Nếu bạn dành cả ngày để làm việc cho một dự án, điều đó có nghĩa là bạn đã có một ngày làm việc hiệu quả, phải không? Chà! không nhất thiết. Thông thường, các công ty và cá nhân nghĩ rằng một lịch trình dày đặt tự động ngụ ý năng suất. Tuy nhiên, điều đó khác xa so với hiệu quả công việc. Như tác giả cuốn sách bán chạy nhất của New York Times, Harvey Mackay đã cảnh báo, “Đừng đánh đồng hoạt động với hiệu quả”. Chỉ vì bạn bận không có nghĩa là bạn đã đạt được hiệu quả công việc.
Các doanh nghiệp nhấn mạnh tầm quan trọng của năng suất làm việc, nhưng nhiều doanh nghiệp không giải quyết được vấn đề quản lý thời gian và làm việc hiệu quả. Điều này dẫn đến việc mọi người đặt hàng giờ nhưng không nhận được kết quả trong một khoảng thời gian hợp lý. Khi ngày càng có nhiều người dành nhiều giờ liền mà không quan tâm đến việc tận dụng thời gian của mình, họ bắt đầu bị kiệt sức trong công việc và mức độ hài lòng trong công việc thấp. Đó là chưa kể đến việc bị trễ thời hạn và ngày càng thất vọng khi mọi người liên tục dán mắt vào đồng hồ. Nhưng có một cách tốt hơn để làm việc.
Trong bài viết này, hãy tìm hiểu những lợi ích của hiệu quả công việc, thói quen mà những người làm việc hiệu quả áp dụng và những gì các công ty có thể làm để khuyến khích hiệu quả công việc trong tổ chức của họ.
Hiệu quả công việc là gì?
Hiệu quả công việc có nghĩa là hoàn thành công việc một cách hiệu quả trong một khoảng thời gian tối ưu. Một người thực hành hiệu quả công việc là năng suất và tận dụng tốt thời gian làm việc của họ. Họ lãng phí rất ít thời gian và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt cho đến khi hoàn thành. Đồng thời, những người làm việc hiệu quả không lãng phí tài nguyên, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tổ chức.
Thói quen năng suất để cải thiện hiệu quả công việc
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để ảnh hưởng đến mức năng suất của nhân viên, hãy quan sát các thành viên làm việc hiệu quả nhất trong nhóm của bạn. Họ đã áp dụng những thói quen nào? Họ đặt trọng tâm ở đâu? Đây là những cá nhân được biết đến với việc “hoàn thành công việc” cho dù họ gặp phải trở ngại nào. Bạn cũng có thể dạy mọi người cách tăng năng suất làm việc bằng cách giúp họ thực hiện những thói quen sau đây.
1. Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn
Khi đứng trước một dự án lớn, nhiều người cảm thấy choáng ngợp. Thử thách khó khăn có vẻ như quá nhiều đối với bất kỳ người nào có thể xử lý. Bạn có thể giúp người lao động loại bỏ cảm giác này bằng cách chia nhỏ một nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn.
Ví dụ: nếu có một báo cáo hàng quý dài 20 trang để viết trước thứ 6, hãy giúp họ chia báo cáo thành các phần nhỏ hơn và giải quyết từng phần một ngày một lần. Đột nhiên, dự án khổng lồ trở nên dễ dàng quản lý.
Điều tương tự cũng áp dụng cho hầu hết mọi nhiệm vụ lớn tại một công việc. Tạo danh sách các nhiệm vụ nhỏ hơn góp phần hoàn thành nhiệm vụ lớn, sau đó đánh dấu chúng khi bạn tiếp tục. Điều này dẫn đến cảm giác tiến bộ có thể thúc đẩy bạn và những người khác tiếp tục.
2. Chỉ đạo xóa đa nhiệm
Bạn có thể đã nghe nói rằng nếu bạn muốn hoàn thành nhiều việc, bạn cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ. Về lý thuyết, điều đó nghe có vẻ tốt, nhưng hiệu quả công việc có nghĩa là tránh xa chế độ đa nhiệm càng nhiều càng tốt.
