Your search results

Có nên sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ở TPHCM không?

G-OFFICE » 

1. Văn phòng ảo là gì?

      Văn phòng ảo hay còn gọi là Virtual Office vốn là một dạng dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh. Doanh nghiệp khi sử dụng văn phòng ảo sẽ có địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp đặt tại địa điểm (thường là những tòa nhà văn phòng lớn) nơi công ty cung cấp dịch vụ đặt chi nhánh hoặc trụ sở. Khi sử dụng dịch vụ thì doanh nghiệp sẽ được tư vấn kỹ càng các vấn đề về pháp lí và được hỗ trợ chuyên sâu về hồ sơ và các thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh nếu có yêu cầu.

      Hiện nay, số lượng doanh nghiệp/công ty sử dụng dịch vụ văn phòng ảo không ngừng tăng lên mỗi ngày, đều đó cho thấy rằng, thực chất việc bỏ ra một chi phí nhỏ để có một địa chỉ thật và đẹp đặt văn phòng là điều vô cùng quan trọng. Với địa chỉ này, doanh nghiệp sẽ thừa hưởng được rất nhiều giá trị.

      Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ tạo được niềm tin và xây dựng một hình ảnh uy tín trong mắt đối tác và khách hàng khi có địa chỉ công ty rõ ràng, dễ tìm kiếm đặt tại một tòa nhà lớn.

      Thứ hai, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động trong việc lựa chọn địa điểm làm việc và tiết kiệm được nhiều khoản chi phí phát sinh liên quan đến văn phòng, điện nước hoặc thuê mướn thêm nhân viên.

       Cuối cùng, khi cần sử dụng các tiện ích văn phòng thực sự như máy photocopy, phòng họp, chỗ ngồi làm việc, sảnh tiếp khách, doanh nghiệp đều sẽ được công ty dịch vụ hỗ trợ tận tình mà không mất thêm bất kỳ chi phí nào cả.

2. Các yếu tố nào cần cân nhắc khi thuê văn phòng ảo?

       Khi thuê văn phòng ảo, yếu tố đầu tiên phải cân nhắc đó chính là địa điểm tòa nhà. Đó có phải là một tòa nhà có địa chỉ đẹp không, giao thông từ các quận khi di chuyển đến tòa nhà này có dễ dàng hay không, khu vực xung quanh tòa nhà này có phải là nơi gần ngân hàng, ủy ban nhân dân quận hay không? Hãy cân nhắc đến yếu tố địa điểm đầu tiên bởi nếu muốn thuê được một địa chỉ đẹp thì địa chỉ đó phải phù hợp với nhu cầu và mục đích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

    Yếu tố thứ hai chính là hãy cân nhắc đến sự uy tín của công ty dịch vụ mà doanh nghiệp bạn có ý định hợp tác. Hãy lên website đọc kỹ các công ty mà công ty này cung cấp, vào trang fanpage, lên diễn đàn đọc các nhận xét và xem các ý kiến thảo luận của một người về dịch vụ của công ty này, tìm kiếm các bài báo trên các trang uy tín và đọc thật kỹ, từ đó doanh nghiệp của bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về doanh nghiệp cung cấp dịch vụ để đưa ra quyết định.

       Yếu tố thứ ba chính là giá thuê và các hỗ trợ đi kèm dịch vụ. Ngân sách của công ty chi trả ra bên ngoài phải được kiểm soát chặt chẽ, chính vì thế hãy chọn lựa cho mình những gói thuê với giá thuê phù hợp nhất. Theo quan sát thì các dịch vụ văn phòng ảo hiện nay trên thị trường đều có giá khá rẻ, tại khu vực quận 1 tphcm – một khu vực được xem là đắt đỏ nhất với doanh nghiệp – giá dịch vụ văn phòng ảo cũng chỉ dao động từ 500,000vnd/tháng – 2,000,000vnd/tháng. Ngoài ra, để lựa chọn gói thuê phù hợp nhất, doanh nghiệp cũng cần tính toán đến những tiện ích đi kèm có phù hợp với nhu cầu hoạt động của công ty hay không. Ví dụ, với những doanh nghiệp không có nhu cầu quá lớn về sử dụng các tiện ích văn phòng tại chỗ như chỗ ngồi, phòng họp mà chỉ muốn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo như là một nơi tiếp nhận thư từ thì có thể chọn những gói có chi phí thấp như gói Economy tại G-Office.         

3. Các tiện ích khách hàng được hỗ trợ khi sử dụng văn phòng ảo

      Các công ty dịch vụ khác nhau thường đưa ra những hình thức tiện ích hỗ trợ đi kèm khác nhau. Nhưng thường tất cả đều có điểm chung nằm ở việc các doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ chỗ ngồi làm việc cố định, phòng họp, sảnh tiếp khách với số giờ nhất định trong tháng. Ngoài ra còn có hỗ trợ tiếp nhận thư từ, chuyển tiếp cuộc gọi, sử dụng số trang in với máy photocopy và scan tại văn phòng hay quầy pantry với trà và nước miễn phí.

4. Ưu và nhược điểm của dịch vụ văn phòng ảo

       Ưu điểm:

      Dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều chi phí từ đầu tư trang thiết bị đến chi phí thuê văn phòng, thuê thêm các bộ phận cho các công ty vừa và nhỏ. Việc thuê một địa chỉ đẹp cũng giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình giao dịch, giao nhận thư từ và bưu phẩm.

       Bên cạnh việc chỉ phải bỏ ra một khoản chi phí nhỏ thì doanh nghiệp còn có thể đồng thời tận dụng được rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng các tiện ích đi kèm miễn phí. Chẳng hạn như với tiện ích sảnh tiếp khách và phòng họp, khi có công việc quan trọng cần trao đổi với đối tác và khách hàng thì doanh nghiệp có thể ngay lập tức sử dụng các tiện ích này nhằm có một buổi họp và trao đổi thật hiệu quả.

      Nhược điểm:

      Về lâu dài, để hoạt động được chuyên nghiệp hơn thì doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc thuê văn phòng riêng hoặc sử dụng các dịch vụ văn phòng chia sẻ của các công ty chuyên về co-working space nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm tối đa chi phí.

      Lí do lớn nhất là bởi vì doanh nghiệp khi thuê văn phòng ảo thì sẽ có địa chỉ kinh doanh cố định tại tòa nhà mà doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên nơi làm việc chính thức lại ở một địa điểm khác nên khi có bất cứ thư từ hoặc cuộc gặp gỡ với khách hàng thì sẽ tốn thời gian di chuyển, chưa kể phải đặt trước phòng họp hoặc phòng phỏng vấn nếu có nhu cầu. Trong một số trường hợp khẩn cấp, đây có thể là điều gây ra sự bất tiện cho doanh nghiệp.

HOTLINE: 028 222 00 919