nào. Bạn sẽ cần bao nhiêu mét vuông không gian cho mỗi người? Loại môi trường làm việc nào mà nhóm của bạn sẽ phát triển? Doanh nghiệp của bạn dự kiến ​​sẽ phát triển như thế nào trong suốt thời gian thuê?

Ước tính diện tích cần sử dụng trước khi thuê văn phòng mới

2. Hỏi về các tiện nghi bao gồm

Thuê một không gian văn phòng hiện đại có nghĩa là đánh giá những tiện nghi nào được bao gồm trong chi phí thuê văn phòng. Cung cấp cho đội ngũ của bạn một không gian đầy đủ chức năng và tiện nghi hiện đại có thể tạo ra một thế giới khác biệt.

Ví dụ: G Office cung cấp một danh sách dài các tiện nghi cho khách hàng, bao gồm:

  • Internet cáp quang
  • Không gian làm việc đầy đủ tiện nghi
  • Quản lý tại chỗ
  • Máy in / Máy scan / Máy photocopy
  • Phòng hội nghị theo yêu cầu
  • Dịch vụ nhận và chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm
  • Miễn phí bánh kẹo, cà phê, trà và nước lọc

3. So sánh các loại văn phòng khác nhau

Có nhiều loại hình văn phòng khác nhau khi nói đến dịch vụ cho thuê văn phòng. Từ văn phòng trọn gói, chỗ ngồi làm việc cho đến văn phòng truyền thống, các doanh nhân có thể lựa chọn nhiều cách bố trí văn phòng khác nhau.

  • Bộ ứng dụng văn phòng - Một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nhân đang tìm kiếm không gian cộng tác và cá nhân dành riêng cho một nhóm và doanh nghiệp đang phát triển có thể được tùy chỉnh để đưa thương hiệu của họ trở nên sống động và hỗ trợ nhu cầu của người dùng cụ thể của họ. Chúng bao gồm quầy pantry chuyên dụng.
  • Văn phòng trọn gói - Dành cho các cá nhân hoặc nhóm tối đa 15. Văn phòng trọn gói cung cấp cho đội ngũ của bạn một không gian riêng tư để phát triển và thay đổi, rất phù hợp cho các công ty khởi nghiệp, công ty có nhu cầu mở chi nhánh hay văn phòng đại diện, các chuyên gia mở văn phòng tư vấn, những nhóm freelancer hoặc những doanh nhân trẻ mới bắt đầu sự nghiệp của mình.
  • Chỗ ngồi làm việc chuyên dụng - dịch vụ này mang lại sự linh hoạt và tối ưu khả năng chi trả cho khách thuê, cũng như tính bảo mật của tủ tài liệu có khóa và bàn dành riêng trong không gian văn phòng chia sẻ. Đồng thời, bạn còn có thể sử dụng các thiết bị tiện ích văn phòng như: máy scan, máy photo, máy in, không giản sảnh tiếp khách với quầy pantry như các gói dịch vụ khác. 
  • Văn phòng ảo - Không phải là không gian làm việc thực tế, nhưng rất hữu ích cho những người làm việc từ xa, những người cần một địa chỉ và địa điểm kinh doanh chuyên nghiệp để nhận thư và giao hàng - cũng như sử dụng các phòng họp theo yêu cầu, chỗ ngồi làm việc hoặc sảnh tiếp khách không thường xuyên!

4. Khám phá khu vực lân cận

Điều quan trọng là bạn phải chọn một vị trí văn phòng mà đội ngũ nhân viên và khách hàng của bạn có thể dễ dàng tiếp cận. Có phương tiện giao thông công cộng nào gần đây không? Văn phòng có bãi đậu xe máy và xe hơi không? Đội ngũ nhân viên của bạn cũng có thể đánh giá cao vị trí có các quán cà phê và quán ăn văn phòng bình dân gần đó để lựa chọn.

Vì G Office có chi nhánh đặt tại các tòa nhà nằm tại vị trí khu vực trung tâm TPHCM, đi lại thuận tiện, nên các doanh nghiệp có thể thuê văn phòng tại các vị trí đắc địa trong đô thị với chi phí chỉ bằng một nửa so với việc thuê văn phòng truyền thống đắc đỏ.

5. Tránh cạm bẫy pháp lý

Khi thuê mặt bằng văn phòng thương mại, hãy nhớ xem xét cẩn thận các điều khoản hợp đồng thuê của bạn. Hãy chú ý thêm đến thời hạn của hợp đồng thuê, thời điểm bắt đầu và liệu có các lựa chọn gia hạn hay không.

Ngoài ra, tiền thuê nhà của bạn có bao gồm bảo hiểm, thuế tài sản và chi phí bảo trì không? Tiền đặt cọc là bao nhiêu và cần đáp ứng những điều kiện gì để được hoàn trả? Những khu vực chung nào được bao gồm trong tiền thuê nhà của bạn?