Khái niệm này cũng được hỗ trợ bởi khoa học. Theo Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, làm việc đa nhiệm không dẫn đến nhiều năng suất hơn. Trong thực tế, điều ngược lại xảy ra. Tổ chức này trích dẫn nhiều nghiên cứu được thực hiện trong suốt nhiều thập kỷ, cho thấy rằng khi mọi người thường xuyên chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, họ sẽ hoàn thành ít hơn những người tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Nếu mục tiêu là cải thiện năng suất của nhân viên, thì đa nhiệm không thể là một phần của phương trình.
3. Lên kế hoạch
Làm công việc mà không có kế hoạch thành công khó có thể xảy ra, nhưng bạn chắc chắn sẽ tiêu tốn rất nhiều năng lượng, thời gian hơn. Đây là lý do tại sao giải quyết các nhiệm vụ lớn đòi hỏi phải lập kế hoạch trước với nhóm của bạn. Mặc dù nghe có vẻ phản trực giác khi bạn dành một ít thời gian để lập kế hoạch, nhưng nhóm của bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian đó và hơn thế nữa về lâu dài.
Là một phần trong kế hoạch của bạn, hãy nghĩ xem nhóm của bạn sẽ làm gì nếu mọi thứ diễn ra không như ý muốn. Không có kế hoạch nào là hoàn hảo và những vấn đề không lường trước có thể phát sinh, vì vậy việc tạo kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn thích nghi với những thay đổi khi chúng xảy ra.
4. Loại bỏ phiền nhiễu
Bạn có thể có sẵn những kế hoạch tốt nhất, nhưng sự phân tâm vẫn sẽ xuất hiện. Cố gắng loại bỏ càng nhiều khả năng gây xao nhãng cho nhóm của bạn càng tốt. Khi nhân viên của bạn làm một nhiệm vụ, hãy khuyến khích họ không nhìn vào email và cất điện thoại thông minh đi. Tin nhắn có thể đợi cho đến khi bạn hoàn tất công việc rồi trả lời. Nhiều người tự thuyết phục bản thân rằng họ phải hoàn toàn sẵn sàng cho một cuộc gọi quan trọng hoặc một tin nhắn khẩn cấp, nhưng đó không phải là trường hợp tất cả mà là trường hợp hiếm hoi nhất. Loại bỏ những điều phiền nhiễu để nhóm của bạn có thể tập trung vào những gì trước mắt.
5. Nghỉ giải lao thường xuyên
Để trở nên hiệu quả nhất có thể, một số người cố gắng nỗ lực và làm việc không ngừng suốt cả ngày. Mặc dù họ có thể bận rộn, nhưng cuối ngày họ lại kiệt sức và kiệt sức. Để hoàn thành công việc và luôn tràn đầy năng lượng, hãy đảm bảo nhân viên của bạn nghỉ giải lao nhiều lần trong ngày. Điều này giúp họ sảng khoái và tái tạo năng lượng để họ có thể tiếp tục hoàn thành công việc tốt nhất.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng ngay cả thời gian nghỉ ngơi ngắn ngủi cũng có thể giúp mọi người tập trung và tiếp tục làm việc chăm chỉ với công việc hiện tại của họ lâu hơn. Bắt đầu bằng cách để công nhân nghỉ năm phút mỗi giờ và xem nó cải thiện bao nhiêu trong ngày làm việc.
6. Thử Ma trận Eisenhower
Bạn có thể cải thiện hiệu quả công việc của nhóm bằng cách thử một kỹ thuật có tên là Ma trận Eisenhower. Kỹ thuật này giúp mọi người tập trung vào những ưu tiên dài hạn thay vì những lợi ích ngắn hạn. Dwight D. Eisenhower đã sử dụng kỹ thuật này trong thời gian làm tướng để giúp anh ta đưa ra quyết định.
