Your search results

7 BÍ QUYẾT SẮP XẾP VĂN PHÒNG LÀM VIỆC THẬT HIỆU QUẢ

G-OFFICE » 

        Có thể bạn đang nghĩ rằng bạn không có đủ thời gian cho việc sắp xếp văn phòng làm việc riêng và việc sắp xếp này có thể không cần thiết. Nhưng nếu bạn thực sự nghĩ đến sự bừa bộn của văn phòng sẽ ảnh hưởng thế nào đến chất lượng làm việc và tiêu tốn thời gian của bạn trong việc tìm kiếm vật dụng thì có thể bạn sẽ phải suy nghĩ lại.

         Một không gian văn phòng làm việc ngăn nắp và có trật tự chắc chắn sẽ làm gia tăng hiệu suất công việc và giúp bạn tiết kiệm được thời gian lãng phí vào việc tìm kiếm đồ đạc.

        Sắp xếp lại văn phòng làm việc thật sự không mất quá nhiều thời gian như bạn nghĩ. Trong thực tế thì việc sắp xếp gọn gàng văn phòng làm việc có thể được xem như một dự án nhỏ mà trong đó bạn là người chịu trách nhiệm chính.

1. Thanh lọc văn phòng

         Khử mùi, sắp xếp hoặc vứt bỏ mọi thứ mà bạn không cần dùng đến trong văn phòng. Hãy nhìn xung quanh xem. Có thứ gì mà bạn đã không sử dụng đến trong một thời gian dài hay không?

         Hãy bắt đầu từ một khu vực. Nếu có thứ gì không giúp mang lại hiệu quả trong công việc hoặc bạn đã không động đến chúng trong hằng tháng trời thì hoặc là sửa chữa chúng, hoặc là vứt chúng đi.  

         Đừng quên những vật dụng trang trí trong phòng như cây xanh (giả hoặc thật) – nếu chúng làm cho văn phòng bạn trông bụi bậm và tồi tàn thì cách tốt nhất cũng là nên dọn dẹp chúng đi.

2. Tập hợp và phân phối lại

           Hãy tập hợp lại mọi thứ không nằm ở nơi chúng thuộc về và sắp xếp lại chúng ở đúng vị trí.

3. Sắp xếp lại khu vực làm việc

         Hãy xác định những hoạt động thường diễn ra trong khu vực làm việc và không gian làm việc chính của bạn (chẳng hạn như bàn làm việc), khu vực ưu tiên (tủ hồ sơ, kệ, ngăn kéo, thiết bị,…)

         Đặt tất cả các thiết bị cần thiết và vật dụng thích hợp nhiều nhất có thể trong khu vực cố định này. Vị trí các thiết bị và vật dụng bạn thường sử dụng nhiều nhất nên ở nơi mà bạn có thể dễ dàng với tới, những thứ bạn ít xài có thể cất giữ ở những nơi khác xa hơn.

4. Dán nhãn

         Hãy dán nhãn lên những vật dụng, đồ dùng trong văn phòng dưới những tên gọi đơn giản. Dành ra một chút thời gian để dán nhãn lên những chiếc kệ, thùng hoặc khay đựng. Điều này không chỉ giúp bạn nhớ vị trí đặt vật dụng mà nó còn giúp những đồng nghiệp khác trong văn phòng tìm được thứ họ cần khi có nhu cầu hoặc thanh lí chúng đi nếu không còn sử dụng được.

5. Sắp xếp lại hệ thống lưu trữ

         Khi chúng ta bắt đầu thời kỳ kỹ thuật số trên internet thì nhu cầu lưu trữ tài liệu giấy đã giảm đi rất nhiều.

         Vậy bạn đang lưu trữ gì trên môi trường số? Bạn có lưu trữ nhiều bản sao của các tài liệu đó hay không?

        Bạn có thể xóa đi những tài liệu hoặc những thư mục bạn đã từng sử dụng trong quá khứ. Nếu bạn đang lưu trữ tài liệu trên máy tính hãy chắc chắn rằng bạn thường xuyên sao lưu.

           Dưới đây là một số ý tưởng có thể giúp bạn tạo ra một hệ thống lưu trữ đơn giản và thuận tiện:

- Tạo 1 thư mục cuộc họp: Đặt tất cả các mục đang trong quá trình bàn bạc hoặc thảo luận vào thư mục này. Bạn cũng có thể lưu trữ các báo cáo đi kèm nếu thấy cần thiết. Nó sẽ giúp bạn chuẩn bị cho các cuộc họp một cách tốt hơn và giúp bạn giảm bớt căng thẳng khi có các cuộc họp liên tiếp hoặc dồn dập.

- Tạo 1 thư mục chờ: Sẽ có rất nhiều những giấy tờ lộn xộn mà bạn cần giữ lại cho đến khi đối tác hoặc khách hàng trả lời. Hãy tập hợp những giấy tờ này thành một thư mục. Cứ vài ngày hãy thực hiện việc kiểm tra những mục này để nắm được tiến độ thực hiện của công việc.

- Dùng những hộp lưu trữ tài liệu: Đưa các tài liệu cần lưu trữ ra khỏi nơi chứa hiện tại, đồng thời sử dụng các hộp, khay hoặc tạo một thư mục riêng để chứa các tài liệu này (Ví dụ như với dịch vụ văn phòng ảo tại các chi nhánh quận 1 tphcm của G-Office, khi tiếp nhận thư từ hoặc bưu phẩm từ người giao hàng thì G-Office sẽ phân chia và lưu trữ tài liệu vào những hộp lưu trữ khác nhau nhằm kiểm soát dễ dàng và chuyển tiếp tài liệu một cách chính xác, nhanh chóng đến khách hàng).

- Các tập tin sử dụng hằng tuần: Với những tập tin cần sử dụng hằng tuần thì nên tạo một thư mục riêng và thêm vào thư mục này những tập tin cần thiết mỗi tuần một lần.

         Hãy chắc chắn mọi thư mục được sắp xếp gọn gàng. Cách tốt nhất là bạn nên dọn dẹp máy tính mỗi ngày trước khi rời nơi làm việc.  

6. Dọn dẹp bàn làm việc

         Loại bỏ những thứ không cần thiết, lau dọn sạch sẽ bàn làm việc và chỉ đặt những vật dụng cần thiết mà bạn thường sử dụng hằng ngày.

        Bạn có thể dùng khay để đựng giấy tờ hoặc dùng hộp để đựng những món đồ nho nhỏ

7. Lọc các nội dung email

        Thường thì có một số email quan trọng cần bạn dành thời gian đọc, còn những email khác thì không cần thiết lắm.

        Khi bạn sử dụng hệ thống lọc và gắn nhãn cho các loại email khác nhau thì bạn sẽ biết được mức độ cần ưu tiên cho chúng và biết được email nào cần trả lời trước.

Nguồn: Life Hack

HOTLINE: 028 222 00 919