6. Cân nhắc ngân sách của bạn

Đừng chọn một không gian văn phòng mà nó sẽ khiến doanh nghiệp của gặp áp lực tài chính khi đến kỳ thanh toán. Quyết định ngân sách phù hợp sẽ giúp bạn duy trì sự an tâm. Điều đó nói lên rằng, bạn cần cân đo đong đếm tối ưu hóa chi phí tập trung vào hoạt động phát triển doanh nghiệp thay vì quá chú trọng vào việc thuê văn phòng.

Hãy nhớ rằng tiện nghi, bảo trì, thuế, dịch vụ thư tín, thiết bị và các yếu tố khác nên được cân nhắc khi quyết định ngân sách không gian văn phòng của bạn.

7. Tìm kiếm các điều khoản linh hoạt

Đọc hợp đồng thuê văn phòng của bạn từ trên xuống dưới. Ngoài các tiêu chí bạn đặt ra cho không gian văn phòng lý tưởng của mình, bạn sẽ muốn theo dõi sự linh hoạt trong quy trình cho thuê. Ví dụ: công ty thuê văn phòng có thể giảm giá tiền thuê của bạn khi bạn ký một thỏa thuận dài hạn (chẳng hạn như hợp đồng một hoặc hai năm). Mức độ linh hoạt này có thể rất quan trọng để đảm bảo khả năng tồn tại của một công ty đang phát triển.

8. Cá nhân hóa không gian của bạn

Nếu bạn đang có kế hoạch dành phần lớn thời gian trong tuần ở văn phòng, vậy tại sao không nỗ lực thiết kế nó theo ý thích của bạn? 

Chúng tôi đã thấy mọi người dán áp phích và ảnh về gia đình của họ, viết những câu trích dẫn đầy cảm hứng lên tường, thậm chí mang đồ đạc từ nhà vào để tạo cảm giác thoải mái hơn. Bạn sẽ tùy chỉnh không gian của mình như thế nào?

Bạn nên suy nghĩ về việc trang trí như thế nào sau khi thuê văn phòng mới

9. Quan sát sự phát triển của doanh nghiệp bạn

Một văn phòng duy nhất có thể đủ cho sự khởi đầu của một doanh nghiệp nhỏ, nhưng nếu bạn đang phát triển nhanh chóng, bạn cũng cần lưu ý đến khả năng mở rộng. Bạn sẽ thêm bao nhiêu thành viên mới trong nhóm mỗi tháng hoặc mỗi quý? Bạn có mong đợi sẽ phát triển hơn nữa trong năm tới không? Khi bạn chọn một không gian phù hợp cho nhóm của mình, hãy nhớ lưu ý đến tương lai gần cũng như trạng thái hiện tại của bạn.

10. Tìm hiểu về các tính năng bảo trì và bảo mật của tòa nhà

An toàn và bảo mật phải là ưu tiên số một đối với bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn. Bất kể bạn kết thúc công việc ở đâu, bạn và các thành viên trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy được bảo vệ.

Hỏi về các biện pháp an ninh tại chỗ. Thông thường, những điều này sẽ liên quan đến quyền truy cập bằng thẻ khóa, camera an ninh, đội ngũ nhân viên bảo vệ và các quy trình an toàn khác nhau trong trường hợp khẩn cấp. Bạn cũng nên hỏi về cách tòa nhà được bảo trì - đó là một dấu hiệu tốt nếu các vấn đề kỹ thuật hoặc cơ khí được giải quyết càng sớm càng tốt để không ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của bạn. 

11. Trau dồi văn hóa công ty của bạn

Một trong những phần tốt nhất khi làm việc trong văn phòng là cộng đồng mà bạn xây dựng với các đồng nghiệp của mình. Chúng không chỉ có thể truyền cảm hứng để bạn làm việc chăm chỉ hơn mà còn có thể khiến công việc bớt khô khan và nhàm chán.

Nói chuyện với đội ngũ của bạn về những giá trị nào là quan trọng nhất đối với họ và bắt đầu xây dựng văn hóa doanh nghiệp của bạn xung quanh những giá trị đó. Điều gì là cần thiết để ghi nhớ? Điều gì thúc đẩy mọi hành động của bạn? Văn hóa là thứ tách biệt một doanh nghiệp chung chung với một công ty lâu đời.

12. Hãy tôn trọng những người khác sử dụng không gian

Rất có thể bạn sẽ cùng chia sẻ không gian văn phòng làm việc của mình với các doanh nghiệp và chuyên gia khác, vì vậy hãy làm quen với họ nhưng cũng phải tôn trọng quyền riêng tư và không gian của họ. Nếu bạn có một cuộc thảo luận trong một không gian mở, cố gắng không quá ồn ào.

Theo thời gian, bạn sẽ phát triển mối quan hệ với những người xung quanh và đó có thể là một cảm giác tuyệt vời. Bạn không bao giờ biết - họ có thể trở thành đối tác kinh doanh hoặc khách hàng tiếp theo của bạn!

Kết luận:

Mong rằng những yếu tố kể trên mà G Office đã gợi ý sẽ giúp bạn tìm được một không gian văn phòng làm việc vừa có thể tối ưu chi phí, vừa mang lại nguồn năng lượng tích cực cho bạn và đội ngũ của mình.

HOTLINE: 028 222 00 919