Để thực hiện kỹ thuật này, hãy làm như sau:
- Tạo hình vuông 2 × 2
- Dọc theo bên ngoài trục Y, viết “Không quan trọng” và “Quan trọng”
- Dọc theo đầu trục X, viết ‘Khẩn cấp’ và ‘Không khẩn cấp’.
- Viết ra các công việc bạn cần hoàn thành và đặt chúng vào một trong các ô vuông tương ứng: Quan trọng và Khẩn cấp, Quan trọng và Không Khẩn cấp, Không Quan trọng và Khẩn cấp, Không Quan trọng và Không Khẩn cấp
- Tập trung thực hiện các nhiệm vụ trong ô vuông đầu tiên (Quan trọng và Khẩn cấp)
- Tạo một kế hoạch để thực hiện các nhiệm vụ trong ô vuông thứ hai (Quan trọng và Không khẩn cấp)
- Ủy quyền các nhiệm vụ trong ô vuông thứ ba (Không quan trọng và khẩn cấp)
- Loại bỏ các nhiệm vụ trong ô vuông thứ tư (Không quan trọng và không khẩn cấp)
Khi xem xét các nhiệm vụ của nhóm với Ma trận Eisenhower, bạn sẽ nhanh chóng thấy được điều gì nên đòi hỏi sự chú ý của nhóm và điều gì không nên. Nhiệm vụ cơ bản trong ngày về các hạng mục quan trọng và khẩn cấp nhất. Bạn sẽ thấy rằng tập trung vào những nhiệm vụ đó sẽ làm cho cả nhóm làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
7. Làm việc trên sự hoàn thiện bản thân
Người lao động không thể đạt được mục tiêu trở nên năng suất hơn chỉ trong một ngày. Đó là một quá trình liên tục với đầy rẫy những mức cao và thấp. Hãy dành thời gian vào cuối mỗi ngày để đánh giá xem nhân viên của bạn đã làm như thế nào và họ có thể cải thiện ở đâu. Họ có hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình đúng thời hạn không? Nếu không, điều gì đã ngăn cản họ hoàn thành chúng? Ngay cả khi họ đã có một ngày thành công và hiệu quả, bạn vẫn có thể lưu ý lý do tại sao họ làm được nhiều việc và những phương pháp nào họ có thể tiếp tục vào ngày hôm sau và hơn thế nữa. Thực hành tự cải thiện này sẽ dẫn đến kết quả tuyệt vời khi càng có nhiều nhóm thực hiện nó.
8. Nghe nhạc
Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả công việc cho nhóm của mình, hãy thử nghe một vài bản nhạc. Mặc dù điều này nghe có vẻ như mời gọi sự phân tâm vào không gian làm việc, nhưng âm nhạc thực sự có thể giúp mọi người làm việc chăm chỉ hơn và hoàn thành nhiều việc hơn. Một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Robert Half cho thấy 71% nhân viên văn phòng nói rằng nghe nhạc giúp họ làm việc hiệu quả hơn trong ngày và chỉ 6% nói rằng nó khiến họ làm việc kém hiệu quả hơn. Các nhóm nhạc lựa chọn tùy thuộc vào sở thích của họ, nhưng hãy đảm bảo chọn những giai điệu giúp mọi người tập trung và thư giãn. Ngoài ra, hãy luôn đeo tai nghe và bộ đệm tai để người khác không thể nghe thấy những gì ai đó đang nghe. Điều đó đảm bảo những người khác không bị phân tâm bởi lựa chọn của họ trong âm nhạc.
