Đối với một doanh nghiệp, bộ phận lễ tân đóng vai trò vô cùng quan trọng, có thể nói các nhân viên lễ tân góp phần tạo dựng nên bộ mặt của doanh nghiệp. Ấn tượng đầu tiên mà doanh nghiệp của bạn xây dựng được là tốt hay xấu, có chuyên nghiệp hay không? Một phần rất lớn là phụ thuộc vào bộ phận lễ tân của công ty bạn.
Bộ phận lễ tân là gì?
Bộ phận lễ tân là cực kỳ quan trọng bởi vì trong hầu hết các trường hợp, quầy lễ tân là nơi đầu tiên mà khách sẽ nhìn thấy. Theo một nghĩa nào đó, bộ phận lễ tân là một bộ phận giới thiệu về công ty. Bộ phận tiền sảnh điều hành thành công như thế nào là sự phản ánh kỹ năng tổ chức của công ty nói chung. Một bộ phận lễ tân được trình bày tốt, được tổ chức tốt sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời cho khách. Một quầy lễ tân làm việc rầm rộ, thiếu tổ chức sẽ ngay lập tức tạo cho khách cảm giác khó chịu và ấn tượng tiêu cực về công ty.
Bộ phận lễ tân chuyên nghiệp tại G-Office tiếp đón khách hàng
- Bộ phận lễ tân là người đại diện đầu tiên tiếp xúc với khách hàng và tiếp nhận các thông tin cần thiết để chuyển tiếp cho các bộ phận hoặc người liên quan. Chính vì vậy bộ phận này phải là người được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, giao tiếp lưu loát và thông thạo ngoại ngữ…Ngoài ra, yêu cầu phải khéo léo trong giao tiếp để có thể linh hoạt giải quyết các tình huống. Mỗi cử chỉ và hành động của bộ phận này sẽ ảnh hưởng đến cái nhìn của khách hàng về doanh nghiệp. Chính vì vậy, bất cứ doanh nghiệp nào muốn gây ấn tượng trong mắt khách hàng thì phải chú ý đến bộ phận lễ tân.
- Bộ phận lễ tân là người cung cấp các thông tin sơ bộ về doanh nghiệp đến khách hàng để thỏa mãn nhu cầu của họ. Chính vì vậy, lễ tân phải được đào tạo và có đủ kiến thức để truyền đạt tới khách hàng.
- Khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp sẽ bao gồm các công ty ở trong và ngoài nước chính vì vậy bộ phận lễ tân phải giao tiếp được nhiều loại ngôn ngữ để tiếp đón khách hàng thể hiện sự chuyên nghiệp.
- Một quầy lễ tân hoạt động tốt đảm bảo giao tiếp tốt giữa công ty và khách của họ phản ánh cách tiếp cận của công ty nói chung. Bộ phận này cũng rất quan trọng khi có nhu cầu đa nhiệm. Nhân viên lễ tân có thể có các công việc hàng ngày khác nhau, từ tổ chức cơ sở dữ liệu, sắp xếp các cuộc họp đến nộp các thủ tục giấy tờ.
Hình ảnh văn phòng làm việc cho thuê tại G-Office
Giải pháp tiết kiệm chi phí thuê bộ phận lễ tân cho doanh nghiệp
Nhưng với các doanh nghiệp khởi nghiệp nguồn vốn còn hạn chế thì việc đầu tư thiết kế một văn phòng làm việc hoặc thuê riêng một lễ tân khá tốn kém. Do đó, giải pháp hiệu quả nhất là nên lựa chọn mô hình văn phòng chia sẻ cho thuê hoặc văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng nhưng vẫn sở hữu được đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp tiếp đón khách hàng trong lúc bạn đi công tác hoặc không có mặt tại văn phòng.
Đặc biệt với dịch vụ văn phòng cho thuê này doanh nghiệp sẽ được đặt bảng tên tại các tòa nhà hạng A khu Trung tâm Tp.HCM như Vincom Center, Saigon Trade Center… có một khu tiếp khách sang trọng và không gian phòng họp hiện đại. Những yếu tố tiện nghi của dịch vụ văn phòng cho thuê này sẽ góp phần xây dụng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn.