9. Sử dụng bảng Kanban
Khi bạn cố gắng thể hiện năng suất hơn trong công việc với nhóm của mình, hãy kiểm tra tính hữu dụng của bảng kanban. Được Taiichi Ohno phát triển lần đầu tiên cho Toyota vào những năm 1940, bảng kanban hoạt động giống như một hệ thống quản lý dự án. Nó chia các nhiệm vụ lớn thành các cột, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn của nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành. Những tác vụ ở cột ngoài cùng bên trái nên được thực hiện đầu tiên, trong khi những tác vụ ở ngoài cùng bên phải là giai đoạn cuối cùng. Nhiều ứng dụng quản lý dự án sử dụng công thức tương tự vì nó giúp chia nhỏ các nhiệm vụ lớn và giúp mọi người có tổ chức. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ của nhóm trong các dự án lớn, hãy thử sử dụng bảng kanban để tìm ra những gì bạn cần làm hôm nay và trong những tuần tới.
10. Tìm hiểu sức mạnh của cua trả lời “Không”
Nhiều người phản xạ nói “có” cho bất kỳ nhiệm vụ nào hiển thị trên bàn làm việc hoặc trong hộp thư đến của họ. Đây là một cách chắc chắn để tích lũy nhiều nhiệm vụ, dẫn đến một đống “Việc cần làm” lớn có thể làm giảm năng suất. Đôi khi, bạn chỉ cần nói “không”. Nói “không” có thể là một thách thức, đặc biệt là đối với những người mong muốn làm hài lòng và giúp đỡ các nhóm và công ty của họ. Tuy nhiên, không có gì sai khi từ chối một nhiệm vụ khi bạn đã có quá nhiều việc phải làm. Miễn là nhân viên thể hiện năng suất với các dự án khác và giải thích rõ ràng lý do tại sao họ từ chối cơ hội, mọi người sẽ hiểu.
11. Thực hành Quy tắc 80/20
Được phát triển lần đầu tiên vào đầu những năm 1900 bởi Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Ý, Quy tắc 80/20 (hay Nguyên tắc Pareto) tuyên bố rằng 80 phần trăm kết quả đến từ 20 phần trăm nỗ lực. Nói cách khác, 20 phần trăm công việc dẫn đến 80 phần trăm kết quả. 20 phần trăm đó bao gồm những nhiệm vụ quan trọng nhất. Người lao động muốn tăng hiệu quả công việc nên tập trung vào 20 phần trăm nhiệm vụ đóng vai trò quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất. Làm như vậy giúp cắt giảm các bước không cần thiết và giải phóng nhiều thời gian hơn để mang lại kết quả xuất sắc.
Lãnh đạo có thể làm gì để cải thiện hiệu quả công việc
Những thói quen trên có thể biến bạn thành một nhân viên làm việc hiệu quả hơn tại công ty, nhưng nếu bạn muốn cả nhóm của mình nâng cao hiệu quả công việc thì sao? Cho dù họ là một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, các tổ chức có thể giúp những người khác làm việc hiệu quả hơn thông qua các thay đổi chính sách và các biện pháp khuyến khích phù hợp. Dưới đây là một vài ví dụ về những gì các công ty có thể làm để sản xuất hiệu quả hơn.
Thúc đẩy công việc từ xa
Trong khi nhiều công ty đã thực hiện bước nhảy vọt để có thêm nhân viên làm việc từ xa, một số tổ chức vẫn do dự. Các tổ chức đó thường nghĩ rằng khi mọi người làm việc tại nhà, họ sẽ dễ bị phân tâm hơn và sẽ không hoàn thành được nhiều việc. Mặc dù đúng là nhân viên làm việc từ xa phải đối mặt với các vấn đề khác với nhân viên văn phòng, năng suất không phải là một trong số đó. Theo một cuộc khảo sát từ CoSo Cloud, 77% nhân viên làm việc từ xa nói rằng họ làm việc hiệu quả hơn so với khi ở văn phòng. Cuộc khảo sát tiếp tục cho thấy 23% sẵn sàng làm việc nhiều giờ hơn và 52% ít có khả năng được nghỉ có lương hơn. Một cuộc khảo sát từ Fundera cũng cho thấy những con số tương tự. Dựa trên những con số này, các công ty nên xem xét nghiêm túc việc thúc đẩy làm việc từ xa hơn.
Điều đó không có nghĩa là tất cả các công việc sẽ tự động hoạt động tốt hơn khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên, nhiều công việc có thể được hưởng lợi từ việc thực hiện chuyển đổi. Bằng cách cho phép làm việc từ xa hơn, lãnh đạo đặt niềm tin vào nhân viên nhiều hơn đồng thời trao cho họ nhiều quyền tự chủ hơn để xác định cách quản lý công việc tốt nhất. Người lao động đã thể hiện sự đánh giá cao của họ bằng cách trở nên năng suất hơn và cải thiện hiệu quả công việc của họ. Ngay cả khi làm việc bên ngoài văn phòng, các nhóm mạnh có thể hình thành và tăng khả năng cộng tác và phối hợp của họ.
Để có thêm cảm hứng về việc tạo ra các nhóm hiệu quả, ngay cả khi làm việc từ xa, hãy xem các trích dẫn về tinh thần đồng đội này.
Thực hiện số hóa trong môi trường làm việc
Tương tự như việc thúc đẩy làm việc từ xa, các công ty nên áp dụng số hóa để tăng hiệu quả công việc. Một báo cáo của Fujitsu có tên “Walking the Digital Tightrope” đã phát hiện ra rằng các tổ chức thúc đẩy nỗ lực số hóa đã cải thiện hiệu quả của họ. Nghiên cứu tương tự cũng chỉ ra rằng hầu hết các doanh nghiệp không có kế hoạch rõ ràng để số hóa quy trình làm việc của họ. Điều này nên trở thành ưu tiên của các công ty, một việc không chỉ đơn giản là để bộ phận CNTT xử lý. Trong khi nhiều tổ chức có thể cảm thấy số hóa toàn bộ là một canh bạc, những người đã thực hiện nó đã gặt hái được nhiều lợi ích.
Giảm số lượng cuộc họp
Bạn nghĩ mình dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp? Nếu bạn giống như những người lao động bình thường, bạn dành khoảng 31 giờ mỗi tháng để họp, ít nhất là theo Atlassian. Nghiên cứu của họ cũng cho thấy một nửa số người lao động nghĩ rằng các cuộc họp là lãng phí thời gian. Nếu các công ty muốn cải thiện năng suất của nhân viên, họ cần nghĩ đến việc giảm số lượng các cuộc họp trong tuần. Tất nhiên, không phải mọi cuộc họp đều làm giảm năng suất, nhưng các tổ chức phải đảm bảo rằng các cuộc họp phục vụ một mục đích rõ ràng. Thúc đẩy phong cách lãnh đạo giúp cuộc họp luôn ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Hãy ghi nhớ mục tiêu rõ ràng khi tổ chức cuộc họp và thoải mái kết thúc khi mục tiêu đó đã được đáp ứng. Với ít cuộc họp phải lo lắng hơn, người lao động có thể tập trung vào nhiệm vụ của riêng họ.
Hiệu quả công việc cao hơn dẫn đến thành công
Có thể nói, để trở nên năng suất hơn đòi hỏi phải cắt giảm chất béo. Loại bỏ những công việc không cần thiết và tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Khi bạn tìm cách cải thiện hiệu quả công việc của chính mình, hãy hướng nội xem bạn có thể thay đổi những gì ở bản thân và cách bạn làm việc. Bạn sẽ làm theo lời khuyên của Herbert N. Casson khi ông nói rằng “những người thành công là số ít hiệu quả. Họ là số ít có hoài bão và ý chí phát triển bản thân ”. Bắt đầu thực hiện các bước hướng tới hiệu quả công việc cao hơn mà không bị chậm trễ. Xác định những thói quen nào sẽ giúp bạn trở nên hiệu quả hơn và thực hiện chúng ngay hôm nay. Điều gì đó càng sớm trở thành thói quen, bạn càng sớm không phải nghĩ về nó nữa.
